Cloud-basierte Collaboration-Tools versprechen mehr Produktivität und Effizienz bei vergleichsweise geringen Kosten. Aber wie gut sind sie wirklich? Wir haben uns vier beliebte Tools näher angesehen: Slack, HipChat, Yammer und Ryver. [...]
Collaboration Tools aus der Cloud werden immer beliebter. Das gilt besonders für Unternehmen, die nicht über eine eigene Server-Umgebung verfügen. Aber auch große Organisationen interessieren sich zunehmend für diese Form der Bereitstellung. Für eine moderne Projektzusammenarbeit steht heute eine Reihe leistungsstarker Cloud-Tools zur Auswahl. Im Folgenden erfahren Sie, was die gängigsten Systeme leisten.
Slack – beliebt, aber relativ teuer
Eines der meistgenutzten Collaboration Tools aus der Cloud ist Slack. Es ist in Unternehmen aller Größen und Branchen im Einsatz und erleichtert die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und verschiedenen Teams. Neben Instant Messaging mit einer großen Suchfunktion bietet Slack ein individualisierbares Benutzerinterface und die Möglichkeit, alte Korrespondenzen verschiedener öffentlicher oder privater Nutzergruppen zu archivieren. Slack könnte auch zum Teil die Mailfunktion ersetzen, da durch dessen Nutzung das Postfach nicht mehr mit Hunderten „Ein-Satz-E-Mails“ überflutet wird. Das Tool läuft auf verschiedensten Geräten, zudem unterstützt es zahlreiche Plugins von Drittanbietern, was den Spaßfaktor bei der Nutzung deutlich erhöht.
Eines der meistgenutzten Collaboration Tools aus der Cloud ist Slack. Es ist in Unternehmen aller Größen und Branchen im Einsatz und erleichtert die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und verschiedenen Teams. Neben Instant Messaging mit einer großen Suchfunktion bietet Slack ein individualisierbares Benutzerinterface und die Möglichkeit, alte Korrespondenzen verschiedener öffentlicher oder privater Nutzergruppen zu archivieren. Slack könnte auch zum Teil die Mailfunktion ersetzen, da durch dessen Nutzung das Postfach nicht mehr mit Hunderten „Ein-Satz-E-Mails“ überflutet wird. Das Tool läuft auf verschiedensten Geräten, zudem unterstützt es zahlreiche Plugins von Drittanbietern, was den Spaßfaktor bei der Nutzung deutlich erhöht.
Über die reinen Kommunikationsfunktionen hinaus beschleunigt Slack viele Alltagsaufgaben wie Projektmanagement, Kundensupport und Filesharing mithilfe diverser Plugins, beispielsweise Google Hangouts, Asana, Google Drive, Dropbox oder Twitter. Da hier verschiedene, täglich genutzte Services in eine einzige Plattform integriert sind, wird die teaminterne Vernetzung verbessert. Jedes Teammitglied ist stets auf dem Laufenden und das spart Zeit. Praktisch ist die Möglichkeit, Mitarbeiter benachrichtigen zu lassen, beispielsweise bei Erhalt einer Nachricht, wenn bestimmte Kanäle aktiv sind oder wenn ein Schlüsselwort fällt. Wer allerdings Funktionen wie Screen Sharing und Videoanrufe nutzen möchte, muss hierfür momentan noch Plugins von Drittanbietern einbinden.
Von Slack gibt es eine Gratisoption („Lite“) und zwei kostenpflichtige Versionen („Standard“ und „Plus“). Die Gratisversion kann von einer unbegrenzten Teilnehmerzahl genutzt werden. Eingeschränkt sind allerdings die Anrufe: Diese können nur zwischen zwei Teilnehmern geführt werden, Gruppenkonferenzen sind nicht möglich. Auch der Datenspeicher ist für das ganze Team auf 5 GB beschränkt. Die Nutzer können lediglich die letzten 10.000 Nachrichten durchsuchen. Es können auch nicht mehr als 10 andere Apps integriert werden.
Bei den kostenpflichtigen Modellen zahlt man pro Benutzer, was dazu verleiten könnte, die Teams kleiner zu halten, als es ursprünglich geplant war. Auch kann man hier nur eine begrenzte Nutzeranzahl anlegen, die zudem eingeschränkte Funktionalität haben. Bei jährlicher Zahlungsweise kostet Slack Standard 6,67 Dollar pro Monat und Benutzer oder 8 Dollar bei monatlicher Zahlung. Im Vergleich zu anderen Collaboration-Tools in der Cloud ist es eine eher teure Lösung.
HipChat – File Sharing und Videotelefonie schon integriertHipChat stammt aus der Softwareschmiede von Atlassian, die bekannt ist für Tools wie Jira und Confluence. Verwendet man bereits andere Tools von Atlassian, kann HipChat eine gute Wahl sein. Integrierte Funktionen wie Screen Sharing und Videotelefonie machen die Kommunikation schneller und zuverlässiger – eine große Erleichterung für Teams, die geografisch weit voneinander entfernt arbeiten. Neben Instant Messaging kann das Tool aber auch als Plattform für verschiedene Kollaborationsaufgaben und -aktivitäten genutzt werden und zwar mithilfe angebotener Plugins, die leicht integriert werden können.
Die Nutzeroberfläche ist sehr schlicht gehalten und mag dem einen oder anderen langweilig erscheinen. Darüber hinaus ist sie nicht individualisierbar, was so manchem Nutzer missfallen könnte. Wie andere Cloud-Plattformen bietet auch HipChat Apps für Windows, MacOS, Linux, iPhone, iPad und Android.
Auch hier gibt es eine Gratis- und eine kostenpflichtige Version. Die Gratisversion bietet einen fairen Funktionsumfang: Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Nutzer und der Plugins. Gruppen-Chat, Instant Messaging und File Sharing sind darin enthalten. Dafür ist der Datenspeicher – genau wie bei Slack – auf 5 GB beschränkt. Suchen kann man allerdings innerhalb der letzten 25.000 Nachrichten.
Die kostenpflichtige Version HipChat Plus unterscheidet sich von der Gratisvariante durch drei nennenswerte zusätzliche Funktionen: Videokonferenzen, Screen Sharing und unbegrenzten Speicher. HipChat Plus kostet pro Nutzer und Monat vergleichsweise moderate 2 Dollar.
Yammer – eine Art Facebook für Unternehmen
Ebenso weit verbreitet ist Yammer von Microsoft. Hierbei handelt es sich um eine Social App für Unternehmen, durch die Teamzusammenarbeit effektiver gestaltet werden soll, indem Neuigkeiten ausgetauscht und Ideen diskutiert werden. Also eine Art Facebook für Unternehmen. Yammer funktioniert sehr gut mit Office 365, dessen Beliebtheit dank seiner Software-as-a-Service-Philosophie wächst.
Ebenso weit verbreitet ist Yammer von Microsoft. Hierbei handelt es sich um eine Social App für Unternehmen, durch die Teamzusammenarbeit effektiver gestaltet werden soll, indem Neuigkeiten ausgetauscht und Ideen diskutiert werden. Also eine Art Facebook für Unternehmen. Yammer funktioniert sehr gut mit Office 365, dessen Beliebtheit dank seiner Software-as-a-Service-Philosophie wächst.
Unterhaltungen sind ähnlich wie Feeds angeordnet, wie man es etwa von der Facebook Timeline kennt. Für verschiedene Projekte lassen sich jeweils Gruppen erstellen, die je nach Einstellung privat oder öffentlich sind. So können für jedes Projekt Nachrichten, Neuigkeiten und Dateien unter den Beteiligten ausgetauscht werden. Die Nutzer bleiben stets auf dem aktuellsten Stand, da ihre persönliche Startseite eine Übersicht der Inhalte sowie Status-Updates und zugehörige Kommentare bietet, jeweils mit Zeit und Datum versehen. Standardmäßig erscheinen diese in umgekehrt chronologischer Reihenfolge. Für diese Übersicht gibt es verschiedene Filter, beispielsweise Top Posts, Posts von allen sowie Posts bestimmter Leute oder zu bestimmten Themen. Die Verwendung von Hashtags am Ende der Posts erleichtert die Suche erheblich. Im Gegensatz zu Facebook ist es allerdings nicht möglich, einen bereits veröffentlichten Post zu editieren. Das hat zur Folge, dass ein Benutzer gleich den gesamten Post löschen muss, wenn er seinen Beitrag nachträglich verändern möchte. Danach muss der Beitrag noch einmal komplett neu veröffentlicht werden, was zu einem lästigen Mehraufwand führt.
Auch externe Kollaborationen können in Yammer integriert werden, indem man Partner, Verkäufer oder Kunden in externen Gruppen hinzufügt. So bleiben wirklich alle an einem Projekt Beteiligten auf dem Laufenden. Da Yammer Apps für alle mobilen Plattformen bietet, ist es leicht, stets mit allen Beteiligten in Verbindung zu bleiben. Für kleine bis mittelgroße Teams kann dies eine gute Option sein, die Verwendung von Yammer ist zudem kostenlos.
Ryver – Collaboration kostenlos und (fast) ohne Einschränkungen
Ein relativ neues Tool auf dem Markt ist Ryver. Diese Lösung soll alle Personen, die mit einem Unternehmen in Verbindung stehen, vernetzen – also neben den Mitarbeitern auch Kunden und Lieferanten. So können verschiedene Teams geschaffen werden, die die richtige Größe für eine perfekte Zusammenarbeit haben. Im Gegensatz zu Slack und HipChat ist die Nutzung von Ryver kostenlos. Hier kann man eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern hinzufügen, der Datenspeicher ist ebenfalls nicht beschränkt. Auch die Anzahl der Nutzer, die zu Kanälen hinzugefügt werden können, ist unbegrenzt.
Ein relativ neues Tool auf dem Markt ist Ryver. Diese Lösung soll alle Personen, die mit einem Unternehmen in Verbindung stehen, vernetzen – also neben den Mitarbeitern auch Kunden und Lieferanten. So können verschiedene Teams geschaffen werden, die die richtige Größe für eine perfekte Zusammenarbeit haben. Im Gegensatz zu Slack und HipChat ist die Nutzung von Ryver kostenlos. Hier kann man eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern hinzufügen, der Datenspeicher ist ebenfalls nicht beschränkt. Auch die Anzahl der Nutzer, die zu Kanälen hinzugefügt werden können, ist unbegrenzt.
Bei Ryver hat der Nutzer die Möglichkeit, neben privaten Chats jegliche Themen, die er gerne besprechen möchte, zu posten. Ähnlich wie Beiträge auf Facebook können diese Posts dann von anderen kommentiert werden. So fällt es leicht, einer Diskussion zu folgen, selbst wenn viele Personen in der Gruppe beteiligt sind. Da Chats ein integraler Bestandteil von Teamzusammenarbeit sind, sieht Ryver viele Möglichkeiten dafür vor, zum Beispiel ist es möglich, Chats zu Posts zu befördern oder sie in ein anderes Forum oder Team zu verschieben, wo sie diskutiert werden können. Wie bei anderen Tools besteht auch hier die Möglichkeit, viele Plugins zu integrieren.
In naher Zukunft soll es einen eigenen Taskmanager für Ryver geben – eine gute Wahl, wenn man Collaboration und Task Management aus einer Hand haben möchte. Allerdings fehlen bei Ryver die detaillierten Benachrichtigungsmöglichkeiten, die Slack bietet, beispielsweise für Schlüsselwörter. Ebenfalls wird der Taskmanager von Ryver nicht gratis sein. Wie sich die Kosten im Vergleich zu anderen Cloud-basierten Kollaborationstools gestalten werden, bleibt abzuwarten. Bisher hat Ryver mit den Leistungen, die es kostenfrei anbietet, ein Alleinstellungsmerkmal.
Fazit
Als wirklich ideale Lösung kann keines der Cloud-basierten Collaboration Tools bezeichnet werden, da diese – je nach den individuellen Anforderungen im Unternehmen – in einem Fall gut funktionieren, in einem anderen aber möglicherweise gar nicht geeignet sind. Am Ende geht es weniger um die Technologien an sich, als um die Zielgruppen, Unternehmensanforderungen und Zielsetzungen. Einige der betrachteten Plattformen haben bestimmte Funktionen gemeinsam, unterscheiden sich aber dafür an anderer Stelle deutlich voneinander. Somit stehen der Preis wie auch die notwendigen Plugins im Vordergrund, wenn es darum geht, sich für eine Plattform zu entscheiden.
* Heidi Börner ist Geschäftsführerin bei der broker2clouds GmbH.
Als wirklich ideale Lösung kann keines der Cloud-basierten Collaboration Tools bezeichnet werden, da diese – je nach den individuellen Anforderungen im Unternehmen – in einem Fall gut funktionieren, in einem anderen aber möglicherweise gar nicht geeignet sind. Am Ende geht es weniger um die Technologien an sich, als um die Zielgruppen, Unternehmensanforderungen und Zielsetzungen. Einige der betrachteten Plattformen haben bestimmte Funktionen gemeinsam, unterscheiden sich aber dafür an anderer Stelle deutlich voneinander. Somit stehen der Preis wie auch die notwendigen Plugins im Vordergrund, wenn es darum geht, sich für eine Plattform zu entscheiden.
* Heidi Börner ist Geschäftsführerin bei der broker2clouds GmbH.
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