Die fünf besten Programme für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

In seinem Gastartikel behandelt Vladislav Bakhtyurin fünf Programme, die sich in der Büroarbeit gut bewährt haben. Bewertet wurden Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, Parameter von Dateispeichern sowie weitere wichtige Kriterien. [...]

Zusammenarbeit ist ein fester Bestandteil des Büroalltags, denn Dutzende von Menschen befassen sich oft mit demselben Dokument. Früher musste man auf Papier ausdrucken und Formulare schriftlich ausfüllen, jetzt nutzt man Cloud-Speicher, Office-Pakete für gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit, elektronische Signaturen usw. Die Arbeitsmethoden haben sich geändert, das Prinzip ist jedoch gleich geblieben – man arbeitet zusammen.

Google Docs

Google Docs ist ein effizientes Office-Paket mit Tools für die Erstellung und gemeinsame Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen und Formularen. Diese Programme kann man zusammen mit anderen G-Suite-Komponenten (z.B. Google Drive mit ab 15 GB Cloud-Speicher oder Gmail) benutzen. Das Service ist gratis für den persönlichen Gebrauch, für Unternehmen kostet es ab 4,68 Euro pro Monat.

Eine kurze Übersicht der Vorteile:

• Leistungsfähiges Paket für die Bearbeitung von Texten, Tabellen, Präsentationen ohne Installation auf dem PC
• Läuft in einem Webbrowser, d.h. das Programm wird auf jedem Betriebssystem ausgeführt
• Mehrere Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit, darunter Teilen von Dateien, Kommentare, Benachrichtigungen, Chat usw.
• Kompatibilität mit MS-Formaten
• Funktionsreiche mobile Anwendungen.
• Add-ons für erweiterte Leistung (z.B. Erstellung von Labels und Namensschildern)
• Google-Suche direkt in Docs
• Ab 30 GB Cloudspeicher für Unternehmen

Ist Google Docs die richtige Wahl für mich?

Geeignet ist dieses Paket für all jene die Zusammenarbeit in einem kleinen Team organisieren, sich mit sensiblen Daten nicht beschäftigen oder Google-Infrastruktur (auch ChromeOS) schon benutzen.

Microsoft 365

Das populärste Office-Paket von Microsoft erlaubt Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten in nativen Formaten. Das Jahresabonnement für Einzelnutzer kostet 69 Euro und bietet leistungsfähige Desktop-Editoren für Windows und Mac, Online-Editoren mit Premium-Funktionen und 1 TB Cloud-Speicher für den persönlichen Gebrauch. Für Unternehmen starten die Preise ab 4,20 Euro pro Monat, dabei bekommt man mehr geschäftliche Features.

Eine kurze Übersicht der Vorteile:

• Komplettes Office-Paket mit professionellen Bearbeitungstools
• Alle gängigen Formate werden unterstützt
• Mehr Cloudspeicherplatz als bei den Mitbewerbern.
• Läuft in Webbrowsern, auf dem PC ohne Internetzugang und auf mobilen Geräten
• Tools für die Zusammenarbeit: Kommentare, Nachverfolgen von Änderungen, Vergleichen von Dokumenten usw.
• Hunderte gebrauchsfertiger Vorlagen für Textdokumente, Tabellen und Präsentationen.
• Mehrere nützliche Funktionen: hochwertige Rechtschreibprüfung, Thesaurus, Information über das Dokument, Textübersetzer und mehr.
• Premium-Features von Skype sind im Abonnement eingeschlossen.

Ist Microsoft Office 365 die richtige Wahl für mich?

Ja, wenn Sie funktionsreiche Software für die Zusammenarbeit im Unternehmen jeder Größe brauchen, Windows oder MacOS benutzen, nach mehr Cloudspeicherplatz suchen und Microsoft vertrauen.

Quip

Quip wurde von zwei ehemaligen Google-Angestellten für die geschäftliche Zusammenarbeit gegründet. Der Schwerpunkt liegt auf Online-Programmen und mobilen Apps, d.h. Desktop-Editoren gibt es bei Quip nicht. Entwickler gewährleisten Datensicherheit, indem alle Daten verschlüsselt werden. Quip übernimmt auch die DSGVO-Bestimmungen.

Eine kurze Übersicht der Vorteile:

• Die Plattform für sichere Bewahrung, Freigabe und Arbeit an Dokumenten
• Bearbeitungsfunktionen für Textdokumente, Tabellen und Präsentationen ohne Installation auf dem PC
• Läuft in Webbrowsern, d.h. verfügbar auf jedem Betriebssystem
• Virtual Private Cloud auf Amazon Web Services
• Datenverschlüsselung und Sicherheit geschäftlicher Dateien
• Tools für die Zusammenarbeit: Kommentare, Versionshistorie, Chat (auch privates), Erwähnungen usw
• Integration mit verschiedenen Webservices (Salesforce, Dropbox, Slack)
• Alle Dokumente in einem Bereich
• Komfortable Arbeit auf mobilen Geräten

Ist Quip die richtige Wahl für mich?

Bestimmt, wenn Sie mit Kollegen und Kolleginnen weltweit zusammenarbeiten möchten, die Aufgaben in Ihrem Unternehmen organisieren und Daten sicher bewahren. Das ist auch eine gute Auswahl für alle diejenigen, die in Webbrowsern und auf mobilen Geräten arbeiten wollen.

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE bietet Online-, Desktop- und mobile Editoren für Textdokumente, Tabellen und Präsentationen. Sie können zwischen mehreren Lösungen für den privaten und geschäftlichen Gebrauch wählen. ONLYOFFICE hat auch eine Plattform für die Organisation der Arbeit im Team in der Cloud oder auf dem eigenen Server des Unternehmens. Entwickler legen den Schwerpunkt auf Datensicherheit und übernehmen die DSGVO-Bestimmungen.

Eine kurze Übersicht der Vorteile:

• Leistungsfähige Editoren für die Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen
• Zwei Modi für gemeinsame Bearbeitung
• Volle Kompatibilität mit MS-Formaten und Unterstützung anderer gängiger Formate
• Tools für die Zusammenarbeit: Chat, Kommentare, Erwähnungen, Nachverfolgen von Änderungen, Vergleichen von Dokumenten, sechs verschiedene Zugriffsrechte
• Gratis Desktop-Editoren und Cloud für den persönlichen Gebrauch
• Add-ons für die Arbeit mit Bibliografien, Videos, Wortschatz, Textübersetzung und sogar mehr
• Integration mit verschiedenen Webservices (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Plone, PowerFolder usw.).
• Plattform für die Bewahrung von Dokumenten und Organisation der Arbeit im Team

Ist ONLYOFFICE die richtige Wahl für mich?

ONLYOFFICE ist für Sie geeignet, wenn Sie private oder geschäftliche Dokumente bewahren und auf jedem Betriebssystem gemeinsam bearbeiten möchten, sich um Datensicherheit sorgen und Kompatibilität mit MS-Formaten brauchen.

Zoho Docs

Zoho Docs ist eine Alternative zu Google Docs, die ein Online-Office-Paket bietet und viele Formate unterstützt. Außerdem bekommt man eine Plattform für Bewahrung und Verwaltung von Dateien. Das Paket hat eine ziemlich breite Auswahl von Tools für die Zusammenarbeit für den privaten und geschäftlichen Gebrauch.

Eine kurze Übersicht der Vorteile:

• Editoren für die Arbeit an Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen
• Mehrere Zugriffsrechte
• Kompatibilität mit MS-Formaten und Unterstützung aller gängigen Formaten
• Tools für die Zusammenarbeit: mehrere Freigabemöglichkeiten, Benachrichtigungen bei den Änderungen, Chat, Kommentare usw.
• Integration mit WorkDrive
• Die Möglichkeit, Materialien speziell in WordPress zu veröffentlichen
• Versionshistorie
• Integration mit Google Drive

Ist Zoho Docs die richtige Wahl für mich?

Das ist eine gute Auswahl, wenn Sie auf Google ohne Verlust der Funktionen verzichten wollen. Zoho hat sich gut als eine kostenlose Lösung für Teams mit bis zu fünf Personen bewährt.

Fazit: Die Zusammenarbeit an Dokumenten spielt auch heute eine große Rolle und viele nützliche Programme sind hier sehr hilfreich. Die Wahl des jeweiligen Programms hängt von Anforderungen und Ressourcen der Benutzer oder eines Unternehmens ab. In diesem Artikel wurden Programme für den Heimgebrauch und Unternehmen zusammengefasst, die für Teams jeder Größe geeignet sind und kostenlose Probezeit bieten.