Elektronisches Qualitätsmanagementsystem – Wofür braucht man das?

Stellen Sie sich täglich Fragen wie, habe ich das Feld in der Fußzeile des Dokuments aktualisiert? Warum liegen hier Duplikate etlicher Dokumente vor? Haben wir die alte Version dieses Dokuments bereits aus dem System entfernt? Warum dauert das mit der Dokumentenfreigabe immer so lange und müssen Dokumente für deren Freigabe wirklich über alle Schreibtische wandern, wo sie im besten Fall vergessen oder gar verloren gehen? Wieso stapeln sich bei uns sperrige Ordner voller Papierdokumente – und das in der heutigen Zeit? [...]

Das sind wahrscheinlich nur ein paar Fragen, die Sie und Ihr Team täglich beschäftigen. Man könnte mit der Aufzählung der Qualitätsmanagement-«Pain-Points» wohl beliebig weitermachen, doch am Ende des Tages stellen Sie sich demütig die Frage: «Wer soll hier bitte noch den Überblick behalten?»

Das ist die bittere Realität von vielen Unternehmen. Doch was tun gegen diese “Pain-Points”?

Wofür braucht man ein Elektronisches Qualitätsmanagementsystem?

Es ist naheliegend, alle Dokumente einfach auf Google Drive, Dropbox oder eigenen Servern abzulegen. Doch solche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) haben ihre Grenzen und Funktionen wie Workflow Management, Visualisierungen oder elektronische Signaturen sind technisch nicht möglich. Wir alle kennen die Schwierigkeiten, die wir täglich mit Dokumentenfreigaben, Duplikaten oder Versionshistorien haben. Mit einer einfachen Dokumentenablage ist es ehrlich gesagt nicht möglich, Fehler in diesen Bereichen zu vermeiden.

Daher kann es Sinn machen, ein digitales Qualitätsmanagementsystem (eQMS) in Betracht zu ziehen.

Ein eQMS ist ein System, das entwickelt wurde, um die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen zu erleichtern. Das System soll die Einhaltung von Vorschriften und Normen erleichtern, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessern und eine einheitliche Kommunikation innerhalb der Organisation ermöglichen.

Warum benötigt man ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem?

Ein eQMS ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die hohe Standards in Bezug auf die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen einhalten möchten. Ein elektronisches QM-System bietet verschiedene Vorteile:

1. Verbesserte Effizienz

Ein eQMS kann dazu beitragen, Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu optimieren. Die Verwendung von standardisierten Prozessen erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen. Zudem können Aufgaben automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart.

2. Weniger Arbeit in der Compliance

Weiterhin hilft ein eQMS dabei, sicherzustellen, dass ein Unternehmen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften arbeitet. Das System erleichtert die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen, was zu einem besseren Überblick über die Einhaltung von Vorschriften führt.

3. Bessere Qualität & bessere Kommunikation

Ein eQMS verbessert in der Regel die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Durch die Anwendung standardisierter Prozesse und die Optimierung von Abläufen kann nämlich  die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessert werden. Zudem wird die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert, denn dank dem eQMS können Informationen schneller und effizienter geteilt werden.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines eQMS achten?

Bei der Auswahl eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS) für Ihr Unternehmen sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Hier einige wichtige Überlegungen:

• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
  • Prüfen Sie, ob das eQMS die Anforderungen der geltenden Gesetze und Vorschriften erfüllt, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen gelten.

• Benutzerfreundlichkeit
  • Stellen Sie sicher, dass das eQMS einfach zu bedienen und zu navigieren ist. Eine benutzerfreundliche Software erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit und fördert die Akzeptanz des Systems.
• Flexibilität
  • Überlegen Sie, ob das eQMS flexibel genug ist, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen und sich an Veränderungen anzupassen.
• Integration
  • Prüfen Sie, ob sich das eQMS nahtlos in andere Systeme und Werkzeuge integrieren lässt, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, wie z. B. ERP-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme.
• Unterstützung und Schulung
  • Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter des eQMS einen guten Kundensupport bietet und Schulungen durchführt, damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.
• Sicherheit
  • Überprüfen Sie die Sicherheitsmerkmale des eQMS, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Informationen sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie ein eQMS auswählen, das Ihren Anforderungen entspricht und Ihrem Unternehmen hilft, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu liefern.

Fazit

Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die hohe Qualitätsstandards für ihre Produkte und Dienstleistungen einhalten wollen.

Ein eQMS kann dazu beitragen, Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern.