Drei Irrtümer gefährden RPA-Erfolg

Etliche Unternehmen implementieren derzeit RPA-Lösungen, der Erfolg bleibt aber vielfach aus. Ein Grund sind falsche Erwartungen und grundlegende Fehleinschätzungen. Drei der häufigsten nennt Pegasystems, Anbieter von strategischen Software-Lösungen für Vertrieb, Marketing, Service und Operations. [...]

Bereits seit geraumer Zeit gibt es einen regelrechten Hype um RPA (Robotic Process Automation). Die viel zitierten Vorteile wie einfache, schnelle Bereitstellung und Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten haben dazu geführt, dass viele Unternehmen RPA-Lösungen implementieren. Doch ein Blick auf konkrete Projekte zeigt, dass oft langwierige Implementierungen, nicht funktionierende Robots und erhebliche Deltas zwischen den ursprünglichen Zielen und Endergebnissen zu beklagen sind.

Ein Grund dafür sind drei häufig anzutreffende Fehleinschätzungen zu RPA, die eine erfolgreiche Einführung und Nutzung beeinträchtigen oder sogar verhindern.

Trugschluss 1: RPA ist einfach umsetzbar und schnell nutzbar

Die gängigste Fehleinschätzung ist, dass Unternehmen vom Erwerb einer RPA-Lösung und der kurzen Schulung der Mitarbeiter hinsichtlich RPA-Einsatz einen sofortigen Return-on-Investment erwarten. Die Wahrheit ist aber, dass die Konzeption und Umsetzung von nachhaltigen Automatisierungen, die in umfassende Geschäftsprozesse und Systeme eingebunden sind, komplizierte und aufwendige Prozesse sind. In einer kürzlich durchgeführten Pega-Umfrage unter Unternehmen, die RPA einsetzen, erklärten 53 Prozent der Befragten in Deutschland, dass RPA schwieriger einzuführen sei als ursprünglich erwartet.

Die Gründe sind eigentlich offensichtlich: Bei den meisten wichtigen Geschäftsprozessen sind immer auch verschiedenste menschliche Aktivitäten zu berücksichtigten. Viele von ihnen sind nicht dokumentiert, sodass eine unmittelbare und schnelle Automatisierung dieser Arbeiten nicht möglich ist. Auch die Anwendungsvielfalt ist ein weiterer Faktor, der die durchgängige Automatisierung erschwert: von individuellen Benutzeroberflächen bis hin zu Anwendungen von Drittanbietern, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen.

Nicht zuletzt müssen Aspekte wie Governance, Sicherheit, Compliance oder Hardware-Anforderungen beachtet werden. Auch sie sind kritisch für den Erfolg und vielfach eine unterschätzte zeitliche Komponente bei der RPA-Umsetzung.

Insgesamt ist die RPA-Einführung also nicht so einfach, wie vielfach propagiert wird. Eine enge Zusammenarbeit von Fachabteilungen und IT ist unerlässlich, um die konkreten Herausforderungen zu erkennen, die richtigen Anwendungsfälle zu identifizieren und letztlich diejenigen RPA-Initiativen zu ergreifen, die Erfolg versprechend sind.

Trugschluss 2: RPA braucht keinen agilen Ansatz

Traditionelle Unattended RPA ist generell nicht sehr agil. Es mag vielleicht einige einfache Aufgaben geben, die damit in agiler Art und Weise automatisiert werden können, aber für Quick-Wins ist die Kombination von Attended RPA – etwa Bots, die den Mitarbeiter am Desktop in Echtzeit unterstützen – und Unattended RPA der agilste Weg für eine RPA-Implementierung.

Pega hat festgestellt, dass der Erfolg dieses agilen Ansatzes mit Attended RPA ein ideales Sprungbrett für den kontinuierlichen sowie iterativen Aufbau und die Skalierung eines RPA-Programms darstellt. In der Regel können so erste Projekte innerhalb von sechs bis zwölf Wochen durchgeführt werden. Jede Iteration einer weiteren Aufgabenautomation ist dann typischerweise in ein- bis zweiwöchigen Zyklen umsetzbar. In einem konkreten Fall skalierte ein Anwender mit dieser Vorgehensweise im ersten Jahr auf bis zu 35.000 Attended-RPA-Bots.

Trugschluss 3: RPA ist eine Automatisierungsplattform

Auf jeden Fall darf RPA nicht als die Lösung schlechthin für die intelligente Automatisierung betrachtet werden, sie ist lediglich ein kleiner Teil des Puzzles. Für die Automatisierung und Reduzierung der Komplexität umfassender Prozesse, die sich über interne und externe Systeme, maschinelle und menschliche Arbeiten, maßgeschneiderte Software sowie Systeme und Anwendungen von Drittanbietern erstrecken, sind RPA-Lösungen nicht entwickelt worden. Dafür gibt es iBPMS (intelligente Business Process Management Software)-Plattformen.
RPA hingegen ist ideal geeignet für die Automatisierung von Arbeiten, die drei Bedingungen erfüllen: hohes Volumen, geringe Komplexität und Regelbasiertheit. Und in aller Regel erkennen Unternehmen sehr schnell, dass es weit weniger Tätigkeiten gibt, die alle drei Kriterien erfüllen, als sie ursprünglich dachten.

„Die Vermeidung der genannten Fehler ist ein erster Schritt für eine erfolgreiche RPA-Nutzung. Wichtig ist die Erkenntnis, dass RPA eine eigenständige Technologie ist, die sich durch die Automatisierung von regelbasierten Aufgaben mit hohem Volumen und geringer Komplexität auszeichnet“, erklärt Jörg Richter, Head of Solutions Sales Consulting bei Pegasystems. „RPA-Tools funktionieren dann am besten, wenn sie umfassendere Automatisierungslösungen ergänzen, das heißt Plattformen für die digitale Prozessautomatisierung und für das intelligente Business Process Management. Sie wurden entwickelt, um komplexe Unternehmensprozesse zu orchestrieren und zu rationalisieren. Und RPA-Implementierungen können hier einen Teilbereich abdecken.“