Der Trend zur virtuellen IT-Organisation

IT-Infrastruktur an externe Dienstleister auslagern? Lesen Sie, welche Möglichkeiten es gibt und welche Aufgaben Sie erwarten. [...]

War im klassischen IT-Sourcing bislang meist nur ein IT-Dienstleister involviert, der die Betriebsverantwortung für Teile oder die gesamte IT-Umgebung trug, kristallisiert sich heute immer mehr der Trend zur so genannten virtuellen IT-Organisation heraus. Bei dieser modernen Form des IT-Sourcings wird der IT-Betrieb durch ein Netzwerk von Spezialisten geleistet, die mit ihrer Expertise jeweils ein Teilgebiet der IT-Leistungen abdecken. Die Steuerung und Qualitätssicherung erfolgt dabei durch eine zentrale Instanz, welche gegenüber dem Auftraggeber als Gesamtverantwortlicher für den IT-Betrieb auftritt.

IT-Sourcing: Vorteile und Formen

Die virtuelle IT-Organisation als moderne Form des IT-Sourcings gewinnt in deutschen Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Nicht ohne Grund: Denn das so genannte IT-Sourcing, also die Fremdbeschaffung von IT-Services oder IT-Dienstleistungen, bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zum Beispiel:

• Flexibilität und Skalierbarkeit
• Zugang zu innovativen Technologien
• Zugriff auf fachliche Expertise
• Freiräume zur Konzentration auf das eigene Kerngeschäft
• Standardisierung der eingesetzten Software und Systeme
• überschaubare, schlanke Organisationsstrukturen

Je nachdem, welche und wie viele IT-Services wohin ausgelagert werden, kann zwischen verschiedenen Formen des IT-Sourcings unterschieden werden. Einige der gängigsten sind:

• IT-Outsourcing: Im Rahmen eines IT-Outsourcings wird der komplette IT-Betrieb für den Auftraggeber durch einen externen Dienstleister erbracht, der wiederum intern eine komplette IT-Organisation vorhält.
• IT-Outtasking: Hier übernimmt der beauftragte Provider nur einzelne Aufgaben wie beispielsweise die Softwareentwicklung, das Hosting oder den Betrieb der Infrastruktur. Die Prozesshoheit verbleibt dabei beim Auftraggeber.
• Cloud Computing: Der Auftraggeber bezieht einzelne Services, zum Beispiel Server oder Storage, nach dem Pay per Use Modell von einem Cloudprovider und profitiert dabei von extremer Skalierbarkeit und schneller Bereitstellung.
• Application Service Providing (ASP): Beim Application Service Providing werden Business Applikationen wie ERP, CRM, MS Office, E-Mail etc. im externen Rechenzentrum eines IT-Providers betrieben. Die Endanwender greifen lediglich per Endgerät auf den Service zu.

Virtuelle IT – mehr als klassisches Sourcing

Diese Form des IT-Sourcings eignet sich insbesondere für Unternehmen, die eine kontinuierliche Weiterentwicklung ihres Businesses im Zuge der Digitalisierung anstreben und ihre IT dazu strategisch einsetzen möchten. Die virtuelle IT-Organisation schafft hier ein Bewusstsein für das Spektrum an Möglichkeiten, die moderne Technologien bieten, um die IT zum zielgerichteten Business Enabler zu transformieren.
Weiterhin setzt die erfolgreiche Etablierung einer virtuellen IT-Organisation voraus, dass die Anforderungen der Fachbereiche an die IT klar definiert und eindeutige Messparameter (Qualität, Risiken…) für deren Validierung festgelegt sind.

Das Modell der Leistungserbringung ist dabei vergleichbar mit dem Bau eines Hauses. Ähnlich wie beim Hausbau die einzelnen Gewerke wie Fliesen, Sanitär oder Elektrik durch verschiedene Handwerker erbracht und über einen Generalunternehmer gemanaged werden, verhält es sich auch mit der virtuellen IT-Organisation.

Dabei verantworten spezialisierte Provider bestimmte Teile des „IT-Hauses“, wie beispielsweise Software (SaaS), Infrastruktur (IaaS), Devices (DaaS) oder auch Themen wie Datenschutz, Informationssicherheit oder Compliance.

Als zentrale Instanz fungiert ein Generalunternehmer, welcher in der Rolle des Operations Managers die einzelnen Partner im Netzwerk steuert, gegebenenfalls eingebundene Cloud-Dienste orchestriert und die Qualität der Leistungserbringung sicherstellt. Darüber hinaus gestaltet er das Service Management, verantwortet das Reporting sowie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Der Generalunternehmer arbeitet in der Regel eng mit der Geschäftsführung des Auftraggebers zusammen, um die Leistungen der virtuellen IT-Organisation kontinuierlich an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

Die virtuelle IT-Organisation bündelt somit das fachliche Potenzial spezialisierter Partner, wodurch die Anforderungen des Auftraggebers effizient und in kontinuierlich hoher Qualität erfüllt werden können. Ändern sich die Anforderungen, so kann der Leistungsschnitt jederzeit flexibel angepasst werden. Im Netzwerk der beteiligten Partner können auch Leistungen erbracht werden, die im Rahmen eines klassischen IT-Sourcings durch einen einzelnen Dienstleister nicht umsetzbar wären. Zusätzliche Ressourcen oder neue Partner können bei Bedarf jederzeit kurzfristig eingebunden werden.

Damit ermöglicht die virtuelle IT-Organisation einen Grad an Flexibilität und Skalierbarkeit, der im Sinne eines klassischen IT-Sourcings nicht denkbar wäre.

IT-Sourcing: Wettbewerbsvorteile

Insbesondere für mittelständische Unternehmen bietet eine virtuelle IT-Organisation den großen Vorteil, auf die Expertise und Erfahrung der beteiligten Partner aus zahlreichen Kundenprojekten zugreifen zu können. Während Großunternehmen sich häufig eigene Sourcing-Berater ins Haus holen, um die für sie passenden Cloud-Lösungen und -Provider auszuwählen, zukünftige Rollen- und Prozessmodelle zu definieren oder sich in Sachen Datenschutz und Datensicherheit beraten zu lassen, fehlen hierfür im Mittelstand meist die notwendigen Ressourcen.

Auch der Zugriff auf neue Marktentwicklungen und technologische Möglichkeiten bleibt Mittelständlern so häufig verwehrt. Im Rahmen der virtuellen IT-Organisation profitiert der Auftraggeber hier von der Expertise und Marktkenntnis des gesamten Netzwerks und kann sich so den entscheidenden Wissensvorsprung vor dem Wettbewerb sichern. Damit multipliziert die virtuelle IT-Organisation viele der Vorteile, die bereits klassisches IT-Sourcing Unternehmen eröffnet.

Die Praxis zeigt: Die erfolgreiche Implementierung einer virtuellen IT-Organisation setzt voraus, dass die CIO-Rolle innerhalb der Geschäftsleitung besetzt ist und aktiv ausgeübt wird. Ist dies nicht gegeben, so bestehen in der Regel auf Geschäftsleitungsebene keine oder nicht ausreichend Freiräume für strategische Überlegungen zur Gestaltung der Digitalisierung. Diese bilden jedoch die Grundvoraussetzung dafür, eine virtuelle IT-Organisation als Business Enabler zu etablieren und die anderen Mitglieder der Geschäftsleitung zum sinnvollen, strategischen Einsatz der IT zu beraten.

Zudem übernimmt der CIO auch eine operative Schlüsselrolle innerhalb der virtuellen IT-Organisation: Er fungiert als Hauptansprechpartner auf Seiten des Auftraggebers, bildet damit die zentrale Schnittstelle in die IT-Organisation und hat die entscheidende Steuerungsfunktion inne.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich der seit Jahren anhaltende Wachstumstrend für IT-Sourcing auch in Zukunft weiter fortsetzen wird. Neben den klassischen Formen des IT-Sourcings werden sich jedoch – gerade im Mittelstand – moderne Formen wie die virtuelle IT-Organisation immer mehr durchsetzen.

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*Paul Schuster: Als Manager, IT- Leiter, Geschäftsführer und Vorstand war es stets das Ziel des Autors, das Optimum für die Potentialentfaltung eines Systems zu finden. Als Mitgründer und Geschäftsführer der PARKAZ GmbH versucht er diese Erfahrungen zu bündeln und diesem näher zu kommen. Persönlich optimiert er den Einsatz seines Potenzials beim Golfspielen, wo er nach 20 Jahren immer noch Möglichkeiten findet, um sein Handicap weiter zu verbessern.