E-Book: Wie man mit Dokumentenmanagement mobile Arbeitsweisen schafft

Mobiles Arbeiten gewinnt immer stärker an Bedeutung. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollten daher mobile Arbeitsweisen fördern. KYOCERA hat die wichtigsten Voraussetzungen und auch mögliche Hindernisse in einem E-Book zusammengefasst. [...]

Die Digitalisierung hat Fahrt aufgenommen und bereits heute arbeiten wir in vielen Bereichen weitaus mobiler als noch vor einigen Jahren. Smartphones sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und immer mehr Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern das teilweise oder gänzliche Arbeiten aus dem Homeoffice. Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

1. Gesteigerte Produktivität: Im Homeoffice lassen sich Arbeitszeit und Privatleben besser in Einklang bringen und Reisezeiten können effizienter genutzt werden.
2. Fachkräftemangel entgegenwirken: Flexibilität steht auf der Wunschliste der meisten Angestellten ganz oben. Unternehmen, die hinsichtlich Arbeitszeit und auch Arbeitsort Flexibilität anbieten sind somit auch attraktive Arbeitgeber für Fachkräfte.
3. Verbesserte Teamarbeit: Mobile Lösungen ermöglichen es ganz einfach und ortsunabhängig mit Kollegen zusammen zu arbeiten. So wird der Austausch gefördert und Know-How kann optimal genutzt werden.
4. Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit: Wer am immer schneller agierenden Markt bestehen will muss flexibel auf veränderte Bedingungen reagieren – seien es Kundenwünsche oder Produktlaunches. Verstärkte Digitalisierung fördert eben diese Flexibilität und durch die ständige Verfügbarkeit von Informationen auch die Fähigkeit, schnell und individuell reagieren zu können.

Herausforderungen und Hemmnisse bei der Umsetzung mobiler Arbeitsweisen

Die Herausforderungen liegen häufig in der technischen Umsetzung der Digitalisierung. Wer Digitalisierung nur „nebenbei“ betreibt, wird es schwer haben, die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen. Flexible Arbeitszeiten und –orte werden gerade in mittelständischen Unternehmen häufig als Kontrollverlust gesehen, da der Mitarbeiter nicht mehr von morgens bis abends hinter seinem Schreibtisch im Büro sitzt und dort physisch anwesend ist. Meist ist jedoch das Gegenteil der Fall: erhöhte Digitalisierung führt auch zu erhöhter Transparenz; Arbeitsschritte oder Meilensteine sind digital sichtbar und somit auch verfügbar.

Junge Mitarbeiter fordern mobiles Arbeiten schon häufig aktiv von ihren Arbeitgebern ein. Ältere Angestellte sind hier oft noch skeptisch. Umso wichtiger ist es, dass auch diese Mitarbeiter ins Boot geholt werden und man ihnen das notwendige Rüstzeug mitgibt, um die Vorteile des mobilen Arbeitens auch nutzen zu können.

Sicherheit ist nicht nur am Büroarbeitsplatz, sondern natürlich auch im mobilen Büro ein wichtiger Punkt. Viele Sicherheitsrisiken sind jedoch gänzlich ortsunabhängig – Malware-Attacken, Phishing oder Cyberspionage können im Homeoffice genauso zuschlagen wie am klassischen Büroarbeitsplatz. Hier gilt es viel mehr Mitarbeiter zu sensibilisieren und ausreichend technische Sicherungen zu etablieren.

Zuletzt liegt eine große Herausforderung natürlich in der Bereitstellung funktionierender und praktikabler Tools. Mitarbeiter benötigen das richtige Werkzeug, um mobil arbeiten zu können. Je größer der Anteil an papierbasierten Prozessen desto schwieriger wird dies und umgekehrt fördert ein hoher Grad der Digitalisierung die Effizienz von mobilem Arbeiten. Mit DMS zu mobilen Arbeitsweisen Die logische Schlussfolgerung kann nur ein funktionierendes Informationsmanagementsystem sein, um effizientes mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Wenn Informationen jederzeit und überall vorhanden sind kann auch ganz einfach außerhalb des Büros bzw. außerhalb der klassischen Arbeitszeiten gearbeitet werden. Das Herz der Digitalisierung ist die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems, das individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird und die verschiedenen Prozesse digitalisiert und optimiert.