Die wichtigsten Softwareauswahl-Kriterien für Mitarbeiterakzeptanz

Das Angebot an neuen Technologien für den digitalen Arbeitsplatz wächst täglich. Unternehmen, die auf der Suche nach einem passenden System sind, haben die Qual der Wahl und häufig keine Strategie, wie sie bei ihrer Softwareauswahl vorgehen sollen. [...]

Eine neue Studie von GetApp zeigt, dass 94 % der Arbeitnehmer es für ihre Produktivität wichtig finden, dass ihr Unternehmen kontinuierlich die neuesten Technologien am Arbeitsplatz einführt. Gleichzeitig verwenden 25 % der Befragten nur maximal die Hälfte der von ihren Unternehmen zur Verfügung gestellten Technologien aktiv. 

Damit die Softwareauswahl und -einführung ein Erfolg ist, sollten Unternehmen die folgenden 5 Kriterien berücksichtigen, um die Akzeptanz ihrer Mitarbeiter für neue Software und Technologien sicherzustellen.

1. Benutzerfreundlichkeit

Eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl von Software ist die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Unübersichtliche und schwer zu bedienende Softwarelösungen führen schnell zu Frustration und im schlimmsten Fall dazu, dass die Mitarbeiter sie einfach nicht mehr nutzen. 

Tatsächlich gab die Mehrheit der Befragten (60 %) an, dass die Benutzerfreundlichkeit die wichtigste Eigenschaft einer Software ist. Außerdem betonen 53 % der Mitarbeiter, dass der Umgang mit Tools mit einer schlechten Benutzeroberfläche die größte Herausforderung darstellt, die ihnen bei der Nutzung von Technologie am Arbeitsplatz begegnet ist.

2. Funktionalität

40 % der Angestellten nannten das Fehlen der nötigen Funktionen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, als eine der größten Herausforderungen bei der Nutzung von Software am Arbeitsplatz.

Doch welche Funktionen fördern die Effizienz bei der Arbeit? 67 % glauben, dass die Automatisierung alltäglicher Aufgaben ihre Arbeitsqualität oder -produktivität verbessern würde, und 59 % sind der Meinung, dass Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) ihnen helfen können, dieses Ziel zu erreichen.

Bei neuen Technologien kann der Gedanke naheliegen, dass sie sehr komplex sind und zu Überforderung führen. Dieses Risiko besteht laut der Studie kaum: Nur 11 % der Befragten gaben an, dass die größte Herausforderung beim Einsatz von Software am Arbeitsplatz darin besteht, dass die Technologie fortschrittlicher ist als nötig.

3. Integration

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Softwareauswahl ist die Integration mit anderen Systemen im Unternehmen. Das finden auch die Befragten der Studie: 45 % halten die Kompatibilität mit verschiedenen Systemen für den wichtigsten Aspekt der Technologie, die sie bei der Arbeit nutzen. Weitere 37 % würden die bestehende Infrastruktur verbessern, um eine bessere Kompatibilität zwischen den Geräten und Systemen zu erreichen, die sie derzeit im Unternehmen nutzen.

Ein Aspekt, in dem die Integration von verschiedenen Systemen vermehrt zum Tragen kommt, ist die Telearbeit. 75 % der Angestellten geben die Möglichkeit, remote zu arbeiten, als größten Vorteil der Nutzung von Technologie bei der Arbeit an. Um ideale Bedingungen für den hybriden Arbeitsplatz zu schaffen, sollten Unternehmen deshalb darauf achten, Software-Tools auszuwählen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen. 

4. IT-Support

Auch das Angebot eines guten IT-Supports durch den Anbieter spielt eine entscheidende Rolle bei der Softwareauswahl. Bei mangelndem IT-Support müssen Mitarbeiter sich mit diversen IT-Problemen auseinandersetzen, was Zeit und Nerven kostet, von ihrer eigentlichen Arbeit ablenkt und letztlich zur Ablehnung der Software führen kann.

Dass ein effektiver IT-Support ein wichtiges Kriterium ist, zeigt das folgende Ergebnis der Studie: Auf die Frage, was sie an den aktuell in ihrem Unternehmen genutzten Technologien verändern würden, sprachen sich 36 % für einen besseren IT-Support aus. 

5. Kosten

Laut Gartner erreichen nur 43 % der Führungskräfte die angestrebten Einsparungen im ersten Jahr der Kostensenkung, weil sie sich unrealistische Ziele gesetzt haben. Aggressive Kürzungen an der falschen Stelle können Ressourcen von Innovationen abziehen und das Unternehmen benachteiligen. Ein intelligenter Ausgabenansatz hingegen konzentriert sich auf nachhaltige finanzielle Entscheidungen, die sich am Geschäftswert orientieren.

In der Befragung von GetApp gaben 27 % an, dass ihr Unternehmen bei der Auswahl neuer Software überhaupt nicht auf die persönlichen Präferenzen eingeht. Hohe Investitionskosten können allerdings Druck auf die Mitarbeiter ausüben, das Tool auch dann zu nutzen, wenn es umständlich zu bedienen ist und die Effektivität darunter leidet. Deshalb ist es umso entscheidender, die richtige Softwareauswahl zu treffen und die Meinung der Mitarbeiter frühzeitig einzuholen. 

Methodik der Umfrage

Um die Daten für diese Studie zu erheben, hat GetApp im Januar 2024 eine Online-Umfrage durchgeführt. Es wurden insgesamt 399 Arbeitnehmer nach ihren Erfahrungen und Präferenzen bei der Nutzung von Technologie am Arbeitsplatz befragt, die bei der Arbeit routinemäßig Software nutzen. Alle Teilnehmer sind über 18 Jahre alt und in Deutschland wohnhaft.