Dokumente signieren auf Knopfdruck mit BMD und XiTrust

Das Unterschreiben von Dokumenten, sei es in Unternehmen als auch in Steuerberatungskanzleien, ist oft ein großer Aufwand. Eine Lösung von BMD und XiTrust ermöglicht es, Dokumente schnell und sicher digital zu unterschreiben. [...]

Um wichtige Dokumente wie z. B. Verträge oder Jahresabschlüsse zu unterzeichnen, nehmen Inhaber/Inhaberinnen und Mitarbeitende von Kanzleien bzw. Unternehmen in vielen Fällen aufwendige Terminvereinbarungen und unnötige Kilometer auf sich, um zum Ort der Unterschrift zu gelangen. Dort werden die Dokumente ausgedruckt, vorgelegt, unterschrieben und danach wieder abgeholt, eingescannt und archiviert. 

„Mit der Digitalisierung lassen sich viele Arbeitsschritte in Unterschriften-Prozessen jetzt optimieren“, erklärt Hannes Ecker, der bei BMD das Produktmanagement leitet. „Über die BMD Business Software, in Kooperation mit XiTrust, können Anwender und Anwenderinnen beispielsweise einen Großteil der Aufwände rund um Dokumentunterzeichnungen einsparen. Damit ist es ganz einfach, digitale Dokumente komplett zeit- und ortsunabhängig zu unterschreiben, und das mit nur wenigen Klicks und zudem 100-prozentig rechtsgültig.“

Digitale Unterschriften schnell geleistet

Die Partnerschaft mit XiTrust bietet Unternehmen und Kanzleien verschiedene Varianten der digitalen Unterschrift, sei es in einfacher oder qualifizierter Form, per Unterschriftenplatzhalter oder Unterschriftenseite. Der Zeitaufwand und damit auch die Kosten reduzieren sich für alle Beteiligten auf ein Minimum. In Verbindung mit dem Programm MOXIS von XiTrust lässt sich auch ein Unterschriften-Link kreieren, der ganz einfach via E-Mail an Kunden, Mandanten, Lieferanten oder Vertragspartner gesendet werden kann. Um den Unterschriften-Link zu adressieren, reicht es, wenn der relevante Kontakt im BMD CRM (Customer Relationship Management) und DMS (Dokumentenmanagementsystem) abgespeichert ist.

Keine Unterschriftenpads mehr notwendig

Um Dokumente digital zu signieren, startet man ganz unkompliziert mit dem im BMD DMS abgespeicherten Dokument und wählt dort die/den Unterschreibende/n sowie die gewünschte Signatur-Variante aus. Per Mausklick wird dann ein Unterschriften-Link, an die jeweilige Kontaktperson per E-Mail gesendet. Ein Klick auf den Link führt die unterschreibende Person im Webbrowser zum Unterschriften-Fenster. Um die Signatur digital durchzuführen, reicht ein beliebiges webfähiges Gerät samt Browser. Die oft kostenintensive Beschaffung weiterer, spezifischer Hardware – wie z. B. eines Unterschriftenpads – ist im Prozess mit BMD und XiTrust nicht notwendig. Nach erfolgter Unterschrift wird das Dokument automatisch im BMD Datenmanagement System archiviert und steht dann direkt in der Software zur Verfügung.

Wie sicher sind digitale Signaturen und was sind die Voraussetzungen?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat – mit Ausnahme von notariatsaktpflichtigen Dokumenten – rechtlich den gleichen Stellenwert wie das händisch unterzeichnete Pendant. In diesem Fall wird die digitale Identität der Person, die bei einem Vertrauensdienstanbieter wie A-Trust, D-Trust oder Swisscom hinterlegt ist, über eine Multifaktorauthentifizierung am Dokument angebracht. Alle, die in Österreich einen Grünen Pass hatten, besitzen bereits eine digitale Identität.

Für die Nutzung der digitalen Unterschriftenlösungen sind Lizenzen bzw. Unterschriftenpakete sowohl bei BMD als auch bei XiTrust Voraussetzung. MOXIS von XiTrust ist übrigens EU-weit und in der Schweiz gültig.

Sofortiger Überblick über die Unterschriftenprozesse

Wenn im Laufe der Arbeitsroutinen viele Unterschriften zu tätigen sind, ist es schwierig, einen Überblick zu behalten, welche Unterschriften bereits geleistet wurden und welche noch offen sind. Mit BMD befindet sich der Status aller Unterschriften immer im Blickfeld, denn der Fortschritt aller sich im Umlauf befindlichen Unterschriftenprozesse lässt sich über ein separates Unterschriftenfenster optimal nachverfolgen. Der User nimmt bequem zu jedem beliebigen Zeitpunkt Einsicht und erkennt sofort, welche Unterschriften bereits eingelangt sind und wo gegebenenfalls nochmals nachgehakt werden muss.