Die häufigsten Fehler bei IT-Infrastruktur-Projekten – und 5 Tipps fürs Gelingen

Den meisten Unternehmen ist klar, dass eine umfassende, zentrale Lösung zur Dokumentation und zum Management ihrer IT-Infrastruktur viele Vorteile bietet. Aber sie machen häufig fundamentale Fehler, wenn es um das Projekt-Setup, Zeitvorgaben und Kostenrahmen geht. Mit diesen Tipps können Sie ein Scheitern verhindern und für optimale Ergebnisse sorgen. [...]

Eine IT-Infrastrukturmanagement-Lösung kann enorme Business-Vorteile erzielen. Der Erfolg hängt aber davon ab, ob sie über alle Bereiche hinweg vollumfänglich eingeführt wird und wie begeistert die Anwendenden sind. Bleibt die Einführung auf halber Strecke stecken, verbrennt ein Unternehmen viel Geld, ohne den Nutzen ernten zu können.

Ein Viertel aller Einführungen scheitert, knapp die Hälfte liegt über dem geplanten Budget. Die Schuld trägt selten die Lösung oder der Anbieter; die Fehler beginnen bei der Vorbereitung, weil Organisationen derartige Softwarelösungen nur selten einführen und ihnen Erfahrungen fehlen.

Typische Fehler beim Projektstart

Eine Lösung lässt sich nicht ohne Bezug auf die eigenen Wünsche, Ziele und Ansprüche auswählen. Das „beste“ Tool mit den meisten Möglichkeiten kann eine falsche Wahl sein, wenn es nicht zu den eigenen Bedürfnissen passt. Unternehmen unterlassen es oft, klare Ziele für den Einsatz einer IT-Infrastrukturmanagement-Lösung zu definieren.

Sie soll einfach „alles“ können. Das verkompliziert Einsatz und Einführung, verhindert eine sinnvolle Priorisierung der Umsetzung der Anforderungen und reduziert das Potential für die Automatisierung von Prozessen.

Oft machen Ausschreibungen auch zu enge Zeitvorgaben, was bei der Umsetzung dazu führt, dass nur Bruchteile implementiert werden und Silos weiterbestehen. Bessere Zusammenarbeit und das Heben von Synergiepotentialen können so nicht optimal unterstützt werden.

Gerne wird in Ausschreibungen auch die Implementierung minutiös vorgegeben, ohne sich vorher mit Experten abgestimmt zu haben. Dann fehlen oftmals Zeiten und Kosten für Trainings, Beratung und Begleitung der Implementierung. Häufig wird auch der Aufwand unterschätzt, der auf Unternehmensseite zu leisten ist und für den das Personal fehlt.

5 Tipps für eine gelungene Implementierung

1. Überlassen Sie die Projekt- und Zeitplanung nicht der Einkaufsabteilung, nur weil diese die Ausschreibung federführend ausarbeitet. Heutzutage sind Ausschreibungszeiten oft länger als die geplante Projektdauer, die dann nur drei Monate in Anspruch nehmen soll. Holen Sie frühzeitig Beratungs-Know-how ins Haus, bevor die Ausschreibung erfolgt.

2. Teilen Sie das Projekt in sinnvolle, elegante, kleine Etappen auf. Das schafft regelmäßige Erfolgserlebnisse und erlaubt es den Mitarbeitenden, die Veränderungen schrittweise mitzugehen. Eine lange Umsetzung des gesamten Projekts hinter verschlossenen Türen mit einem anschließenden Big-Bang-Rollout birgt das Risiko, seine Stakeholder und die Motivation der Anwendenden zu verlieren.

3. Binden Sie alle relevanten Teams aktiv ein: Nehmen Sie Wünsche und Anforderungen auf und erarbeiten Sie gemeinsam Lösungen, wie sich diese mit dem neuen Tool geschickt umsetzen lassen. Setzen Sie dazu auf das Know-how des Tool-Anbieters, der oft über einen großen Schatz an Best Practices verfügt. Und nehmen Sie sich Zeit, die Mitarbeiter gründlich zu schulen, damit sie sofort effektiv und effizient mit der neuen Lösung arbeiten und die Vorteile erkennen und schätzen lernen.

4. Sorgen Sie für Ressourcen, die die Umstellung begleiten können. Die Einführung der Lösung und Erfassung der kompletten IT-Infrastruktur eines Unternehmens benötigt kundige, erfahrende Mitarbeitende, die über ein breites internes Wissen verfügen sollten. Diese können die Umstellung nicht „nebenbei“ begleiten. Sonst droht die Gefahr, dass die Implementierung zu lange dauert oder scheitert. Sie sind zudem wichtige Multiplikatoren und ihre Präsenz im Projekt schafft Akzeptanz für Veränderung.

5. Schaffen Sie Raum für Flexibilität und Kommunikation: Die Einführung eines IT-Infrastrukturmanagement-Tools führt zu Veränderungen in der Nomenklatur und meist auch bei internen Prozessen. Diese Veränderungen ergeben sich häufig erst im Projektverlauf. Dies müssen die Verantwortlichen intensiv kommunizieren, damit alle Beteiligten „mitgenommen“ werden. Das ist ein weiterer wichtiger Faktor für die Akzeptanz der neuen Lösung.

Gelungene Umsetzung in der Automobilindustrie

Als Beispiel einer erfolgreichen Umsetzung kann ein Projekt aus der Automobilbranche dienen: Ein Hersteller wollte sämtliche IT-Betriebsmittel in einer Configuration Management Database (CMDB) verwalten, um seine IT-Prozesse zu automatisieren. Die Umsetzung erfolgte über mehrere Jahre in gut aufeinander abgestimmten Schritten.

Im ersten Schritt wurde das Netzwerk inklusive der strukturierten Verkabelung mit allen aktiven und passiven Komponenten erfasst. Daran schloss sich die Dokumentation der Server- und Storage-Infrastruktur inklusive der Virtualisierung und der darauf betriebenen Applikationslandschaft an.

In den nächsten Schritten wurden die Workplace-Infrastruktur und der Rechenzentrumsbetrieb aus der Perspektive des Facility Managements hinsichtlich Space, Power und Cooling dokumentiert. Durch diesen schrittweisen Ansatz konnte die Infrastrukturmanagement-Lösung mit ihrer integrierten CMDB frühzeitig genutzt werden und nachweisbare Vorteile generieren, beispielsweise durch die Beschleunigung von Rollouts von Devices und Datenverbindungen bei gleichzeitiger Reduktion der Aufwände.

Die daraus resultierende positive Auswirkung auf die Bereitstellungszeiten und Qualität der darauf laufenden Services sorgte für Akzeptanz und eine Lust auf mehr solcher Effekte. Hätte man versucht, alles auf einmal zu dokumentieren, wäre das Projekt zu groß und komplex geworden.

Über den Autor

*Matthias Gromann ist Head of Business Line Enterprise IT-Solutions bei FNT Software. Er ist IT-Technologie-Experte und Topic Leader für Service-orientierte Automation im IT-Infrastrukturmanagement. In seiner Rolle gestaltet er zusammen mit dem Produktmanagement die Lösungsansätze von FNT im Bereich Enterprise IT und verhilft den Kunden zu mehr Transparenz, mehr Sicherheit und Produktivitätssteigerungen im Betrieb kritischer Infrastrukturen.