Die digitale Transformation hält vielschichtige Herausforderungen für Unternehmen bereit. Eine davon ist, das vorhandene Digitalisierungsbudget so zu investieren, dass die Firma für die Zukunft gut gewappnet ist. [...]
Hierbei kann smarte Unternehmenssoftware einen großen Beitrag leisten – doch es gibt einige Dinge zu beachten, damit sich das Investment auszahlt. Mithilfe folgender fünf Fragen lassen sich die größten Stolperfallen umgehen.
Lohnt es sich, ein neues Tool für die Firma anzuschaffen?
Zur Beantwortung dieser Frage sollten Führungskräfte die Einschätzung der Mitarbeiter einholen. Diese wissen aus ihrem Arbeitsalltag, welche Tätigkeiten die Produktivität des Teams hemmen und haben sich vielleicht sogar schon selbst informiert, ob eine bestimmte Software geeignete Abhilfe schaffen könnte. Hinterfragt werden sollte ebenfalls, ob ein Tool über die gesamte Firma ausgerollt werden sollte oder eventuell nur einige Abteilungen Bedarf an einer Software haben.
Braucht die Firma ein All-in-One- oder ein Multifunktions-Tool?
Je nachdem, ob die Softwarelösung im gesamten Unternehmen Anwendung findet oder nur ausgewählte Firmenbereiche durch ein Tool unterstützt werden: Die Frage nach den enthaltenen Features einer Unternehmenssoftware ist von zentraler Bedeutung. In der Realität werden Unternehmen häufig von vielfältigen Funktionssets mancher Multifunktionstools verführt, die im Endeffekt jedoch wenig Nutzen bringen, weil sie nicht den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen. Für kleine Teams, bei denen jeder eine ganze Bandbreite an Aufgaben übernimmt, ist ein All-in-one-Tool möglicherweise eine geeignete Option. Wenn jedoch Spezialisten für ganz bestimmte Aufgaben eingestellt wurden, sollte auch ein entsprechend spezialisiertes Tool ausgewählt werden, das die spezifischen Anforderungen am besten abdeckt.
Ein Werkzeug-Chaos sollte um jeden Preis vermieden werden, denn je mehr unterschiedliche Tools im Einsatz sind, desto schwieriger wird es, vorherzusehen, wie die Mitarbeiter welche Software nutzen. Es gibt jedoch eine bewährte Faustregel, um Tool-Chaos vorzubeugen: Ein Werkzeug für die Erstellung und Verwaltung gemeinsam genutzter Dokumente (zum Beispiel Google Workspace oder Microsoft 365), eine Software für die Strukturierung von Aufgaben (wie MeisterTask) und in größeren Teams ein zusätzliches Werkzeug für die interne Kommunikation (wie Slack oder Microsoft Teams).
Welchen Anforderungen muss die Lösung gerecht werden?
Neben dem Beachten des benötigten Funktionsumfangs der Software sollte auch die Frage beantwortet werden, welche weiteren Ansprüche an die Lösung gestellt werden. Arbeitet das interne Team zum Beispiel eng mit externen Dienstleistern, Partnern oder Kunden zusammen, kann es von großem Nutzen sein, wenn diese ebenfalls Zugriff auf die neue Software erhalten, damit der Informationsaustausch effizient an einem zentralen Ort stattfinden kann. Bei der Entscheidung zur Einführung eines Aufgabenverwaltungstools, sollte also vorab beachtet werden, wie schwierig oder teuer es ist, mit Personen außerhalb der Organisation darin zusammenzuarbeiten. Ein neues Tool sollte ebenso Anforderungen wie beispielsweise strikten Compliance-Regelungen gerecht werden. Für das Thema Datensicherheit ist für manche Firmen der Server-Standort Deutschland hochrelevant, damit ein web- oder cloudbasiertes Tool genutzt werden kann.
Welche Kosten kommen auf das Unternehmen zu? Um das Budget effizient zu planen, sollten vor der Entscheidung für ein Tool in jedem Fall sämtliche Kosten klargestellt werden. Das primäre Augenmerk liegt dabei natürlich auf den Nutzungskosten. Hier unterscheiden wir grundsätzlich zwischen dem klassischen Einmalkauf einer Software und dem Abo-Modell, das bei Software-as-a-Service-Anbietern genutzt wird. Doch auch andere Faktoren spielen eine Rolle, wie etwa die Kosten, die für technischen Support anfallen können, oder die Frage, ob eventuell Rabatte für große Lizenzmengen oder langfristige Nutzungsverträge geboten werden. Auch Nebenkosten, die z.B. durch Schulungen für Mitarbeiter anfallen können, sollten einkalkuliert werden.
Wie wird die Implementierung der Software sichergestellt?
Das passende Tool, das alle nötigen Features bereithält und allen Anforderungen gerecht wird, ist ausgesucht und alle Kostenpunkte sind geklärt? Dann muss die neue Software als nächster Schritt sorgfältig in der Firma implementiert werden. Denn überlässt man die Kolleginnen und Kollegen sich selbst, um das Tool in ihren Alltag zu integrieren, besteht die Gefahr, dass sich vor allem weniger technikaffine Teammitglieder überfordert fühlen. Verstehen sie die Software nicht richtig, können sie sie dementsprechend nicht adäquat nutzen und der erhoffte Effekt der Produktivitätssteigerung bleibt aus. Darüber hinaus ist die Zeit für die Recherche und Entscheidung sowie das Geld für die Software wie zum Fenster hinaus geworfen. Mithilfe von Schulungen direkt durch die Entwickler der Unternehmenssoftware gelingt das sogenannte „Onboarding“ der Mitarbeitenden zur Nutzung des neuen Tools erfahrungsgemäß reibungslos.
Fazit
Sorgfältig ausgewählte und implementierte Unternehmenssoftware befähigt Firmen, den nächsten Schritt in ihrer digitalen Transformation zu gehen, und kann zur Effizienzsteigerung und Vereinfachung von Prozessen beitragen. Gerade für die Arbeit aus dem Homeoffice sind digitale Tools unerlässlich, da der tägliche persönliche Austausch im Büro wegfällt, der viele Fragen zum Projektstatus, Deadlines oder ähnliches sonst schnell beantwortet. Somit kann Unternehmenssoftware auch einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben.
Der gebürtige Österreicher Michael Hollauf ist Mitgründer und Managing Director der MeisterLabs GmbH, einem Anbieter für cloud-basierte Aufgabenverwaltungs-Software. MeisterLabs hat seinen Hauptsitz in Vaterstetten nahe München, unterhält aber auch Büros in Wien und Seattle.
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