Die richtige Projektmanagement-Methode finden

Ob IT-Projekt, Marketing-Kampagne oder umfassende Change-Initiative: Die Wahl der passenden Methode ist im Projektmanagement erfolgsentscheidend. Lesen Sie, was Unternehmen dabei beachten sollten. [...]

Projektmanager sind dafür verantwortlich, wichtige Vorhaben effizient abzuwickeln und dabei die Risiken im Griff zu behalten. Methoden für ein erfolgreiches Projektmanagement gibt es reichlich. Die kritische Frage für Verantwortliche lautet: Welche Methode passt zu meinem speziellen Projekt? Entscheider sollten dafür die wichtigsten Methoden und deren Stärken und Schwächen kennen.

Projektmanagement – die wichtigsten Methoden

Wasserfallmodell

Viele Jahre lang galt die Wasserfallmethode als gesetzt, wenn es um Projektmanagement ging. Sie ist geprägt durch ein sequenzielles Vorgehen und wird in den unterschiedlichsten Branchen insbesondere für die Softwareentwicklung eingesetzt. Der Name geht auf die oft genutzte grafische Darstellung der als Kaskade angeordneten Projektphasen zurück. Projekte nach dem Wasserfallmodell bestehen aus statischen Phasen, die in einer vorgegebenen Reihenfolge abgearbeitet werden (Anforderungsanalyse, Design, Test, Implementierung, Wartung).

Die Stärken der Wasserfallmethode liegen unter anderem in den umfassenden Kontrollmöglichkeiten in jeder Projektphase. Der stark formalisierte Prozess erhöht zudem die Chance, dass im Vorfeld wirklich alle Anforderungen berücksichtigt werden. Diesen Vorteilen stehen allerdings gravierende Nachteile in Sachen Flexibilität gegenüber, wenn sich etwa Rahmenbedingungen oder Eckdaten des Projekts während der Laufzeit ändern. Gerade in Digitalisierungsvorhaben sind solche Veränderungen eher die Regel als die Ausnahme. Auch deshalb ist das Wasserfall-Modell in den vergangenen Jahren stark in die Kritik geraten.

Agile Methoden

Einen grundsätzlich anderen Ansatz im Projektmanagement verfolgen agile Methoden. Entwickelt wurden sie vorrangig für Projekte, in denen es auf Flexibilität und Geschwindigkeit ankommt. Agile Vorhaben sind geprägt durch kurze Auslieferungszyklen, die in sogenannten Sprints organisiert werden. Am besten eignen sich agile Methoden für Projekte, die relativ wenig Kontrolle, dafür aber Echtzeitkommunikation innerhalb kleiner, motivierter Teams benötigen. Agiles Projektmanagement setzt auf ein hohes Maß an Interaktivität zwischen allen Beteiligten, das schnelle Anpassungen während der Laufzeit erlaubt.

Insbesondere in Softwareentwicklungsprojekten setzten sich agile Methoden auf breiter Front durch. Probleme lassen sich damit leichter identifizieren, Modifikationen können die Teams schon früh im Entwicklungsprozess vornehmen, ohne dafür den Abschluss aufwändiger Testläufe abwarten zu müssen. Die Protagonisten agiler Methoden versprechen unter anderem reduzierte Risiken, sofortiges Feedback, weniger Komplexität und am Ende schnellere Ergebnisse.

Hybride Methoden

Viele Teams bevorzugen entweder das Wasserfallmodell oder agile Methoden. Es gibt aber auch Konstellationen, in denen sich die Vorteile beider Ansätze kombinieren lassen. So lassen sich beispielsweise die Anforderungsanalyse und -beschreibung nach der Wasserfall-Methode organisieren. In den Design-, Entwicklungs- und Implementierungsphasen kann das Projektteam auf agile Methoden zurückgreifen.

Critical Path Method / Methode des kritischen Pfades

Die Critical Path Method (CPM) beschreibt ein stufenweises Vorgehen, das insbesondere die gegenseitigen Abhängigkeiten von Aktivitäten berücksichtigt. Es eignet sich vor allem für größere und komplexe Vorhaben. Ursprünglich entwickelt wurde die Methode des kritischen Pfades, um Investitionsvorhaben und Instandhaltungsarbeiten in Chemieanlagen systematisch zu planen und zu überwachen.

In CPM-Plänen werden die Vorgänge als Pfeile, die Ereignisse als Knoten und die Anordnungsbeziehungen wieder als Pfeile dargestellt. Wenn die benötigten Informationen über Dauer, Termine und Beziehungen vorliegen, lässt sich der kritische Pfad berechnen. Dabei werden die Zeitpunkte für die einzelnen Vorgänge und die sich daraus ergebenden Pufferzeiten kalkuliert. Jedes Ereignis und jeder Vorgang haben im zeitlichen Ablauf eine früheste (mögliche) und eine späteste (erlaubte) Lage. Projektmanager können damit unter anderem kritische von unkritischen Aktivitäten unterscheiden. Die Projektdauer lässt sich mit dieser Methode optimieren, Abhängigkeiten werden übersichtlich dargestellt. Kritiker monieren aber, dass damit auch eine gewisse Unsicherheit in der Zeitplanung verbunden sei.

Six Sigma

Six Sigma wurde ursprünglich von Motorola entwickelt, um Ausschuss in der Fertigung zu vermeiden und Prozesse zu optimieren. Streng genommen handelt es sich eher um ein Managementsystem zur Prozessverbesserung und um eine Methode des Qualitätsmanagements. In der Praxis folgt Six Sigma meist einer der beiden Methoden DMAIC (define, measure, analyze, improve and control) oder DMADV (define, measure, analyze, design and verify). Neben der traditionellen Rolle im Qualitätsmanagement werden Six-Sigma-Methoden und die damit verbunden Prinzipien mittlerweile verstärkt auch als Projektmanagement-Ansatz diskutiert.

Scrum

Der Begriff Scrum (engl. für Gedränge) beschreibt ein Vorgehensmodell für das Produkt- und das Projektmanagement. In der Regel ist Scrum Teil eines agilen Frameworks. Die Grundidee beruht auf der Erfahrung, dass viele Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um sie in einem vollumfänglichen Plan zu fassen. Ein wesentlicher Teil der Anforderungen und Lösungsansätze ist zu Beginn unklar. Diese Unklarheit wollen die Scrum-Praktiker schrittweise beseitigen, indem sie immer wieder Zwischenergebnisse schaffen.

Sogenannte „Scrum Sessions“ oder auch „30 Tage-Sprints“ werden dabei genutzt, um einzelne Aufgaben zur priorisieren. Anstelle eines Projektmanagers begleitet ein Scrum Master das Team und ist dafür verantwortlich, dass die Scrum-Regeln eingehalten werden und das Vorhaben gelingt. Er agiert weniger als klassische Führungskraft denn als Coach für den Prozess, der Hindernisse aus dem Weg räumt. Im Scrum-Prozess können mehrere kleine Teams unabhängig voneinander an speziellen „Tasks“ arbeiten. Für die Koordination und Ergebniskontrolle kommt wieder der Scrum Master ins Spiel.

Scrum wurde ursprünglich für die agile Softwareentwicklung konzipiert, wird aber mittlerweile auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt.

Andere Methoden für das Projektmanagement

Neben den genannten gibt es eine Reihe weiterer Methoden für das Projektmanagement, die für Entscheider interessant sein können. Dazu gehören unter anderem die Event-Chain-Methode (ECM), Crystal, Feature Driven Development (FDD), Dynamic Systems Development (DSDM), Adaptive Software Development, Rational Unified Process (RUP), Lean Development sowie Prince2.

Wie so oft gibt es auch in Sachen Projektmanagement nicht die eine Lösung, die für alle Fälle passt. Ein wichtiger Faktor sind die Erfahrungen, die eine Organisation bereits gesammelt hat. Der Projektmanager spielt dabei eine entscheidende Rolle, wenn er die Vor- und Nachteile der Ansätze kennt und damit das Unternehmen unterstützt, die gesteckten Ziele zu erreichen.

Wie sich Projektmanagement-Methoden bewerten lassen

Die Auswahl der jeweils passenden Projektmanagement-Methode ist ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess. Doch am Ende lohnt sich die Mühe, darin sind sich Projektmanagement-Experten einig. Nützlich dabei sind international anerkannte Standards wie das Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) des Project Management Institute (PMI). OPM3 hilft Unternehmen dabei, Projektmanagement-Fähigkeiten zu messen und Prozesse zu standardisieren. Projektverantwortliche können damit etwa Projektergebnisse bewerten und Best Practices definieren.

Konkrete Hilfen für die praktische Umsetzung veröffentlicht das PMI im Ratgeber „Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide„. Die Experten diskutieren darin unter anderem High-Level-Prozesse, mit denen sich gängige Projektmanagement-Methoden für bestimmte Einsatzszenarien anpassen lassen. Bei der Entscheidung für eine Projektmanagement-Methode hilft ferner der PMI Methodology Tailoring Process.

Projektmanagement und die strategischen Vorteile

Für die Nutzung von Modellen wie OPM3 sprechen darüber hinaus auch strategische Gründe. Das primäre Ziele von OPM3 ist es, die übergreifenden strategischen Ziele einer Organisationen mit den verfolgten Projekten in Einklang zu bringen. Einige Unternehmen richten dazu sogenannte Enterprise Program Management Offices (EPMOs) ein. Deren Aufgabe ist es, in High-Level-Planungsprozessen sicherzustellen, dass für spezifische Projekte die richtigen Methoden eingesetzt werden. Dahinter stehen meist ganz konkrete Ziele, beispielsweise eine höhere Produktivität und Kundenzufriedenheit, das Erzielen von Wettbewerbsvorteilen und eine verbesserte Kostenkontrolle.

Weil Projektmanagement-Methoden unterschiedliche Stärken und Schwächen aufweisen, entscheiden sich nicht wenige Organisationen auch für mehrere Ansätze gleichzeitig. Welche Methode jeweils zum Einsatz kommt, hängt etwa ab von der Projektart, den organisatorischen Rahmenbedingungen und den Projektzielen. Am Ende geht es stets darum, standardisierte und bewährte Vorgehensweisen (Best Pratices) zu entwickeln, die sich aber an veränderte Bedingungen anpassen lassen.

Projektmanagement-Methoden – wichtige Auswahlkriterien

Für die Bewertung und Auswahl von Projektmanagement-Methoden gibt es eine Fülle von Faktoren und Kriterien, die Entscheider berücksichtigen sollten. Zu den wichtigsten gehören:

• Strategische Ziele und Kernwerte der Organisation
• Entscheidende Treiber für das Geschäft
• Restriktionen
• Stakeholder / Interessenvertreter
• Risiken
• Komplexität
• Projektumfang und Kosten

Projektmanagement-Methoden: der Bewertungsprozess

Nach dem Prüfen der Bewertungskriterien gilt es, einen Prozess zum Identifizieren der besten Projektmanagement-Methoden zu entwickeln. Dieser sollte gelegentlich überprüft und an veränderte Bedingungen angepasst werden.

Die wichtigsten Schritte dabei sind:

• Festlegen und Priorisieren der zentralen Projektziele
• Alle Kriterien identifizieren, die von einer Projektmanagement-Methode beeinflusst werden und die sich umgekehrt auf eine Methode auswirken können
• Alle verfügbaren Methoden auswählen, die für das Projekt besonders relevant sein könnten
• Zeit investieren, um Methoden zu vergleichen und auf die Projektanforderungen hin abzuklopfen
• Prüfen, welche Methode die besten Ergebnisse und die geringsten Risiken bringt
• Feedback einholen und Unterstützung für das Projekt gewinnen
• Dokumentieren der Methode sowie der Gründe für deren Einsatz
• Einführen der Methode
• Kontrollieren und bei Bedarf anpassen

Mit Material von IDG News Service

*Wolfgang Herrmann ist Editorial Manager CIO Magazin bei IDG Business Media. Zuvor war er unter anderem Deputy Editorial Director der IDG-Publikationen COMPUTERWOCHE und CIO und Chefredakteur der Schwesterpublikation TecChannel.