Dropbox präsentiert den weltweit ersten Smart Workspace

Dropbox hat auf der ersten eigenen Nutzerkonferenz Work in Progress die neue Vision des ersten Smart Workspace vorgestellt. [...]

Ein Smart Workspace ist ein intelligenter digitaler Arbeitsbereich, der die Inhalte und bevorzugten Tools eines Teams übersichtlich vereint. Mit dem Smart Workspace können Nutzer leichter den Überblick behalten und sich in einer von fragmentierten Technologien und stetigen Ablenkungen geprägten modernen Arbeitswelt auf das Wesentliche konzentrieren.

Mit der heutigen Einführung von Dropbox Spaces wird der Smart Workspace zur Realität. Dropbox Spaces repräsentiert die Evolution des geteilten Ordners und ermöglicht eine viel engere Zusammenarbeit. Dropbox Spaces ist jetzt Teil der neuen Dropbox, die bereits im Juni angekündigt wurde. Dropbox Spaces bietet neue Funktionen, die auf DBXi, der Dropbox-Plattform für künstliche Intelligenz, basieren. Darüber hinaus hat Dropbox neue, praktische Funktionen für die Zusammenarbeit in der Desktop-, der Mobil- und Web-App hinzugefügt.

„Wir haben den Smart Workspace entworfen, weil wir heute mehr denn je Technologien brauchen, die unsere Arbeit vereinfachen, statt uns abzulenken“, so Drew Houston, CEO von Dropbox. „Mit Dropbox Spaces machen wir den ersten Schritt. Hier finden unsere Nutzer die Inhalte und Tools, die für sie am wichtigsten sind – übersichtlich organisiert in einem Arbeitsbereich. So können sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren und alle Teammitglieder sind immer auf dem gleichen Stand.“

„Moderne Wissensarbeiter werden permanent mit ablenkenden Benachrichtigungen überschwemmt, die sie daran hindern, ihre Arbeit effizient zu erledigen“, so Analyst Chris Marsh, Research Director Workforce Productivity and Compliance bei 451 Research. „Unsere Umfragedaten zeigen, dass nur ein Drittel der Mitarbeiter mit den im Arbeitsalltag verwendeten Anwendungen wirklich zufrieden ist: Die unglaubliche Fülle von Anwendungen stellt dabei das größte Problem dar. Der neue Smart Workspace von Dropbox löst dieses Problem, denn dieser vereint Cloud-Inhalte, Plattformdienste und künstliche Intelligenz in einem zentralen Arbeitsbereich und fördert die Kollaboration.“

Außerdem kündigt Dropbox an, dass die neue Desktop-App, die bisher nur als Vorabversion heruntergeladen werden konnte, ab heute allgemein verfügbar ist. Die neue Desktop-App enthält neben Dropbox Spaces weitere zukunftsweisende Funktionen. 

Organisiert bleiben

Diese neuen Funktionen in Dropbox erleichtern das Arbeitsleben:

• Bildersuche: Mit künstlicher Intelligenz werden Bildinhalte durchsucht, um Bilddateien in Formaten wie JPG, JPEG, PNG oder GIF zu finden. Die Bildersuche wird jetzt für Dropbox Professional-Nutzer eingeführt und ist bald auch in Dropbox Business verfügbar.
• Dateivorschauen: Nutzer können in Dropbox auch Dateien aus Programmen wie AutoCAD detailgenau auf dem Desktop ansehen, ohne die entsprechende Anwendung vorher installiert zu haben.
• Integration von Dropbox Paper in das Dropbox-Dateisystem: So können Nutzer ihre Paper-Dokumente direkt in Dropbox erstellen, speichern und öffnen. Diese Funktion ist ab heute für neue Paper-Nutzer und in Kürze auch für bestehende Nutzer verfügbar.
• Suchfunktion für Übersichten, um Übersichtsbeschreibungen zu durchsuchen.
• Demnächst verfügbar:
  • Dropbox Binder: Ein neues Tool, um Projekte, Prozesse und Wissen zu dokumentieren. Relevante Inhalte für das Team werden als zentrale, jederzeit aktuelle Informationsquelle zugänglich gemacht, damit Nutzer beim Erstellen von neuen Dokumenten einfach darauf zugreifen können. Diese Funktion wird in den nächsten Monaten als Betaversion veröffentlicht.

Auf das Wesentliche fokussiert

Die Dropbox-App enthält jetzt den Tab Für mich (über die Windows Task-Leiste bzw. die macOS Menüleiste zu finden). Auf künstlicher Intelligenz basierend, werden Nutzern personalisierte Empfehlungen und Details angezeigt, die ihnen die Arbeit erleichtern. Ähnlich wie bei anderen DBXi-Funktionen liefert der Tab Für mich intelligentere Vorschläge, je häufiger er genutzt wird. Zu den neuen intelligenten Funktionen gehören:

·        Datei– und Ordnerempfehlungen: Nutzern werden individuell passende Inhalte genau dann angezeigt, wenn sie gebraucht werden.

·        Kalenderintegration: Unterlagen für das nächste Meeting oder die Vorlagen für Meeting-Notizen werden genau zum richtigen Zeitpunkt angezeigt.

·        Team-Highlights: Nutzer können die wichtigsten Teamaktivitäten an einem zentralen Ort ansehen.

·        Demnächst verfügbar:

o   Personenseiten: Nutzer können relevante Inhalte zu Teammitgliedern finden und über ihre Aktivitäten (einschließlich der Dateiaktivitäten) auf dem Laufenden bleiben. In der Desktop-App können Nutzer auch direkt von ihren Personenseiten aus mit anderen Teammitgliedern kommunizieren. Personenseiten werden in den nächsten Monaten eingeführt.

Immer auf dem Laufenden

Außerdem wurden einige weitere Integrationen und Funktionen in den Arbeitsbereich aufgenommen, die Teams die Koordination untereinander erleichtern. Dazu gehören:

• HelloSign-Erweiterung: Nutzer können ihre Dokumente endlich mit wenigen Klicks elektronisch unterschreiben.
• Ansicht der letzten Aktivitäten: In der neuen Dropbox Desktop-App werden die letzten Aktivitäten und Kommentare einer Datei übersichtlich anzeigt.
• Demnächst verfügbar:
  • Dropbox Transfer: Nutzer können sicher und schnell große Dateien bis zu 100 GB senden. Diese Funktion ist ab sofort als Betaversion für einzelne Nutzer und als Vorabversion für Teams verfügbar.
  • Trello–Integration: Nutzer werden Dropbox-Inhalte spielend einfach zu einer Trello-Karte hinzufügen, eine Vorschau und die Dateiaktivität anzeigen sowie Dropbox-Dateien direkt in Trello bearbeiten können. Die Integration soll noch in diesem Jahr eingeführt werden.
  • Slack-Kanalzuordnung: Nutzer können Slack-Kanäle mit Dropbox-Ordnern verknüpfen und die Dateien in diesen Kanälen automatisch mit Dropbox synchronisieren. Die Einführung ist für Anfang des nächsten Jahres geplant.
  • Jetzt treffen: Mit dieser Funktion können Nutzer Zoom-Meetings direkt in Dropbox starten. Sobald das Meeting beendet ist, können Aufzeichnungen und Mitschriften automatisch in Dropbox gespeichert werden. Diese neue Funktion wird Anfang des nächsten Jahres eingeführt.

Einfachere Teamverwaltung

Außerdem hat Dropbox verschiedene Funktionen für IT-Administratoren veröffentlicht, die Unternehmen dabei helfen, eine sichere und agile Arbeitsumgebung bereitzustellen. Zu den neuen Funktionen gehören:

• Die Unternehmenskonsole erleichtert IT-Abteilungen, den Überblick über die Dropbox-Nutzung im gesamten Unternehmen zu bewahren.
  • Ab sofort können in der Konsole auch Einstellungen auf verschiedenen Instanzen konfiguriert werden und Administratoren können alle Team- und Mitgliederaktivitäten in Dropbox anzeigen, einschließlich der in Dropbox gespeicherten Cloud-Inhalte.
• Sofortmaßnahmen erleichtern Administratoren in bestimmten Situationen die Arbeit, zum Beispiel wenn Links gelöscht oder Objekte wiederhergestellt werden sollen. 
• Demnächst verfügbar:
  • Dropbox hat außerdem eine neue strategische Partnerschaft mit BetterCloud angekündigt, deren Integration noch in diesem Jahr verbessert werden soll. Durch Funktionen zur Orchestrierung und zum Schutz vor Datenverlust soll die Integration von BetterCloud dazu beitragen, Dropbox besonders sicher und effizient in Arbeitsumgebungen bereitzustellen, zu verwalten und zu überwachen.
  • Data Governance–Funktionen sind ebenfalls geplant. Tools, mit denen Dateiversionen bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt und für eDiscovery-Zwecke exportiert werden können, sollen Unternehmen bei der Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien helfen. In der privaten Betaversion sind neue Data Governance-Funktionen schon jetzt verfügbar. Eine Bereitstellung auf breiterer Basis folgt in den nächsten Monaten.