Wenn die Implementierung eines CRM-Systems für Sie gerade zum Albtraum wird, drängen sich Fragen auf. Wir sagen Ihnen, was jetzt zu tun ist. [...]
Mindestens ein Dutzend Analysten-Reports ließe sich an dieser Stelle zitieren, die über die Fail-Rate von CRM-Projekten mutmaßen. Verschiedene Methoden und Standards lassen die Fehlerquote mitunter recht heftig schwanken: Zwischen 18 und 69 Prozent soll sie betragen.
Zunächst einmal: Wenn gewisse Leute Ihr CRM-Projekt als Fehlschlag einschätzen, sollten Sie überprüfen, ob dieser Vorwurf überhaupt Substanz hat. Das tun Sie, indem Sie es auf Anzeichen für Misserfolg scannen:
War der Zeitplan eventuell von vornherein zum Scheitern verurteilt? War das Budget realistisch oder ist es eher Wunschdenken entsprungen?
- Duplikaten
- fehlerhaft zugeordneten oder „unsichtbaren“ Daten
- fragmentierten oder fehlerhaft erfassten Daten
- zu ungenau erfassten Daten (insbesondere, wenn es um Adressen und Produkt-IDs geht).
- Fehlende Bestandteile: Wurden die Ziele des Projekts früh genug definiert, so dass sie auch erfüllt werden konnten?
- Fehlgeschlagene Bestandteile: Worin hat sich der Fehlschlag manifestiert? Lag es an mangelndem Verständnis, simpler Unfähigkeit oder waren Qualitätsprobleme ausschlaggebend?
- Bestandteile die gut funktionieren, aber Zuverlässigkeitsprobleme aufweisen: Was ist das Problem? Das Design? Die Architektur und Konzeption? Eine schwache Implementierung? Fehler in der Entwicklung?
- Werden einige der fehlenden Bestandteile/Funktionen eventuell durch Subsysteme verursacht, die außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen (etwa externe Datenströme oder Data Warehouses)?
- Wurden die Benutzer während des Projekts wirklich durch- und tiefgehend mit einbezogen? Das ist ein Schlüsselfaktor für erfolgreiches, agiles Projektmanagement. Waren die, die sich jetzt lauthals beschweren, dabei im Laufe des Projekts überhaupt maßgeblich beteiligt?
- Wussten die Menschen, die die Erwartungen für Ihr CRM-Projekt festgelegt haben, überhaupt wovon sie reden?
- Gibt es Hinweise auf „Happy Ears“? Dabei handelt es sich um das tödliche Projekt-Phänomen, das die User glauben lässt, absolut Alles was mit einem System grundsätzlich möglich wäre, würde zum „zu erwartenden Standard“.
- Haben die Sales-Menschen, die Ihnen die CRM-Lösung angepriesen haben, eventuell Erwartungen geweckt, die in der Realität nur unter massiven Anpassungen erfüllbar sind? Nur um im Nachgang zu betonen, wie günstig es wäre externe Berater dafür einzusetzen?
- Gab es interne Bemühungen, den Erfolg des Projekts zu be- oder verhindern? Die Implementierung eines CRM-Systems ist schließlich immer auch ein Politikum.
- Wurde das Projekt von Ihrem Unternehmen gemanagt? Und wenn ja, war es Ihr erstes großes Projekt dieser Art?
- Hat sich die IT-Abteilung sinnvoll beteiligt und war kooperationsbereit?
Die klassische Reaktion, wenn ein Projekt fehlschlägt: Die Schuld wird dem Projektteam zugeschoben, Projektmanager werden ersetzt, Berater ausgetauscht und ein Crashkurs im „Besserwerden“ abgehalten. In Extremfällen kann es auch dazu kommen, dass das Management gleich das ganze System über Bord wirft.
- War die ursprüngliche Konzeption des Projekts realistisch/realisierbar?
- Ist das Unternehmen reif für große technologische Fortschritte in Sachen Automatisierung, Kultivierung und Management?
- Wurden die User auch ausreichend mit einbezogen, als es um die zu verändernden Prozesse ging? War erkennbar, dass sie lieber den alten Status Quo beibehalten wollten?
- Haben die Entscheider eine Mikromanagement-Monstrosität erschaffen?
- Besitzen die IT-Systeme und Datenquellen, in die das CRM-System integriert werden muss, über ausreichende Flexibilität, beziehungsweise Qualität, um die Use Cases umzusetzen?
- Waren Budget und Zeitplan im Einklang mit den Erwartungen hinsichtlich der Funktionalität?
- Gibt es immer noch ungenannte Erwartungen?
- Gibt es komplizierte Verflechtungen mit anderen Projekten?
- Wurde eine grundlegende Analyse durchgeführt, was die Erfüllung aller Projektziele tatsächlich kosten wird?
- Haben Projektmanagement oder beteiligte Entscheider eine „Fixpreis-Mentalität“ an den Tag gelegt?
- Hatten die Stakeholder ausreichend Zeit, um sich dem Projekt zu widmen? Oder wurden wichtige Entscheidungen aus Zeitmangel verzögert?
- Gab es größere Lücken im Zeitplan, in denen nichts voranging?
- Gab es konkurrierende Nutzergruppen mit konfliktbehafteten oder gar gegensätzlichen Zielen?
- Bestand ein echtes Vertrauensverhältnis zwischen den Usern und dem Projektteam?
- Gab es innerhalb des Teams Zweifel an den Fähigkeiten einzelner Beteiligter?
- Wurden ehrliche Fragen manchmal als Herausforderung oder gar Drohung interpretiert?
- Hat (in Zusammenhang mit dem Projekt) irgendjemand damit gedroht zu kündigen?
- Waren einige Leute schlicht unfähig, effektiv zusammenzuarbeiten?
- Wurden Ihnen rechtliche Konsequenzen angedroht?
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