Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Tools und Systemen, die Unternehmen in projektorientierten Branchen bei der täglichen Arbeit unterstützen. Doch nur wenn diese einige Faktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling erfüllen, erweisen sie sich auch wirklich als nützliche Hilfe. [...]
Beispiele für renommierter Großprojekte, die für Negativ-Schlagzeilen sorgen weil sie aus den unterschiedlichsten Gründen aus dem Ruder laufen, gibt es genug. Doch unabhängig von der Größe und dem Bekanntheitsgrad geht es für Unternehmen in projektorientierten Branchen bei jedem Projekt darum, es in der Spur zu halten. In der Praxis gelingt dies nur, wenn ein professionelles Projekt-Controlling zum Einsatz kommt.
Projekt-Controlling I: Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Kosten
In einem ersten Schritt geht es darum, die in der Projektplanung festgelegten Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Budgets zu überprüfen und gegebenenfalls an sich verändernde Projektumstände anzupassen. Dazu ist es zuerst einmal notwendig, dass alle Projektbeteiligten – Auftraggeber, Auftragnehmer sowie externe Beteiligte jederzeit Zugriff auf alle mit dem Projekt verbundenen Daten und Dokumente haben, denn nur so sind sie in der Lage, Soll- und Ist-Zustand im Projekt zu vergleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Darüber hinaus müssen die Projektbeteiligten in der Lage sein, diese Änderungen zu kommunizieren und über entsprechende Workflows „anzustoßen“, d.h. am Ende muss jeder im Projekt wissen, was er wann zu tun hat, selbst wenn dies nicht im ursprünglichen Projektplan festgelegt war.
In einem ersten Schritt geht es darum, die in der Projektplanung festgelegten Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Budgets zu überprüfen und gegebenenfalls an sich verändernde Projektumstände anzupassen. Dazu ist es zuerst einmal notwendig, dass alle Projektbeteiligten – Auftraggeber, Auftragnehmer sowie externe Beteiligte jederzeit Zugriff auf alle mit dem Projekt verbundenen Daten und Dokumente haben, denn nur so sind sie in der Lage, Soll- und Ist-Zustand im Projekt zu vergleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Darüber hinaus müssen die Projektbeteiligten in der Lage sein, diese Änderungen zu kommunizieren und über entsprechende Workflows „anzustoßen“, d.h. am Ende muss jeder im Projekt wissen, was er wann zu tun hat, selbst wenn dies nicht im ursprünglichen Projektplan festgelegt war.
Projekt-Controlling II: Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung
Der zweite Hauptbereich des Projekt-Controllings bildet die Grundlage für den betriebswirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen in projektorientierten Branchen. Dabei geht es um den möglichst effizienten Einsatz der Mitarbeiter sowie das Erfassen und Abrechnen der geleisteten Projektarbeiten. Im Rahmen der Ressourcenplanung muss zunächst unter Beachtung einer Urlaubs- und Fehlzeitenplanung festgelegt werden, wer wann für das Projekt zur Verfügung steht. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass alle für das Projekt geleisteten Arbeiten (Arbeitszeiten, Reisekosten) möglichst präzise erfasst und dann auch abgerechnet werden. Die Herausforderung besteht dabei darin, auch die Veränderungen im Projektverlauf bei den Arbeitsleistungen zu berücksichtigen. Häufig werden im Laufe des Projekts zusätzliche Arbeiten beauftragt, beauftragte Arbeiten ändern sich oder werden wieder storniert. Alle diese Veränderungen müssen genauestens erfasst und bei der Abrechnung des Projekts berücksichtigt werden.
Der zweite Hauptbereich des Projekt-Controllings bildet die Grundlage für den betriebswirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen in projektorientierten Branchen. Dabei geht es um den möglichst effizienten Einsatz der Mitarbeiter sowie das Erfassen und Abrechnen der geleisteten Projektarbeiten. Im Rahmen der Ressourcenplanung muss zunächst unter Beachtung einer Urlaubs- und Fehlzeitenplanung festgelegt werden, wer wann für das Projekt zur Verfügung steht. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass alle für das Projekt geleisteten Arbeiten (Arbeitszeiten, Reisekosten) möglichst präzise erfasst und dann auch abgerechnet werden. Die Herausforderung besteht dabei darin, auch die Veränderungen im Projektverlauf bei den Arbeitsleistungen zu berücksichtigen. Häufig werden im Laufe des Projekts zusätzliche Arbeiten beauftragt, beauftragte Arbeiten ändern sich oder werden wieder storniert. Alle diese Veränderungen müssen genauestens erfasst und bei der Abrechnung des Projekts berücksichtigt werden.
Die Herausforderung: Der System-Wildwuchs
Unternehmen in projektorientierten Unternehmen stehen beim Projekt-Controlling heute insbesondere vor der Herausforderung, den „Wildwuchs“ an Systemen und Tools zu bewältigen, der beim Projekt-Controlling zum Einsatz kommt. In der Regel setzen diese Unternehmen heute eine Projektmanagementsoftware für die Planung und Durchführung von Projekten ein, die mit dem Projektkunden verbundenen Informationen und Dokumente (Ansprechpartner, Angebote, Ausschreibungen) werden dagegen häufig in einem CRM-System verarbeitet. Die Änderungsaufträge des Kunden werden dann häufig in einem Ticketsystem bearbeitet, für die Reisekostenabrechnung gibt es eine weitere Speziallösung, die Rechnungsstellung erfolgt über eine Faktura-Software und für die Verbuchung der Aufträge wird eine Finanzbuchhaltungssoftware genutzt. In der Regel handelt es sich bei diesen Lösungen um isolierte, autarke Lösungen ohne Integration. Folge: Das Übertragen der Informationen und Daten von einem System zum anderen muss häufig manuell erfolgen.
Unternehmen in projektorientierten Unternehmen stehen beim Projekt-Controlling heute insbesondere vor der Herausforderung, den „Wildwuchs“ an Systemen und Tools zu bewältigen, der beim Projekt-Controlling zum Einsatz kommt. In der Regel setzen diese Unternehmen heute eine Projektmanagementsoftware für die Planung und Durchführung von Projekten ein, die mit dem Projektkunden verbundenen Informationen und Dokumente (Ansprechpartner, Angebote, Ausschreibungen) werden dagegen häufig in einem CRM-System verarbeitet. Die Änderungsaufträge des Kunden werden dann häufig in einem Ticketsystem bearbeitet, für die Reisekostenabrechnung gibt es eine weitere Speziallösung, die Rechnungsstellung erfolgt über eine Faktura-Software und für die Verbuchung der Aufträge wird eine Finanzbuchhaltungssoftware genutzt. In der Regel handelt es sich bei diesen Lösungen um isolierte, autarke Lösungen ohne Integration. Folge: Das Übertragen der Informationen und Daten von einem System zum anderen muss häufig manuell erfolgen.
Die wichtigsten Faktoren eines erfolgreichen Projekt-Controllings
Aus den geschilderten Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen in projektorientierten Branchen die folgenden Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling, die maßgeblich für die Auswahl einer entsprechenden Projektmanagementlösung sind:
Aus den geschilderten Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen in projektorientierten Branchen die folgenden Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling, die maßgeblich für die Auswahl einer entsprechenden Projektmanagementlösung sind:
- Setzen Sie auf eine integrierte Projektmanagementlösung, die möglichst viele Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt (Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Rechnungsstellung)
- Wählen Sie eine Lösung, die manuelle Arbeiten (Erfassen der Arbeitszeiten, Reisekosten, Abrechnung der Arbeitszeiten) auf ein Minimum reduziert. Integrierte Schnittstellen erleichtern dabei die Anbindung an externe Systeme und Anwendungen.
- Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit. Damit steigt auch die Akzeptanz bei den Projektbeteiligten
- Nutzen Sie eine Lösung, die mobiles Arbeiten unterstützt. In der Regel finden die Projektarbeiten nicht am Arbeitsplatz, sondern vor Ort beim Kunden bzw. auf der Fahrt zum oder vom Kunden statt. Aus diesem Grund muss es möglich sein, dass die Projektbeteiligten zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Projektdaten haben, Arbeitszeiten erfassen können, u.v.m.
Fazit: Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Tools und Systemen, die Unternehmen in projektorientierten Branchen bei deren täglichen Arbeit unterstützen. Doch nur wenn diese die oben genannten Faktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling erfüllen, erweisen sie sich auch wirklich als nützliche Hilfe.
* Oliver Lieven ist Mitbegründer und Geschäftsführer der provantis IT Solutions GmbH, die mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen entwickelt hat.
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