Automatisierung macht Finanzprozesse schneller und effizienter. Genau das brauchen CFOs heute. Denn das Management verlangt für seine Entscheidungen exakte Daten und das auch noch möglichst schnell. [...]
Chief Financial Officers (CFOs) sind heute nicht mehr nur als Finanzexperten gefragt, sondern auch als strategische Berater. In einer Zeit, in der Unternehmen von bedeutenden geopolitischen Ereignissen, der Achterbahnfahrt der Währungskurse und schwankenden Rohstoffpreisen gebeutelt werden, ist dies keine leichte Aufgabe. Dazu kommt, dass interne und externe Stakeholder zunehmend verunsichert sind und mehr Transparenz einfordern. CFOs sind daher in der Pflicht, schneller genauere Informationen zu liefern.
Automatisierte Prozesse ermöglichen es CFOs und ihren Teams, häufigere und genauere Berichte zu erstellen, Finanzabschlüsse schneller durchzuführen und entscheidend in Unternehmensdaten einzutauchen, um unverzüglich strategische Erkenntnisse für andere Führungskräfte bereitzustellen.
Es gibt viele Gründe, warum sich die Automatisierung derzeit zu einem der wichtigsten Verbündeten der CFOs entwickelt, aber einige Punkte stechen besonders heraus:
Ordnung ins Chaos bringen
Viele Unternehmen geben zu, dass sie für die Berichterstellung weiterhin manuelle Dateneingabe und Tabellen verwenden. Das macht Abläufe umständlich und hält die gesamte Prozesskette auf.
Mit automatisierten Prozessen in der Cloud gibt es keine unstrukturierten Abläufe aus E-Mails und unklaren Prüfpfaden. Stattdessen wird jeder Eintrag beziehungsweise jede Änderung an einem Bericht automatisch in jedem betroffenen Dokument berücksichtigt. Dies bedeutet, dass jeder Beteiligte mit denselben aktuellen Informationen arbeitet. All dies führt zu einem schnelleren Prozess und einem transparenteren Prüfpfad. Unternehmen sind dadurch jederzeit in der Lage, Berichte auszutauschen wenn Stakeholder ein Update benötigen.
CFOs müssen schneller Entscheidungen treffen und sicher sein, dass diese auf fundierten Informationen basieren. Sicherzustellen, dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit in den richtigen Händen sind, und dass diese genau sind, ist absolut entscheidend für einen modernen CFO. Manuelle Prozesse können diese Aufgabe nicht mehr bewältigen.
Mehr Geschwindigkeit ohne Qualitätseinbußen
Ein einheitlicher Berichterstellungsprozess führt auch zu mehr Genauigkeit. An manuellen Prozessen sind typischerweise viele Personen beteiligt, die viele Versionen von Tabellen verwenden, was letztendlich die Fehlergefahr erhöht.
Im Fall von Kontenausgleichen sind bei jeder Weitergabe Tausende von Ausgleichen und Hunderte von Mitarbeitern beteiligt. Ein Team, das unter Druck steht, den Abschluss durchzuführen, wird wahrscheinlich Fehler machen. Und jeden Fehler in diesem Netz aus verschiedensten Prozessen nachzuverfolgen, führt zu einem großen Zeitverlust.
Wenn jeder auf Basis einer einzigen, aktuellen Informationsquelle arbeitet, wird die Fehleranfälligkeit drastisch reduziert. Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Finanzabschluss schneller und sicherer durchführen können. Amazon beispielsweise verkürzte durch die Automatisierung seiner Prozesse seinen Finanzabschlussprozess von fünf Tagen auf einen Tag, und 80 Prozent der Ausgleiche in Anlagenabschlüssen werden heute automatisch ohne jede manuelle Intervention abgeschlossen.
Sicheres Arbeiten mit der Cloud
Automatisierte Prozesse in der Cloud verbessern auch die Datensicherheit, da vertrauliche Informationen nicht mehr ungesichert während eines Berichterstellungs-Workflows weitergegeben werden. Alle Daten werden zentral gesichert und aktualisiert. Finanzführungskräfte können den Zugriff kontrollieren, sodass jeder Beteiligte nur Einträge ändern kann, die für ihn relevant sind.
Verständlicherweise waren Unternehmen traditionell vorsichtig damit, Finanzdaten Drittanbietern anzuvertrauen. Doch diejenigen, die deshalb die Cloud vermeiden, wähnen sich in falscher Sicherheit. Selbst wenn ein Unternehmen ein sehr gutes IT-Team und eine moderne technologische Infrastruktur hat, kann es meist nicht mit einem Cloud-Unternehmen mithalten, dessen Experten die Sicherheit und Verfügbarkeit von Anwendungen kontinuierlich optimieren.
Technik soll Mitarbeiter produktiver machen
Es ist ermutigend zu sehen, dass Finanzexperten Automatisierung als Chance und nicht als Bedrohung ansehen. Aber während automatisierte Prozesse CFOs und ihren Teams helfen, intelligenter zu arbeiten und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, ist die Technologie selbst nicht mehr als ein Wegbereiter.
Es geht nicht darum, dass Roboter den Menschen ersetzen sollen. Ziel ist vielmehr, den Schatz an Daten im Unternehmen sinnvoll zu nutzen und die täglichen Aufgaben zu optimieren. Strategische Entscheidungen werden schlussendlich von Menschen getroffen, und die Aufgabe, Finanzdaten zu verstehen, zu interpretieren und danach zu handeln, erfordert eine Person mit scharfem Verstand und einem weiteren Verständnis des Unternehmens.
Auch in dieser Hinsicht wandelt sich die Rolle von Finanzexperten. Sie müssen sicherstellen, dass neue Technologien so verwendet werden, dass Mitarbeiter produktiver werden und für Mehrwert in der Vorstandsetage sorgen.
Der nächste große Sprung
Die besten Finanzführungskräfte sind mit der Ausrichtung des Unternehmens betreut und sehen, wo die von Ihnen betreuten Prozesse beitragen können. Dies erfordert ein tiefgreifendes Verständnis von Daten und die Fähigkeit, ihre Teams aufzurütteln. Es erfordert den Willen und die Fähigkeit, mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Teil des Unternehmens unisono mitgeht.
Die Möglichkeit, schnell und überzeugend strategische Geschäftsstrategien im Vorstand durchzugehen, ist ebenfalls entscheidend. Die heutigen Automatisierungsanwendungen ermöglichen dies durch benutzerdefinierte Dashboards.
Genau wie damals, als die Finanzabteilung den Wandel von handschriftlichen Geschäftsbüchern und manuellen Berechnungen zu Excel-Tabellen vollzogen hat, ist nun die Zeit für einen weiteren großen Sprung gekommen. Viele Wege, wie wir bei der Arbeit kommunizieren und interagieren, sind automatisiert, und wir haben uns daran gewöhnt, die benötigten Informationen mit einem Mausklick zu erhalten. Im Zuge dieser Entwicklung ist es nur natürlich, dies auf die Finanzabteilung zu übertragen.
*Dirk Thomas Wagner ist Business Development Manager ERP Cloud bei Oracle Deutschland.
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