Corona-Pandemie verändert die Notfall-Kommunikation in den Unternehmen

Das Mobiltelefon hat den Laptop als wichtigstes Tool im Krisenmanagement von Unternehmen abgelöst - auch wegen SaaS-Anwendungen auf dem Handy. [...]

Wenn in einem Unternehmen eine krisenhafte Situation eintritt, dann ist eine schnelle und zuverlässige Kommunikation extrem wichtig. Wie Unternehmen in Notfall- und Krisensituationen kommunizieren, hat das Business Continuity Institute (BCI) in seinem Emergency & Crisis Communications Report 2022 untersucht. Die zwei zentralen Aussagen des Berichts lauten: Digitale Zusammenarbeit macht Umdenken bei Kommunikationstools für Not- und Krisenfälle erforderlich. Und: Unternehmen wollen aufgrund gestiegener Online-Kollaboration verstärkt in professionelle Lösungen für Krisenmanagement investieren.

Unternehmen setzen auf professionelle Tools

Im Zuge der COVID19-Pandemie haben sich Homeoffice und Online-Kollaborationen in Unternehmen und Organisation fest etabliert. Infolge der neuen Mobilität wuchs dem BCI-Report zufolge auch die Nachfrage nach „Software-as-a-Service“-Lösungen (SaaS), die es ermöglichen, von unterschiedlichen Endgeräten auf Kommunikationssysteme für Not- und Krisenfälle zuzugreifen.

„Ein zentrales Ergebnis unseres Reports ist, dass Unternehmen bei der Auswahl von Kommunikationstools für Not- und Krisenfälle sehr viel anspruchsvoller werden. Sie suchen nach sicheren Lösungen, die auch bei Kommunikationsausfällen funktionieren und Tools, die die Zusammenarbeit von Teams während einer Krise ermöglichen“, erläutert Rachael Elliott, Leiterin des Bereichs Thought Leadership am BCI.

Erhöhte Sicherheit versprechen sich die Unternehmen vor allem von professionelle Tools für Krisenmanagement und Notfallkommunikation; hier wollen sie zunehmend investieren. Kostenlose Messenger Tools wie WhatsApp werden für diesen Anwendungsfall von den Unternehmen zunehmend gemieden. Dieser bereits für 2020 beobachtete Trend hat sich laut BCI zufolge 2021 weiter verfestigt.

Handy überholt Notebook

Aber auch bei der Verwendung von Tools wie Microsoft Teams und Zoom für die Notfall- und Krisenkommunikation würden Unternehmen immer häufiger an Grenzen stoßen. Sie vermissen dem BCI-Report zufolge vor allem Zusatzfunktionen, mit denen die Kommunikation auch im Krisenfall auf die individuellen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens angepasst werden können. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die bislang auf kostenlose Tools setzten, sehen nun eine Notwendigkeit, in professionelle Krisenmanagement-Tools zu investieren.

Ein bestimmtes Instrument gewinnt dabei weiter an Bedeutung: Wie BCI berichtet, ist das Mobiltelefon das zu dem am häufigsten verwendeten Gerät in Krisenzeiten geworden. Dies hänge insbesondere mit der Funktionalität von SaaS-Anwendungen auf Mobiltelefonen zusammen, die sie zum wichtigsten Hilfsmittel für die Kommunikation im Not- und Krisenfall machen. Auf der anderen Seite beobachtet das BCI auch eine eher überraschende Folge der Rückkehr ins Büro und der Zunahme hybrider Arbeitsformen – das habe nämlich dazu geführt, dass auch Onsite-Technologien (wie Walkie-Talkies/Funkgeräte) 2021 ein Comeback in der Notfallkommunikation erlebt hätten.

Notfall-Übungen stärken Business Continuity

Der BCI-Bericht bestätigt die weit verbreitete Vermutung, dass in der Regel der Mensch und nicht die Technologie die erste Schwachstelle in einem Notfallkommunikationsplan ist. Trotzdem ist die Zahl der Unternehmen, die ihre Notfallkommunikationspläne mindestens einmal im Jahr testen, im Jahr 2021 von 82,3 % auf 78,6 % gesunken. Das BCI sieht als möglichen Grund dafür, dass es schwieriger geworden sei, solche Pläne in hybriden Arbeitssituationen aus Büroarbeit, Homeoffice und Remote Work zu testen. Zudem könnte es auch eine Zunahme an Notfallsituationen gegeben haben, sodass die Bereitschaft sank, die Pläne erneut zu testen. Doch das BCI rät sehr, gerade in einem Umfeld, in denen sich die Arbeitsabläufe in großem Umfang geändert hätten, Notfallpläne für die Kommunikation stets neu einzuüben.

Benjamin Jansen, Vice President Sales ENS/CM von F24, dem Sponsor des BCI-Berichts und Anbieter einer SaaS-Lösung für die Geschäftskommunikation, resümiert: „Eine wichtige Erkenntnis des diesjährigen Berichts ist, dass Kommunikationstools aus dem Geschäftsalltag zwar wertvoll für alltägliche Zwecke sind, aber keine überzeugende Lösung für die Kommunikation in Not- und Krisenfällen darstellen.

Erfreulicherweise hebt der diesjährige Bericht erneut hervor, dass die Organisationen, die eine spezielle Software-as-a-Service-Lösung für ihr Krisenmanagement nutzen, wesentlich zufriedener sind. Die Zahlen unterstreichen erneut, dass die Investition in eine spezialisierte Lösung Unternehmen erheblich dabei unterstützt, ihre Resilienz zu stärken“.

Der vollständige “Emergency & Crisis Communications Report” 2022 ist bei zum Download abrufbar.