Der Countdown läuft: In rund 100 Tagen tritt die EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft – mit Änderungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Als größter Marketingdaten-Anbieter des Landes unterstützt die Österreichische Post daher Unternehmen mit der eigens eingerichteten Data Academy bei allen datenrelevanten Fragen. [...]
Matthias Schlemmer, Leiter Daten- und Adressmanagement im Post-Geschäftsfeld Mail Solutions, erklärt in einer Fünf-Punkte-Checkliste, was Unternehmen bis Mai umgesetzt haben sollten.
1. Rechtsgrundlage für Datenverwendung beachten
Es gibt verschiedene Bedingungen, nach denen personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Neben Verträgen und Gesetzen, beispielsweise im Steuerrecht, ist die Datenverwendung gestattet, wenn dafür Einwilligungen (der Kunden) vorliegen oder wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens an der Datenverwendung besteht. Vor allem bei letzterem ist eine fachkundige, juristische Unterstützung meist unumgänglich. Auch bei vorliegenden Einwilligungen ihrer Kunden zur Datenverwendung haben die meisten Unternehmen noch Handlungsbedarf, da bisher erhaltene Zustimmungen, zum Beispiel zur Nutzung für Werbezwecke, noch nicht den strengen Regeln der EU-DSGVO entsprechen.
2. DSGVO-konforme Einwilligungen
„Nur eine DSGVO-konforme Zustimmung ist eine gültige Zustimmung“, erläutert Matthias Schlemmer. „Sie muss grundsätzlich freiwillig, eindeutig und aktiv sein. Die Aktivität ist mittels Opt-In sicherzustellen, also mit einer Einwilligungserklärung zur Datenweitergabe. Außerdem muss die Zustimmung umfassend informiert sowie zu einem bestimmten Zweck erfolgen. Diese Kriterien gelten auch für Zustimmungen, die vor Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung erteilt wurden.“ Werden sie nicht erfüllt oder kann kein Nachweis für die Einwilligung vorgelegt werden, werden Zustimmungen mit 25. Mai 2018 ungültig und Daten müssen gelöscht werden. Im Zweifelsfall sollten Experten zu Rate gezogen werden. „Mit den Services der Österreichischen Post können vorhandene Datenbestände unkompliziert geprüft und angereichert werden, damit Adressen nicht nur aktuell sind, sondern auch den Anforderungen der EU-DSGVO entsprechen“, so Schlemmer.
3. Bekanntheit und Belegbarkeit der Datenherkunft
Die Herkunft der gesammelten Daten sowie der Grund, warum sie gespeichert werden, müssen künftig bekannt und belegbar sein. Mit der DSGVO sollten Unternehmen daher die exakte Quelle, das Datum der Datensatzanlage sowie eine (etwaige) Zustimmung zur Datenverwendung beziehungsweise einen eventuellen Widerruf speichern.
4. (IT-)Lösung zur Datenlöschung implementieren
Personenbezogene Daten, für die keine Rechtsgrundlage mehr vorhanden ist – insbesondere jene, die nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck benötigt werden – sind ebenso zu löschen wie Datensätze von Personen, welche die Nutzung widerrufen haben. Jedoch reicht die gängige Löschfunktion von Betriebssystemen und Datenbanken in der Regel nicht aus, um die Anforderungen der EU-DSGVO zu erfüllen, da Daten zumeist lediglich als gelöscht markiert, aber nicht tatsächlich physisch gelöscht werden. Für die vollständige Datenlöschung wird meistens eine eigene Software benötigt. „Zu beachten ist, dass keine Kopien der gelöschten Daten gespeichert bleiben, auch nicht in einem Cloud-Speicher. Daten müssen so gelöscht werden, dass sie weder les- noch wiederherstellbar sind“, erklärt Schlemmer.
5. Prozess zur Datenpflege und Verarbeitungsverzeichnis erstellen
Werden die Datensätze inhouse verarbeitet, müssen alle Anforderungen der DSGVO vor 25. Mai 2018 umgesetzt und daher auch ein Prozess zur Datenaktualisierung und Datenpflege implementiert werden. Dieser ist laufend zu aktualisieren und gegebenenfalls mit anderen verbindlichen internen Datenschutzvorschriften abzugleichen. Vor der Einführung eines solchen Prozesses empfiehlt es sich, internes und externes technisches und rechtliches Feedback einzuholen. „Die DSGVO verpflichtet viele Unternehmen außerdem dazu, in gewissen Fällen ein Verarbeitungsverzeichnis, das Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert und Details des Datenverfahrens enthält, zu erstellen. Dieses legt auch die Rolle des Datenverantwortlichen beziehungsweise des Datenschutzbeauftragten fest“, so Schlemmer.
Datenschutz kann dabei aber nie nur Aufgabe einer einzelnen Person sein, sondern muss im Alltag von allen Mitarbeitern gelebt werden. Dazu Schlemmer: „Mitarbeiter müssen in die neuen Anforderungen der Verordnung eingeschult und über die Konsequenzen bei Verstößen aufgeklärt werden.“ Auch wenn sich in 100 Tagen vieles ändert, hält die EU-DSGVO großes Potenzial bereit. „Die DSGVO bietet Unternehmen die Chance, das Vertrauen ihrer Kunden durch den sorgsamen Umgang mit deren Daten zu stärken. Die Data Academy der Österreichischen Post bietet verschiedene Trainingsformate an, um Unternehmen DSGVO-fit zu machen.“
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