Die clevere Alternative: PC-Leasing statt Hardware-Kauf

Das neue PC-Equipment ist im Unternehmen konfiguriert und läuft zuverlässig. Der Helpdesk registriert nur selten Anfragen von Mitarbeitern. Fast alle betreffen allgemeine und größtenteils einfach zu lösende Probleme. Als IT-Verantwortlicher wissen Sie aber aus Erfahrung, dass dieser Zustand nicht von Dauer ist. Denn im Laufe des IT-Lebenszyklus steigt mit dessen zunehmenden Alter der Support-Aufwand, was zugleich die Kosten in die Höhe treibt.

Die Geschäftsleitung fordert von Ihnen Lösungen für eine kosteneffektive PC-Infrastruktur. Mit der Neuanschaffung der IT-Umgebung wären Sie aus dem Schneider – wenn da nicht wieder die Kosten wären. Denn die sind der Geschäftsleitung erfahrungsgemäß viel zu hoch. Und Sie wissen, dass das auch stimmt. Doch wie könnte der Ausweg aus diesem Dilemma aussehen?

Ganz einfach: Leasing – die IT mieten anstatt sie zu kaufen. Was beim Auto funktioniert, ist beim IT-Equipment genauso sinnvoll. Die Technik lässt sich dann in regelmäßigen Abständen durch aktuelle ersetzen, das IT-Lifecycle-Management optimieren und die Kosten besser planen.

Die Vorteile sprechen fürs PC-Leasing
Die Verwaltung einer veralteten, nicht mehr zeitgemäßen PC-Infrastruktur in Unternehmen ist ein teurer und zumeist komplizierter Prozess. So erfordern veraltete Systeme einen intensiveren Support, verursachen höhere Wartungskosten und sind oft ein Grund mangelnder Produktivität. Technologisch bedingt ist die Nutzungsdauer von PCs in Unternehmen nur gering, etwa im Vergleich zum Schreibtisch oder dem Firmengebäude, in dem der PC steht. Computer zu mieten (Leasing) anstatt sie in relativ kurzen Abständen immer wieder neu zu kaufen, liegt daher im Trend.

Hierzu ergab eine jüngst von IDC durchgeführte Studie dass die Hauptargumente der Unternehmen für die Entscheidung zum Mieten von PCs folgende sind:

• finanzielle Vorteile
• übersichtliche Kostenstrukturen
• Schutz vor Ausfällen direkt nach der Garantiezeit (Obsoleszenz)

Außerdem schätzen IT-Entscheider, die seit Jahren bereits PCs mieten, Vorteile wie:

• Flexibilität und Agilität: Die PC-Technik hält mit Veränderungen im Unternehmen immer Schritt, da sie in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird. Um hierbei noch bessere Ergebnisse zu erzielen, bietet sich zusätzlich die Option einer IT-Finanzierung an. So lässt sich im Rahmen einer vereinbarten Kreditlinie eine noch bessere Flexibilität erreichen, etwa, wenn kurzfristig zusätzliche Projekte gewonnen werden und dafür bessere PC-Technik erforderlich ist.
• Motivation für Mitarbeiter: Mitarbeiter fühlen sich geschätzt, wenn sie stets mit aktueller Hardware arbeiten können. Das erhöht die Produktivität und macht das Unternehmen interessant für junge, leistungsfähige Mitarbeiter.
• Höchste IT-Sicherheit: Sowohl bei Hard- als auch bei der Software gilt: Nur wenn sie aktuell ist und moderne Sicherheitstechniken unterstützt, ist sie zuverlässig vor aggressiven Cyber-Angriffen geschützt.
• Ordnungsgemäße Entsorgung der alten PCs: Die fachgerechte und umweltfreundliche Entsorgung der ausrangierten alten PCs erledigt das Unternehmen, das die PCs vermietet. Ihr obliegt als Eigentümer der gemieteten Technik die volle Verantwortung einer ordnungsgemäßen Entsorgung6. Sie geben die Technik einfach zurück und brauchen sich um nichts weiter zu kümmern.

Kostenrechner: Vergleichen Sie selbst
Die Ermittlung der Kosten sowie ein Vergleich verschiedener Szenarien möglicher Finanzierungsmodelle ist ein wichtiger Schritt vor einer endgültigen Anschaffung neuer PCs im Unternehmen. Theoretisch beträgt die Zeitspanne der Nutzungsdauer von PCs in Unternehmen drei Jahre. In der Praxis der meisten Unternehmen sind es jedoch eher vier oder fünf Jahre. Für eine Analyse ist die im Unternehmen übliche Nutzungsdauer der PCs zu berücksichtigen, sonst liefert die Analyse falsche Ergebnisse.

In Whitepaper PC Leasing and Financing: The Benefits to Enterprises Pursuing a PC Leasing Strategy zeigt IDC, welche Kostenunterschiede Unternehmen zwischen geleasten und gekauften PC-Equipment zu erwarten haben. Dafür wurden 120 Unternehmen (Median 7000 PCs) aus 20 verschiedenen Branchen in Nordamerika befragt, darunter auch Behörden und Bildungseinrichtungen. Daraus ergab sich eine Übersicht, wie hoch der Kostenaufwand pro PC und Jahr über einen Zeitraum von insgesamt sechs Jahren ist. 

Zwei Nutzergruppen lassen sich daraus gegenüberstellen: PCs über einem Lebenszyklus von einmal 6 Jahren (gekaufte PCs) und PCs über einem Lebenszyklus von zweimal 3 Jahren (gemietete PCs). Das zweite Szenario ist so zu verstehen, dass hier die PCs nach drei Jahren Nutzungsdauer ausrangiert, also durch neue aktuelle PCs ersetzt werden, und dann der nächste dreijährige Lebenszyklus beginnt. Es besteht aus zwei Leasing-Intervallen. Das entspricht dem klassischen Mietmodel.

Jährliche Kosten für den PC-Support, abhängig vom PC-Alter
Kosten pro Jahr (Durchschnitt):

• 1. Jahr: 220 Dollar
• 2. Jahr: 278 Dollar
• 3. Jahr: 386 Dollar
• 4. Jahr: 571 Dollar
• 5. Jahr: 887 Dollar
• 6. Jahr: 1553 Dollar

In den ersten drei Jahren sind die durchschnittlichen Support-Kosten pro PC und Jahr bei beiden Methoden gleich. Sie betragen durchschnittlich 295 Dollar. Beim Mietmodell ergeben sich für die zweite Leasing-Generation ebenfalls 295 Dollar pro PC und Jahr.

Beim einem sechsjährigen Lebenszyklus steigen ab dem vierten Nutzungsjahr die jährlichen Support-Kosten sprunghaft an. Vom vierten bis zum sechsten Jahr sind es durchschnittlich 1004 Dollar pro PC und Jahr. Im Vergleich zum Mietmodell sind das in diesem Zeitraum rund 240 Prozent mehr Support-Kosten. Deshalb lohnt sich PC-Leasing. Hinzu kommen die bereits erwähnten Einsparungen bei der Entsorgung der Altgeräte.

Das muss der richtige Partner mitbringen
Haben Sie als IT-Verantwortlicher die Geschäftsführung im Unternehmen vom Leasing-Modell überzeugt, kommt natürlich die Frage nach möglichen Anbietern auf. Für die Wahl sind folgende Eigenschaften wichtig:

Technologie-Expertise: Die Anbieter von IT-Leasing-Modellen haben unterschiedliche IT-Infrastrukturen, die sich mitunter deutlich in ihrer Administration unterscheiden. Ein weiteres Merkmal sind verschieden Finanzierungsoptionen, die auf die einzelnen Geschäftsmodelle der Anbieter zugeschnitten sind. Um hier den passenden Anbieter herauszufiltern, hinterfragen Sie alle Optionen der Finanzierungsmodelle. Achten Sie vor allem darauf, welches Zubehör und welche Leistungen enthalten sind. Hinterfragen Sie genau, welcher Support integriert ist und welche Leistungen zusätzliche Kosten verursachen. Wichtig ist auch die Frage zu klären, ob und wenn ja, welche Kosten am Ende der Mietzeit zu begleichen sind.

Leasing-Management-Service: Eine IT-Finanzierung ist weit mehr, als nur ein günstiger Preis zur Anschaffung des IT-Equipments. Das ist umso wichtiger, je mehr IT-Geräte gemietet werden. Achten Sie darauf, dass der Service Ihrem Unternehmen eine Schnittstelle mit vielen unterschiedlichen Geschäftsprozessen bietet, etwa Datenschutz, Rechteverwaltung und Wartungsverträge.

Entsorgungsoptionen: Vereinbaren Sie detailliert, wie die gemietete Technik nach Ablauf des Lebenszyklus zu entsorgen ist. Hierbei ist der Umgang mit sensiblen Daten ein besonders wichtiger Punkt.

Geografische Besonderheiten: Andere Länder, andere Sitten (Gesetze). Sind Sie international tätig, prüfen Sie, ob der Miet- und Finanzdienstleister in der Lage ist, die dort gültigen Gesetze einzuhalten.

Geschäftsbedingungen: Leasing- und Finanzierungsverträge enthalten eine einheitliche Sprache in Bezug auf Pflichten, Verzug, Zusicherungen und Gewährleistungen. Fast jedes Unternehmen lässt einen Vertrag zuerst von einem Anwalt prüfen. Die meisten Anbieter zeigen sich bei etwaigen Ergänzungen oder Änderungen im Vertrag flexibel. Wichtig ist, dass ein Vertrag die Interessen beider Seiten berücksichtigt und der Inhalt für beide Seiten fair ist. Sind Sie der Meinung, wirtschaftliche Nachteile befürchten zu müssen, lassen Sie die Finger von diesem Anbieter.

* Thomas Fischer schreibt unter anderem für die Computerwoche.