Das Kompetenzzentrum soll Unternehmen verstärkt bei der Digitalisierung der Rechnungsstellung (E-Invoicing) unterstützen, vor allem im Hinblick auf die zu erwartende Flut an Regelungen in den einzelnen EU-Ländern. [...]
Der Rat der Europäischen Union hat die Umsetzung des Kommissionsvorschlages zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems in der EU (ViDA) beschlossen. Ein Beschluss mit immenser Bedeutung für Europas Unternehmen. Die EDITEL-Gruppe, ein international tätiger Spezialist für elektronischen Datenaustausch (EDI) und E-Invoice mit Hauptsitz in Wien, hat daher bereits im Vorfeld ein neues, internationales E-Invoicing Competence Center etabliert. Dieses Kompetenzzentrum soll Unternehmen verstärkt bei der Digitalisierung der Rechnungsstellung (E-Invoicing) unterstützen, vor allem im Hinblick auf die zu erwartende Flut an Regelungen in den einzelnen EU-Ländern. Denn ViDA sieht vor, dass die Mitgliedsstaaten ab Veröffentlichung der Richtlinie im EU-Amtsblatt eigene nationale E-Rechnungssysteme einführen dürfen. Was einige Länder wie Deutschland oder Italien bereits tun bzw. getan haben.
Das Loch ist groß: Rund 61 Milliarden Euro sollen den EU-Staaten im Jahr 2021 an Umsatzsteuern (Mehrwertsteuern) entgangen sein, allein in Österreich waren es 883 Millionen Euro. So die Zahlen der Europäischen Kommission, die im vorläufig letzten VAT Gap Report vorgelegt wurden. Vor diesem Hintergrund haben sich die EU-Staaten erst kürzlich im ECOFIN-Rat (Rat der Finanzminister der EU-Mitgliedsstaaten) auf die Umsetzung der lange umstrittenen ViDA-Richtlinie geeinigt (ViDA steht für VAT in the Digital Age, VAT = Value Added Tax – Mehrwertsteuer bzw. in Österreich Umsatzsteuer). „Es ist davon auszugehen, dass die EU-Staaten – angesichts der Budget-Situation in den meisten Ländern – sehr rasch eigene nationale Regelungen für E-Invoicing umsetzen werden, um diese Mehrwertsteuer-Lücke zu schließen“, sagt Tomasz Kuciel, Leiter des E-Invoicing Competence Centers bei EDITEL.
Tatsächlich haben einige Länder bereits die entsprechenden Schritte gesetzt. So etwa Italien, das schon seit einiger Zeit E-Invoicing im B2B-Bereich eingeführt hat, oder Deutschland, wo seit 1.1. 2025 die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen – mit Übergangsregelungen – umgesetzt wird. Wie schon seit einigen Jahren im B2G-Bereich wird auch in weiterer Folge im B2B-Bereich die Übermittlung einer E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datenformat verpflichtend. Eine einfache PDF-Rechnung wird dann nicht mehr ausreichen, weil das Datenformat verbindlich die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen muss. Das trifft aktuell in Deutschland unter anderem auf das ZUGFeRD-Format zu, welches bereits im B2B- und B2G-Bereich eingesetzt wird, sowie auf die XRechnung, die Unternehmen insbesondere zur Abrechnung öffentlicher Aufträge (B2G) verwenden. Laut einer aktuellen Studie des deutschen Branchenverbandes bitkom können erst 45 Prozent der befragten Unternehmen E-Rechnungen empfangen, obwohl der Empfang entsprechender Rechnungen seit Jahresbeginn 2025 verpflichtend ist. Bei ausgehenden Rechnungen nutzen 55 Prozent der Unternehmen bereits die E-Rechnung, vorherrschend sind dabei mit einem Anteil von 71 Prozent EDI-Formate.
EU-Kommission rechnet mit Einsparungspotenzial von 41 Milliarden Euro
Die Initiative der EU bringt aber nicht nur neue Vorschriften, sondern birgt für Unternehmen auch ein riesiges Einsparungspotenzial allein im Rechnungswesen. Laut dem „Global e-invoicing and tax compliance report 2024“ des internationalen Beratungshauses Billentis liegt das Potenzial von elektronischen Rechnungen im europäischen B2B-Bereich bei mehr als 10 Milliarden E-Rechnungen, Tendenz steigend. In Österreich werden Rechnungen allerdings noch immer vor allem papierbasiert oder unstrukturiert per E-Mail verschickt. Laut den Autoren der Billentis-Studie rechnet die EU-Kommission durch die Umsetzung von ViDA innerhalb von zehn Jahren mit Einsparungen in Höhe von 41 Milliarden Euro für Europas Unternehmen – was einem jährlichen Kosten-Einsparungspotenzial von 4,1 Milliarden Euro entspricht.
Neues E-Invoicing-Kompetenzzentrum macht fit für die Zukunft der E-Rechnung
Um heimische und europäische Unternehmen vorausschauend bei der Umstellung auf die neuen Regularien zu unterstützen und ihnen einen Überblick über die verschiedenen rechtlichen und technischen Anforderungen in den EU-Ländern zu geben, hat die international tätige EDITEL-Gruppe ein eigenes, internationales E-Invoicing Competence Center etabliert. Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria am Hauptsitz in Wien: „Wie die bitkom-Studie zeigt, setzt die große Mehrheit der Unternehmen, die bereits mit E-Invoicing arbeiten, auf EDI-Formate. EDI-Lösungen sind seit 40 Jahren unsere Kernkompetenz. Egal ob es sich um E-Rechnungen oder die elektronische Übermittlung von Daten innerhalb einer Lieferkette handelt, wir haben uns im Laufe der Jahrzehnte ein großes EDI-Knowhow in zahlreichen europäischen Ländern aufgebaut. Dieses Knowhow bündeln wir nun in unserem internationalen E-Invoicing-Kompetenzzentrum. Unser Competence Center wird Unternehmen mit strategischer Beratung rund um E-Invoicing und E-Reporting und der rechtzeitigen Umsetzung von zeitgemäßen digitalen Lösungen unterstützen.“
Mit einer Verbindung alle Geschäftspartner ViDA-konform erreichen
Mit dem neuen E-Invoicing Competence Center unterstützt die EDITEL-Gruppe sämtliche Ausprägungen der nationalen E-Invoicing-Modelle. „Das heißt, mit nur einer einzigen Verbindung zu EDITEL erhalten Unternehmen Zugang zu all ihren Geschäftspartnern, unabhängig von deren E-Invoicing-Standards oder den verwendeten Systemen. Wir begleiten Unternehmen im B2B- und im B2G-Bereich bei der rechtskonformen Erstellung, Prüfung, Konvertierung und Übermittlung elektronischer Rechnungen. Per E-Mail verschickte PDF-Rechnungen werden künftig nicht mehr akzeptiert, sondern nur noch E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat, das automatisiert verarbeitet werden kann“, erklärt Tomasz Kuciel, Leiter des E-Invoicing Competence Centers bei EDITEL.
Über die zentrale Datendrehscheibe eXite von EDITEL ist praktisch jedes Unternehmen weltweit erreichbar. Diese EDI-Plattform, über die jährlich hunderte Millionen Transaktionen abgewickelt werden, nutzen bereits mehr als 50.000 Unternehmen in ganz Europa und darüber hinaus. Zudem bietet der EDI-Dienstleister Zugang zum europäischen PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), das in einigen EU-Ländern speziell für E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) von Bedeutung ist.
E-Rechnung ist nur die Spitze des Eisbergs
Künftig könnte die elektronische Rechnungsstellung in Europa zudem den Weg zu einer stärker vernetzten und digitaleren Wirtschaft ebnen. Denn eine Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung – sie ist der letzte Schritt in einer komplexen Reihe geschäftlicher Kommunikation. „Eine strukturierte E-Rechnung ist somit nur die Spitze des Eisbergs, unter dem eine Vielzahl von Prozessen – von der Bestellung bis zur Lieferbestätigung – liegt. Die ViDA-Initiative wird der Digitalisierung dieser vorgelagerten Geschäftsprozesse noch viel Schwung verleihen“, blickt EDITEL-Geschäftsführer Marlovits in die nahe Zukunft.
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