E-Mail verschlingt wertvolle Arbeitszeit

Laut einer Studie von Varonis gehen wichtige Aufgaben in der E-Mail-Flut unter. [...]

Die Studie identifizierte drei unterschiedliche Arten, wie Mitarbeiter versuchen, der E-Mail-Flut Herr zu werden: 34 Prozent der Befragten sind „Ableger“, die ihr Postfach täglich leeren und ihre Nachrichten in Ordnern speichern. Den Gegenpol dazu bilden die „Sammler“, die E-Mails nie löschen und etwa 17 Prozent der Mitarbeiter ausmachen. Die meisten Studienteilnehmer (44 Prozent) verwenden eine Mischung dieser beiden Methoden, um ihr Postfach unter Kontrolle zu halten. Zusätzlich zum Lesen und Schreiben von E-Mails verbringen 40 Prozent der Befragten 30 Minuten täglich bzw. 120 Stunden pro Jahr mit deren Verwaltung.

Eine kleine, aber vielsagende Gruppe von 6 Prozent hat jedoch alle Versuche, ihre E-Mails in den Griff zu bekommen, gänzlich aufgegeben. David Gibson, Vice President of Strategy bei Varonis, erklärt: „Wir beobachten einen zunehmenden Trend: Immer mehr Menschen kämpfen gegen die E-Mail-Flut. Manche resignieren sogar völlig oder löschen ihr gesamtes Postfach. Offensichtlich suchen überforderte Mitarbeiter zunehmend nach Methoden, um ihren Kopf freizubekommen, und nehmen sich virtuelle Auszeiten, um im Internet oder in sozialen Netzwerken zu surfen.

Tatsächlich hat die Studie gezeigt, dass 43 Prozent der Befragten abschalten, indem sie Nachrichten im Internet lesen. 28 Prozent hören dagegen während der Arbeit Musik. Erstaunlicherweise flüchten C-Level-Führungskräfte und Manager häufiger auf Social-Media-Websites als ihre Mitarbeiter: Mehr als ein Viertel von ihnen greift auf Twitter zu, fast ein Drittel auf Facebook. Im Vergleich dazu verwendet nur jeder zehnte Mitarbeiter Facebook, und noch weniger twittern während der Arbeitszeit.

„Ob sich Mitarbeiter nun von einer Vielzahl unterschiedlicher Medien ablenken lassen oder einfach den Überblick über ihre Postfächer verloren haben – wenn sie die E-Mail-Lawine, die auf sie zurollt, nicht in den Griff bekommen, steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich an. Knappe zwei Drittel der Studienteilnehmer berichteten von einem Missgeschick, bei dem eine E-Mail versehentlich verschickt wurde – bei jedem 20. hat eine fälschlich versandte E-Mail sogar Compliance-Probleme verursacht. Die einzige Rettungsboje für Mitarbeiter wäre der Einsatz automatisierter Prozesse, die sie bei der Organisation, Verwaltung und Priorisierung ihrer E-Mails unterstützen, so dass sie die Übersicht darüber behalten, was wann für wen wichtig ist“, sagt Gibson.