Case Study der Fabasoft Approve GmbH zu Primetals Technologies. [...]
Als weltweit tätiger Stahlwerksbauer begleitet Primetals Technologies Kunden in Projekten vom Vorprojekt bis hin zur Endabnahme und darüber hinaus mit Serviceleistungen. Projektlaufzeiten betragen in der Regel bis zu drei Jahre.
In dieser Zeit gilt es, technische Daten und Unterlagen wie Fertigungszeichnungen, Spezifikationen, Stücklisten sowie Manuals entsprechend vertraglich definierter Vorgaben mit Herstellern und Kunden termintreu auszutauschen. Für die erfolgreiche Projektabnahme ist der lückenlose Nachweis über die Erfüllung aller Vertragsklauseln sowie der pünktliche Transfer der Versandpakete („Transmittals“) essentiell.
Dabei übermittelt das Projektmanagement bei Großprojekten bis zu 50.000 Dokumente. Zumeist erfolgte ein Versand, bei dem kein Ausdruck erforderlich war, in zwei Schritten: Ein Datenpaket wurde aus SAP P&E als „Single Source of Truth“ auf ein internes Laufwerk kopiert und anschließend unter anderem nach Microsoft SharePoint transferiert. Die empfangende Person erhielt eine manuell versendete Information über das Vorhandensein neuer Unterlagen.
Aufgabenstellung: Nachvollziehbare Projektkommunikation
Der Wunsch lautete, statt SharePoint ein Cloud-Service mit direkter SAP-Anbindung zum Managen von Transmittals einzusetzen. Dieses sollte in der Lage sein, Datenempfänger:innen automatisiert über den Eingang neuer Unterlagen zu informieren. Eine weitere Vorgabe bestand in der Unterstützung von individuellen, vertraglich festgelegten Dateiformaten.
„Wir wollten mit Approve on Fabasoft PROCECO eine Option schaffen, Daten unkompliziert in einem Schritt zu übermitteln, ohne dabei manuell eingreifen zu müssen. Dass die Software Dokumente dabei automatisiert mit Metadaten wie Version, Sprache, Engineering Package, Kundennummer oder Vertragsnummer anreichert und im Portal für die Kunden transparent darstellt, ist optimal“, erklärt Gerhard Guger, Head of Project Coordination Casting & ESP bei Primetals Technologies.
Eine zentrale Anforderung betraf zudem die Nachvollziehbarkeit, welche Informationen wann und von wem heruntergeladen wurden.
Eine Baumstruktur, zwei Projektansichten
Approve übernimmt die Versandpakete zu jedem Projekt aus dem datenführenden SAP und stellt diese in einer strukturierten Baumansicht dar. Über eine integrierte Volltextsuche greifen Projektmitglieder schnell auf die durchnummerierten Transmittals zu. Den Paketen zugehörige Dokumente und Letters (Geschäftsbriefe) als auch deren Empfänger:innen sind jederzeit klar ersichtlich.
Über eine in die Benutzeroberfläche integrierte Dokumentenansicht werden Inhalte, beispielsweise PDF-, Office- oder AutoCAD-Dateien, gesichtet und nachvollziehbar heruntergeladen.
Parallel dazu steht eine Gliederung der Anlagen in Plants (Werke) und Bereiche zur Verfügung, in welcher die entsprechenden Projektunterlagen versioniert abgelegt sind.
Vorteile der Collaboration Plattform
Da über die Collaboration Plattform sensible Daten zu geschütztem Know-how ausgetauscht werden, spielt Datensicherheit eine zentrale Rolle. Ein granulares Berechtigungssystem inklusive Stellvertreterregelung legt fest, auf welche Daten ein User zugreifen darf. Jeder Bearbeitungsschritt wird in einem Audit-Log automatisiert vermerkt.
So entsteht eine umfassende Historie zu jedem Versandpaket. Automatisierte Notifikationen für Empfänger:innen und Absender:innen informieren über den Übermittlungsstatus der Transmittals und minimieren somit das Risiko von Verzögerungen im Projekt.
„Approve erfüllt alle Anforderungen von Primetals Technologies in Hinblick auf Security und Datensicherheit. Bei der Übermittlung von sensiblen Geschäftsdaten zum Kunden oder Hersteller ist die vorhandene Ende-zu-Ende Verschlüsselung besonders wichtig. Auch die Datenhaltung in Österreich ist für uns ein Riesenvorteil“, erklärt Guger.
Sämtliche Versandpakete stehen für den Kunden während der gesamten Projektlaufzeit zur Verfügung. Über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung können sich diese in der browserbasierten Software anmelden.
Benutzerfreundlich und flexibel
Die Anwendung ist einfach in der Handhabung – sowohl für Kunden und Zulieferer als auch für das interne Projektmanagement. Der manuelle Aufwand beim Datentransfer entfällt. Durch smarte No- und Low-Code-Erweiterungen lässt sich Approve schnell und ohne Programmieraufwand an individuelle Projektanforderungen anpassen
Über Primetals Technologies
Primetals Technologies, mit Hauptsitz in London, ist ein technologischer Pionier und ein weltweit führendes Unternehmen in den Bereichen Engineering, Anlagenbau und Lifecycle-Services für die Metallindustrie. Das Joint Venture von Mitsubishi Heavy Industries und Partnern beschäftigt weltweit etwa 7.000 Mitarbeitende.
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