Fünf Benefits eines Digital Workspace für KMU

Die Virtualisierung physischer Client-Hardware führt zu mehr Flexibilität und mehr Sicherheit, reduziert Kosten und sorgt für weniger Support-Aufwand. [...]

Bei der Digitalisierung der IT geht es häufig um die IT-Infrastruktur oder Anwendungslandschaft, aber selten um den Arbeitsplatz und das Arbeitsgerät eines Mitarbeitenden. Doch auch diesen Workspace zu virtualisieren, bietet etliche Vorteile, die sich für Unternehmen und IT-Leiter in vielerlei Hinsicht auszahlen. Einen besonderen Mehrwert für KMU erfährt der Digital Workspace jedoch, wenn sich die Bereitstellung und das Management zentral über eine Plattform steuern und tief in die Business-Prozesse integrieren lassen.

Das Standardsetup für Mitarbeitende sieht häufig so aus, dass sie für ihre tägliche Büroarbeit ein Notebook erhalten, auf dem alle Applikationen installiert sind, die sie für ihren Job benötigen. Diese Hardware wird nicht besonders pfleglich behandelt und häufig nach drei oder vier Jahren ausgetauscht, um leistungsfähig genug für die Anforderungen zu sein. Auch der Support ist aufwendig, wenn Software nicht funktioniert oder die Hardware Fehlfunktionen zeigt und die Benutzenden deswegen mit der Technik kämpfen.

Für Unternehmen heißt das, dass sie sich ständig mit dem Kauf, Verkauf, der Installation und Reparatur von Notebooks beschäftigen müssen. Große Firmen haben dafür eine IT-Abteilung oder einen Dienstleister, für KMU mit wenigen oder keinen Vollzeit-ITlern ist das häufig eine zusätzliche Belastung, die langfristig ins Geld und an die Nerven geht.

Virtualisierung beim Mitarbeitenden

Der Ansatzpunkt ist die Virtualisierung des Digital Workspace. Bisher sind auf den Arbeitsnotebooks alle wichtigen Anwendungen sowie Netzwerk- und Sicherheitstools installiert. Sollen darauf nicht nur Office-Anwendungen laufen, braucht das Gerät ordentlich CPU-Power, viel Hauptspeicher und ausreichend Festplattenplatz. Das treibt die Anschaffungskosten in die Höhe. Außerdem muss es regelmäßig an die steigenden Anforderungen moderner Software angepasst werden, was meist eine Aufrüstung oder einen Neukauf erfordert.

Minimale Leistung des Laptops reicht

Ist das Vor-Ort-Gerät jedoch nur ein Zugangsmedium für einen Remote-Rechner, auf dem die benötigten Anwendungen laufen, reichen wenig CPU-Leistung, minimaler Hauptspeicher sowie eine kleine Festplatte völlig aus. Es bildet dann mit Bildschirm, Kamera, Tastatur und Maus lediglich die Schnittstelle zum Remote-Rechner. Die Anforderungen an das lokale Gerät ändern sich auch mit der Zeit nicht, weil die Rechenleistung im Rechenzentrum oder der Cloud in Form einer Terminalserver-Infrastruktur bereitgestellt wird. Auf dem Remote-Rechner, der virtualisiert in einer Private- oder Public-Cloud läuft, lässt sich die Leistung per Software regeln (Anzahl CPUs, Hauptspeicher, Festplatte) und einfach an die Bedürfnisse anpassen ‒ also viel leichter als dies mit dedizierter Hardware (wenn überhaupt) möglich ist. Selbst für grafikintensive Anwendungen gibt es Lösungen, die auch remote funktionieren. Gerade für KMU ergeben sich aus diesem Ansatz zahlreiche Vorteile.

Die wichtigsten Vorteile des Digital Workspace

Vorteil 1 – Geringe Anschaffungskosten, lange Laufzeiten: Für KMU hat eine IT-Infrastruktur mit relativ „dummen“ lokalen Geräten und Terminalservern den Vorteil, dass die Anschaffungskosten für die Hardware deutlich geringer ausfallen. Im Extremfall kann sogar ein Smart-Monitor mit eingebautem Remote-Desktop-Client oder ein privates Handy per USB-C am Monitor für die Anbindung ausreichend sein. Auch ein günstiges Chromebook für wenige 100 Euro, dass lange Akkulaufzeiten und geringes Gewicht vereint, bringt alles mit, was nötig ist. Da die Leistungsanforderungen an die Hardware nicht steigen, können die Geräte auch fünf bis sieben Jahre im Einsatz sein ‒ je nachdem, wie robust Gehäuse, Bildschirm und Tastatur sind. Beide Faktoren können die Anschaffungskosten auf ein Drittel senken.

Vorteil 2 – Höhere Daten- und Gerätesicherheit: Hat ein Unternehmen viele Home-Office-Worker, die teilweise auch noch private Geräte für E-Mail oder OneDrive verwenden dürfen, ist das Thema Sicherheit häufig ein Albtraum. Müssen dagegen die lokalen Geräte nur einfach gesichert werden, weil die Anwendungen nur noch remote laufen, vereinfacht sich die Absicherung deutlich. Dies betrifft nicht nur die Netzwerkfunktionen, sondern auch das Thema Data-Loss-Prevention und Identity Access Management.

Vorteil 3 – Keine Synchronisierungsprobleme mehr: Vielfach setzen Unternehmen Cloud-Laufwerke wie OneDrive oder DropBox ein, damit Mitarbeitende auch im Home-Office gemeinsam an Dateien arbeiten können. Dies führt prinzipbedingt immer wieder zu Synchronisierungsproblemen, die sich vermeiden lassen, wenn alle Remote-Rechner auf einem Server-Netzwerk laufen, auf dem sich auch die Dateien befinden. Nebenbei steigen auch die Zugriffszeiten auf die Dateien signifikant, weil selten genutzte Dateien nicht erst synchronisiert werden müssen, um sie zu bearbeiten.

Vorteil 4 – Skalierbare Leistung ‒ je nach Bedarf: Steigen die Leistungsanforderungen, führt dies nicht mehr zu neuen Investitionen in neue Hardware. Die bereitgestellte Leistung kann in der Cloud wachsen und schrumpfen, je nach Bedarf. Außerdem lassen sich die Konfiguration und das Software-Management deutlich vereinfachen. Ein „zerschossener“ Rechner lässt sich über eine Kopie aus einem Backup in wenigen Minuten wieder bereitstellen.

Vorteil 5 – Unabhängigkeit vom Zugangsgerät: Mitarbeitende können auf ihren jeweiligen Remote-Rechner mit einer Vielzahl von Geräten zugreifen: Dem Laptop der Firma, einem Tablet, dem Privatrechner und zur Not auch mit einem geeigneten Smartphone, dass per USB-C mit einem Monitor verbunden wird. Sie finden den Rechner genau in dem Zustand vor, wie sie ihn verlassen haben ‒ auch bei einem Wechsel des Zugangsgeräts. Das macht BYOD (Bring you own device) für Firmen sehr attraktiv. Statt sich selbst um das Gerätemanagement zu kümmern, bezuschussen sie die Anschaffung von Privatgeräten. Ein Security-Problem entsteht dadurch nicht, weil das Gerät ja nur für den Zugang notwendig ist. Für Mitarbeitende, die beispielsweise im Außendienst tätig sind und nur gelegentlich einen Arbeitsrechner benötigen, kann der virtualisierte Workspace auch die Anschaffung eines eigenen PCs ersparen.

Zusätzlicher Benefit durch zentrale Management-Plattform

In der Umsetzung einer Digital-Workspace-Strategie ist das „Wie“ entscheidend. Einen besonderen Mehrwert kann hier eine zentrale Management-Plattform wie Seabix IO liefern. Sie lässt sich tief in die jeweiligen Business-Prozesse eines Unternehmens integrieren. Über sie lässt sich zum Beispiel das Gerätemanagement inklusive der Beschaffung, Lieferung und dem End-of-Life automatisieren, was beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden zu erheblichen Effizienzgewinnen führt. Denn dann lässt sich ein kompletter digitaler Arbeitsplatz auf Knopfdruck bestellen und einrichten. Auf diese Weise profitieren KMU doppelt: von den Vorteilen des Digital Workspace und seines einfachen, effizienten und transparenten Managements. Auch Green-IT-Strategien lassen sich damit zentral und automatisiert verfolgen.

Schnelle Internet-Anbindung und spezialisierter IT-Partner sind sinnvoll

Eine Vorbedingung hat der neue Digital Workspace allerdings: Die Mitarbeitenden benötigen eine gute Internet-Anbindung, die mittlerweile aber in allen Firmen, Privatwohnungen und mobil per 5G zur Verfügung steht.

Die Bereitstellung einer solchen Infrastruktur erfordert technisches Knowhow, das externe IT-Partner wie Seabix in ein Projekt einbringen können. Die Back-End-Server sollten in einem vertrauenswürdigen Rechenzentrum laufen (vorzugsweise in der EU oder der sicheren Schweiz) und das Management der gesamten IT-Infrastruktur über eine einheitliche Oberfläche möglich sein.