„Lieber zu viel als zu wenig“, dieser Devise folgen IT-Abteilungen allzu oft, wenn es um Lizenzen geht. Bloß keine Strafzahlungen riskieren! Eine Überlizenzierung kostet das Unternehmen aber auf der anderen Seite letzten Endes womöglich genauso viel. Hier verschafft Lizenzmanagement-Software den Überblick. [...]
Sie sorgt dafür, dass ein Unternehmen nur die Softwarelizenzen bezahlt, die es auch benötigt, nicht mehr und nicht weniger. Das Lizenzmanagement sollte idealerweise in den übergeordneten Rahmen einer Unified-Endpoint-Management-Lösung eingebettet sein.
Nicht weniger gefürchtet als eine Steuerprüfung dürften Anrufe von Microsoft, IBM und Co. sein. Die großen Softwarehersteller wollen von ihren Kunden zwischendurch immer mal wieder wissen, wie viele Lizenzen ihrer Software bei ihnen eigentlich im Einsatz sind.
Solche Audits sind sogar die Regel und werden angekündigt. Die Hersteller machen damit bis zu 30 Prozent ihrer Gewinne. Dabei wird die Softwarenutzung gezählt und gegen den Lizenzbestand geprüft. In der Regel ergibt sich ein Delta, und Nachzahlungen samt Strafgebühren werden fällig. Auch Fragen von Compliance und Rechtssicherheit werden im Rahmen von Audits berührt.
Sofort schrillen bei einer Audit-Ankündigung die Alarmglocken: Sollte eine Unterlizenzierung vorliegen? D. h. das Programm ist an mehr Arbeitsplätzen im Einsatz, als Lizenzen erworben wurden?
Dies ist gerade in großen Unternehmen mit zahlreichen Abteilungen oft unbeabsichtigt der Fall – es fehlt schlichtweg der Überblick. Die Standardverträge der Hersteller sind schwer auf den eigenen Betrieb anzuwenden, und man muss die eigene Software, Vertragsbestimmungen und Lizenzmetriken schon sehr genau kennen.
Auch eine Überlizenzierung auf der anderen Seite ist natürlich ärgerlich. Denn dabei zahlt die Firma für Software, die sie gar nicht benötigt.
So wird IT-Budget verschwendet, das sich strukturierter einsetzen ließe. Während bei zu wenig Lizenzen also Strafen drohen, lässt das Unternehmen im umgekehrten Falle Einsparpotenziale ungenutzt.
Wer Ruhe vor Audits haben will…
Diesem Dilemma entzieht sich, wer ein funktionierendes Lizenzmanagement einsetzt. Softwarehersteller Aagon liefert dieses als Modul seiner UEM-Suite ACMP mit aus. Systeme für Unified Endpoint Management, kurz UEM (oder auch Client Management) übernehmen die zentrale Verwaltung und Steuerung von Arbeitsplatzrechnern und Servern in einem Unternehmensnetzwerk.
Administrationsabteilungen regeln damit die erforderlichen administrativen Aufgaben auf den Clients zentral und im Idealfall komplett automatisiert. Die Automatisierung reduziert den Zeitaufwand und erhöht sowohl Zuverlässigkeit, Sicherheit als auch Produktivität von Usern und Administrationsabteilung gleichermaßen.
Klassische Bereiche des UEM sind Inventarisierung, Softwareverteilung, Patch Management und eben das Lizenzmanagement. Hinsichtlich begrenzter IT-Budgets und der Gefahr einer Über- oder Unterlizenzierung ist beim Thema Lizenzmanagement strukturiertes und smartes Vorgehen gefragt.
Dies gilt für die meisten Unternehmen, denn einen wirklich stets aktuellen Überblick über Nutzung und Vorhandensein von Lizenzen haben in der Realität nur wenige. Wird ein solches Tool im Vorfeld eines angekündigten Audits implementiert, erstellt es eine unternehmensweite Übersicht der installierten Softwarelizenzen.
„Diese haben wir Microsoft übermittelt, seitdem haben wir Ruhe“, wie der IT-Administrator eines Aagon-Kunden zufrieden berichtet.
Natürlich lässt sich das Management von Lizenzen auch manuell erledigen. Ab einer Unternehmensgröße von 100 Clients allerdings ist dies dann zwar noch theoretisch möglich, in der Praxis jedoch kaum mehr zu bewerkstelligen; der Aufwand, den Lizenzbestand permanent zu erfassen und aktuell zu halten, ist einfach viel zu groß.
Wer diese Aufgaben an ein automatisiertes Lizenzmanagement auslagert, spart viel Zeit, die sich für andere wichtige Projekte nutzen lässt.
Umzugshilfe
Das ACMP Lizenzmanagement von Aagon ermöglicht eine Inventarisierung und Verwaltung aller im Unternehmen eingesetzten Lizenzen. Es erfasst unterschiedliche Hersteller, Lizenztypen, Über- oder Unterlizenzierung sowie Abhängigkeiten zwischen den Lizenzen.
Die Signatur der installierten Software wird erkannt und mit einer internen Datenbank abgeglichen, die 17.000 Hersteller, knapp 700.000 Software-Einträge und über 8.000 Software-Produkte mit mehr als 43.000 Versionsständen umfasst.
Das erfasste Programm ordnet die Software den bestehenden Lizenzen zu. Lizenzpflichtige Software wird ausfindig gemacht, ebenso wie unerwünschte, die dann gelöscht werden kann.
Produkte (d.h. Name der Software sowie ihre Edition) inventarisiert das Modul über zwei Arten von Erkennungsmustern. Das Add-on ACMP DNA ermöglicht über das DNA-Erkennungsmuster eine automatische Identifizierung von Software und reichert es dabei direkt mit lizenztechnischen Daten an.
Dies geschieht auf der Grundlage eines Softwarekatalogs. Ergänzend dazu lassen sich auch ohne ACMP DNA selbst Erkennungsmuster erzeugen und Produkte generieren. Nachdem die passenden Lizenzen sowie die Lizenzverbraucher zu dem Produkt eingepflegt wurden, wird in der Compliance eine Lizenzbilanz errechnet. Diese zeigt dann an, ob man überlizenziert, unter- oder passend lizenziert ist.
Über Reporting-Funktionen und ein übersichtliches Dashboard erhält die IT-Leitung vollständige Transparenz über das Vorhandensein und den Einsatz von Lizenzen. Sie hat auslaufende Lizenzen stets im Blick, kann bestehende „umziehen“ lassen und über die UEM-Lösung einem anderen Client zuweisen.
Verträge können Lizenzen zugeordnet werden, diese wiederum bestimmten Stammdaten wie Abteilung, Kostenstelle usw. Ein automatisiertes Reporting versorgt alle Stakeholder via E-Mail mit relevanten Lizenzinformationen, so ist es beispielsweise möglich, automatisiert Benachrichtigungen über auslaufende Verträge oder Unterlizensierung zu erhalten.
Steigende Bedeutung in Zeiten hybriden Arbeitens
Insbesondere mit der Ausweitung von Homeoffice-Arbeit hat Lizenzmanagement an Bedeutung gewonnen.
Es hilft IT-Abteilungen dabei, die neu geschaffenen Work-Arounds lizenztechnisch zu stabilisieren. Denn Sicherheit beim Client- und Lizenzmanagement ist immens wichtig, wenn sich ein Teil der Arbeitsplätze außerhalb des abgesicherten internen IT-Netzwerkes befindet.
Fazit
Ein präzises Management der genutzten und ungenutzten Lizenzen spart Kosten und sichert das Unternehmen rechtlich ab. Notwendige Lizenzen werden damit auch für Homeoffice-Lösungen innerhalb eines Tages bereitgestellt.
Eine kostenlose ACMP Testversion erhalten Sie über die Website www.aagon.com
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