Fünf Gründe für die Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in projektorientierten Unternehmen

Auch wenn es nahe liegt, Standard-Anwendungen auch für das Projektmanagement und Projekt-Controlling zu verwenden, sprechen doch auch einige Gründe dagegen. [...]

Microsoft Excel für die Zeiterfassung – Microsoft Word für die Rechnungstellung: Diese Kombination gehört in vielen projektorientierten Unternehmen noch heute zum Alltag. Doch auch wenn es nahe liegt, quasi „überall“ verfügbare Standard-Anwendungen auch für das Projektmanagement und Projekt-Controlling zu verwenden, sprechen doch auch einige Gründe dagegen.

1. Zeiterfassung nicht länger nur „notwendiges Übel“

Zeiterfassung gehört gerade in projektorientierten Unternehmen nicht wirklich zu den „Lieblingsaufgaben“ der Mitarbeiter. Eine Zeiterfassung über (Excel-) Tabellen trägt nicht wirklich dazu bei, dass diese Aufgabe in der Beliebtheitsskala der Mitarbeiter steigt. Häufig gibt es für jedes Projekt eine eigene Tabelle, in der die Projektzeiten erfasst werden müssen. Sind die Mitarbeiter häufig unterwegs, z.B. vor Ort beim Kunden, bleibt das Erfassen der Zeiten häufig liegen bis zum nächsten „Büro-Tag“ oder wird auch mal bis zum Monatsende aufgeschoben, bis dann Projektleitung oder die Buchhaltung die Abgabe der Timesheets einfordert. Und wenn dann der Büro-Tag ansteht, wird das leidige Erfassen der geleisteten Projektstunden meist zuallerletzt durchgeführt.

Und auch die/der für die Abrechnung der erfassten Projektzeiten Verantwortliche ist nicht gerade begeistert, wenn er sich zur Abrechnung durch unterschiedlichste, häufig nur unvollständig ausgefüllte Excel-Tabellen „kämpfen“ muss und dabei laufend die Projektmitarbeiter dazu „zwingen“ muss, doch endlich „ihre Zeiten einzutragen.“

2. Hoher Zeitaufwand wird vermieden

„Irgendwann dauerte es dann fast zwei komplette Arbeitstage, um gerade einmal eine Handvoll Kundenprojekte abzurechnen“, erinnert sich Sandra Gröning von der Firma PIM-CONSULT an die Zeit zurück, als ihr Unternehmen noch auf die eingangs erwähnte Excel-/Word-Kombination für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung setzte. Sie bestätigt damit auch die unter dem vorherigen Punkt genannte Problematik, dass Standardtabellen wenig, dazu geeignet sind, für eine präzise und zeitnahe Erfassung der Arbeitszeiten zu sorgen.

3. Hohe Fehleranfälligkeit wird beseitigt

Eng mit dem Zeitaufwand verbunden ist auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Über die „Unlust“ vieler Projektmitarbeiter wurde ja bereits oben gesprochen. Diese führt leider häufig auch dazu, dass es an der nötigen Sorgfalt mangelt. Häufig werden Projektzeiten schlicht vergessen, insbesondere dann, wenn zwischen Projekt und nächstem „Bürotag“ einige Tage oder Wochen liegen und der Mitarbeiter sich einfach nicht mehr erinnert, was er wann für welches Projekt getan hat. Eine weitere große Fehlerquelle besteht natürlich bei der Übertragung der Projektzeiten in die Rechnungsstellung, wenn diese – wie beim Einsatz von MS-Excel und MS-Word üblich – manuell erfolgen muss.

4. Automatisierung wird möglich

In vielen projektorientierten Unternehmen gibt es unterschiedliche Abrechnungssätze für unterschiedliche Projektarten oder Kunden – Stichwort Stunden- oder Tagessätze. Häufig werden auch unterschiedliche Abrechnungsformen (Pauschal-/Festpreis) vereinbart. Kommen freie Mitarbeiter zum Einsatz, müssen auch deren Stundensätze/Tagessätze entsprechend berücksichtigt werden.

Darüber hinaus wird die bereits angesprochene Fehlerhäufigkeit beim Zusammenfassen und Übertragen der Projektzeiten aus der Zeiterfassung in die Rechnungsstellung auf ein Minimum reduziert, wenn sie automatisiert erfolgt.

5. Umsatzeinbußen werden vermieden

Dieser Grund, der gegen eine manuelle Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit Standardanwendungen spricht, ergibt sich aus den Gründen 1 bis 4. Nicht oder falsch erfasste Projektzeiten bzw. nicht oder falsch in die Rechnungsstellung übernommene Projektzeiten führen letztendlich dazu, dass diese Zeiten auch falsch oder sogar überhaupt nicht abgerechnet werden. Bereits in der 2016 durchgeführten Trendstudie Projekt-Controlling gaben 49 Prozent der befragten Unternehmen zu, dass es in der Vergangenheit vorgekommen ist, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

ZEP: Integration von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem geschlossenen System

Moderne Zeiterfassungssysteme wie ZEP haben genau diese Defizite einer manuellen Zeiterfassung und Rechnungsstellung erkannt und bieten dafür Lösungen. Anstatt die Projektzeiten über „dröge“ Tabellen eingeben zu müssen, bietet ZEP beispielsweise eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zum Eingeben der Arbeitszeiten mit zahlreichen Funktionen, die die Eingabe erleichtern. Für den mobilen Einsatz stehen Apps zur Verfügung, der Mitarbeiter muss also nicht mehr bis zum nächsten „Büro-Tag“ warten, sondern kann die Zeiten auch unterwegs auf seinem Smartphone oder Tablet erledigen.

„Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“ Dieses Zitat eines Mitarbeiters der Firma Tedesio nach der Einführung von ZEP sagt eigentlich alles. Tedesio-Geschäftsführer Holger May erläutert: „Aus Managementsicht steht und fällt der Einsatz eines Tools mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Für den Bereich Zeiterfassung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter ein entsprechendes Tool als spürbare Arbeitserleichterung und nicht als Kontrollinstrument wahrnehmen müssen. Mit dem Einsatz von ZEP ist uns dies gelungen.“

Über das Faktura-Modul von ZEP werden dann alle erfassten Zeiten automatisch in die Rechnungsstellung übernommen. Die oben angesprochenen Übertragungsfehler sind damit ausgeschlossen. Die Stunden- und Tagessätze der Berater können im Modul hinterlegt werden, so dass der komplette Faktura-Prozess bis zum Versand der Rechnung voll automatisiert erfolgt. Eine Reminder-Funktion von ZEP erinnert den Anwender daran, wenn Rechnungen gestellt werden können, oder Aufwände entstanden sind, zu denen noch keine Abrechnung geplant wurde. Zahlreiche Auswertungsfunktionen wie z.B. Zahlungseingänge, Umsatzprognosen, offene Posten oder unfertige Leistungen unterstützen darüber hinaus beim Projekt-Controlling.

Fazit: Die Zeiten von Microsoft Excel und Word als Anwendungen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung sollten gerade in projektorientierten Unternehmen mittlerweile der Vergangenheit angehören und durch integrierte, webbasierte und mobil nutzbare Komplettlösungen abgelöst werden. Der Hauptgrund? „Weil Zeit Geld ist!“

* Oliver Lieven ist Mitbegründer und Geschäftsführer der provantis IT Solutions GmbH.