E-Mail-Archivierung spart Zeit und Geld

Unternehmen in der DACH-Region müssen E-Mails über Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahren. Einerseits. Andererseits sind laut dem Innsbrucker Service-Provider DIC-Online mit einer Archivierungslösung nicht nur rechtliche Pflichten verbunden. Vielmehr ergeben sich auch viele handfeste wirtschaftliche Vorteile. [...]

E-Mails sind in der digitalen Unternehmenswelt längst zur Wissensressource avanciert. Damit der schnelle und komfortable Zugriff jedoch funktioniert und solcherart die Effizienz und die Produktivität eines Unternehmen gesteigert werden kann, bedarf es einer entsprechenden Lösung. Nur ein zentrales Archiv bietet die Möglichkeit, die E-Mails aller Mitarbeiter zu durchsuchen, selbst wenn Firmen keinen eigenen Mailserver betreiben. Das ist bei Außendienstmitarbeitern interessant. So lässt sich schnell ermitteln, wer einen entsprechenden Kontakt hatte.
Ein Mailserver-Archiv, wie jenes der Düsseldorfer Firma MailStore verhindert nicht nur, dass Server unnötig überlasten. Auch werden die Kosten für Storage und Backup- und Restore-Prozesse reduziert. Am Ende lassen sich auf diese Weise finanzielle Risiken abfangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können. Denn: Immerhin werden bis zu drei Viertel aller geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens in Form von E-Mails gespeichert.
Digitales Management
DIC-Online setzt auf die oben angeführte E-Mail-Archivierungslösung und ermöglicht eine Erweiterung der gehosteten E-Mail-Accounts zur Archivierung. Der Kunde muss praktisch nichts tun, um die rechtlichen Auflagen zur Archivierung elektronischer Dokumente zu erfüllen. Zudem lässt sich über einfach zu bedienende Tools direkt im Archiv gezielt suchen. Weitere personalisierte Einstellungen lassen sich selbst durchführen oder an DIC-Online übertragen. Das gilt sowohl für einzelne E-Mails als auch für virtuelle Mailserver (mit eigener Domäne). DIC-Online ermöglicht zudem die Aufstellung und den Betrieb von firmeneigenen Archivservern (Hosting) sowie auch die Einrichtung direkt beim Kunden vor Ort – eventuell verbunden mit einer automatischen externen Sicherung der bestehenden Archive.