DSGVO in der Schule

Sitzpläne im Aushang und Noten per WhatsApp: Ist das legal? [...]

Beispiel 1

Situationsbeschreibung: Es wird eine Schule mit mehreren Ausbildungsklassen betrieben. Im Sekretariat hängen an der Wand Plakate mit den Fotos (ca 3×3 cm) und Namen der Schüler. Die Sitzpläne der Schüler hängen als A3-Plakate an der Wand. Sie sind häufig in Verwendung, auf sie kann kaum verzichtet werden.
Wenn eine Person in das Sekretariat kommt, steht sie im Regelfall vor einem Pult mit 2 abgewendeten Bildschirmen. Von diesem Standort aus sind die Plakate zwar sichtbar (ca 11 Pt Schrift), die Namen sind aber aus der Entfernung von ca 3 Metern nicht lesbar.
Fragestellung:
Ist die Plakatierung der Sitzpläne DSGVO-widrig?
Beurteilung der Datenschutzbeauftragten:
Die Fotos und auch die Namen der Schüler sind aus dieser Entfernung nicht identifizierbar. Dieser Umstand wird daher als eine Art Pseudonymisierung eingestuft. Daher könnte diese Situation als DSGVO-kompatibel bewertet werden.
Trotzdem wird empfohlen, eine Einwilligung von den Schülern einzuholen, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass jemand die Plakate – selbst aus 3m Entfernung – fotografiert und die Bilder vergrößert. Bei der heute üblichen Auflösung dieser Kameras könnten die Namen bei entsprechender Vergrößerung lesbar sein. Diese Begründung ist jedenfalls zu dokumentieren.

Beispiel 2

Situationsbeschreibung: In der Schulleitung wurde ein Diensthandy für WhatsApp angeschafft. Damit werden zB die Schüler informiert, wenn eine Unterrichtseinheit ausfällt, wann Prüfungstermine stattfinden usw.
WhatsApp wird auch dazu verwendet, um die Noten der Abschlussprüfung eines Semesters zu verkünden. Dazu wird die Liste aller Schüler einer Klasse mit dem Prüfungsergebnis in Form einer „vercodeten“ Note verschickt. D.h., dass anstelle der Note ein Buchstabe steht, der „Schlüssel“ ist nur den Schülern bekannt.
Fragestellung:
Ist die Übersendung der Notenliste DSGVO-widrig?
Beurteilung der Datenschutzbeauftragten:
Bei der WhatsApp Gruppe handelt es sich um eine geschlossene Gruppe. D.h., nur Gruppenmitglieder erfahren die Schülerliste und die vercodeten Noten. Nur sie wissen die „echten“ Noten.
Die Noten sind innerhalb einer Klasse kein Geheimnis, da diese ohnedies nach jeder Prüfung in der Klasse verlesen werden (ob das datenschutzrechtlich noch erlaubt ist, mögen Juristen beurteilen). Nur zum Semesterabschluss erfolgt die Verständigung per Handy, da die Schüler keinen Unterricht mehr haben und ein Vorlesen der Noten in der Klasse nicht möglich ist.
Problematisch scheinen nicht die Noten zu sein, sondern die Schülerlisten als solches. Zumindest dann, wenn sich jemand in die geschlossene Gruppe einschleicht.
Der Schule wird empfohlen, den Schülern eine Zustimmungserklären unterschreiben zu lassen, dass sie mit obiger Vorgangsweise einverstanden sind.

WhatsApp wird generell kritisch beurteilt:
FH-Prof. Mag. Dr. Peter Burgstaller LL.M., Professor für IT-/IP-Recht, Datenschutzrecht und Compliance wird mit der Aussage zitiert: „Wer WhatsApp legal nutzen will, müsste den Zugriff auf Kontaktdaten vor der Installation deaktivieren“. Nicht nur, dass WhatsApp auf alle Kontaktdaten zugreift, werden sie auch noch in USA gespeichert. In der Zwischenzeit verbieten zahlreiche Unternehmen bereits WhatsApp auf Dienst-Handys.
Der Datenschutz Niedersachsen gibt ua Folgendes zu bedenken: Bei der Nutzung von WhatsApp ist ein Verstoß gegen das Telekommunikationsgesetz (TKG) anzunehmen. Jeder Anbieter eines Telekommunikationsdienstes ist verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis zu wahren. Danach hat jeder Diensteanbieter erforderliche technische Vorkehrungen und sonstige Maßnahmen zum Schutz des Fernmeldegeheimnisses und gegen die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu treffen.

*) Das Tagebuch wird von den Datenschutz-Ziviltechnikern DI Wolfgang Fiala und DI Dr. Peter Gelber geschrieben, www.dsgvo-zt.at

Die bisherigen Folgen:

(7) Datenschutz: Risikoanalyse und Folgenabschätzung / TOM (1)
(6) Webseiten DSGVO sicher machen
(5) Wie man bei Auskunftsbegehren Identität richtig feststellt
(4) So müssen Lösch-Begehren befolgt werden
(3) DSGVO in der Schule
(2) DSGVO: Was tun mit spitzfindigen Auskunftsbegehren?
(2) Videoüberwachung – wer darf das und wie?
(1) DSGVO: Wie Datenpannen zu melden sind
(0) Ist die Reinigungsfirma ein Auftragsdatenverarbeiter?