Future Work: Fünf Tipps für einen zukunftsorientierten Einsatz von Mitarbeitern

Die Experten von godesys geben fünf Tipps, um Teamzusammenstellungen und Mitarbeiterpotenziale mithilfe smarter Software transparent und strategisch zu nutzen sowie die Möglichkeiten des ERP-Systems besser auszuschöpfen. [...]

Wie lassen sich neue Arbeitskonzepte zugunsten von Unternehmen und Mitarbeitern realisieren? Wie können Mitarbeiter produktiver und effizienter arbeiten, Stärken besser genutzt werden? Fragen wie diese beschäftigen aktuell viele Firmenlenker. Die Digitalisierungs- und Geschäftssoftware-Experten von godesys haben nun zentrale Tipps für die Zukunft der Arbeitswelt, „Future Work“, zusammengestellt. Ein wichtiger Ratschlag: Das ERP bietet bereits im Standard viele Möglichkeiten, mit denen sich Mitarbeitereinsätze und Ressourcen optimal planen lassen. Unternehmen sollten sich daher intensiv mit ihrer Geschäftssoftware und innovativen Ansätzen beschäftigen, um Daten effizienter zu nutzen und Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Hier sind die wichtigsten Future Work-Tipps:

1. Ressource Mitarbeiter strategischer planen

Mitarbeiter sind die wertvollsten betrieblichen Ressourcen. Sie sollten daher zum größtmöglichen Vorteil des Unternehmens beschäftigt und besetzt werden. Dies geschieht am besten über eine IT-gestützte Personaleinsatzplanung, gekoppelt mit dem ERP. Dispatching, Disposition, Skill- und Projektmanagementfunktionen werden diesbezüglich immer wichtiger. Das übergeordnete ERP führt die genannten Möglichkeiten und Daten zusammen und hilft, diese zu steuern. Beispiel: Das Unternehmen bietet einen technischen Außendienst an. Theoretisch müssen alle Service-Mitarbeiter, um zeitnah neue Aufträge zu erhalten, jedes Mal zurück in die Zentrale oder telefonisch Rücksprache halten.

Durch eine schlaue Verzahnung von ERP und mobiler Service-App lässt sich dies deutlich vereinfachen. Kommt ein neuer Kundenauftrag herein, lässt sich über das ERP herausfinden, welcher Mitarbeiter gerade in der Nähe ist, über welche Skills er verfügt und welche Ersatzteile er mit sich führt. So kann der optimale Kollege ausgewählt und per App informiert werden sowie schnell vor Ort sein. Auf diese Weise profitieren Kunden von einem zeitnahen und vor allem effizienten Service. Und Mitarbeiter können ihre Arbeit bestmöglich verrichten.

2. Für einen effizienten Mitarbeitereinsatz aufs ERP setzen

Für Unternehmen wird nicht nur das Wissen von, sondern auch über die Mitarbeiter vermehrt zum Wettbewerbsfaktor. Mithilfe smarter Geschäftssoftware lässt sich beispielsweise herausfinden, wer wie und wann besonders produktiv arbeitet, wer die meisten Aufträge erfolgreich und fehlerfrei abschließt, aber auch, wer sich gerade in der Nähe befindet, um einen neuen Auftrag anzunehmen. Zudem lässt sich anzeigen, welche Teamzusammenstellung am sinnvollsten ist und welche Skills noch zu wenig vorhanden, demnach neue Mitarbeiter vonnöten sind. Das ERP dient hierbei als Zentrale, die alle Prozesse und Informationen einheitlich zusammenführt.

Was so manchem Unternehmen noch immer nicht ausreichend bekannt ist: Viele Systeme bieten Unterstützung zur strategischen Ressourcenverwaltung und -einteilung bereits im Standard. godesys ERP bietet zum Beispiel Service-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie BI mit vorgefertigten Datencubes. So lässt sich herausfinden, wie es um Profitabilität und Auslastungsgrad, Rentabilität, Störungshäufigkeit und ähnliche Aspekte bestellt ist. 80 Prozent der Anwendungsfälle sind dabei im System bereits vorgedacht. In vielen Fällen müssen Anwender keine Daten sammeln und aggregieren.

3. HR- und Analysetools koppeln und im ERP zusammenführen

Funktionen wie die Arbeitszeiterfassung aus dem HR-Bereich lassen sich ohne Weiteres mit dem ERP zusammenführen, um so ganzheitliche, tiefe Einblicke zu bekommen und besser planen zu können. Aktuell wird vielerorts nur Produktivzeit erfasst, was sehr einseitig ist, denn es ist wichtig, alle Zeiten, also auch interne Büroaufgaben und Co. zu sammeln. Wer Effizienzsteigerungen erreichen will, muss auch über die Zeiten Bescheid wissen, die der Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben, Fahrtzeiten oder ähnlichem verbringt. Sitzt ein Mitarbeiter beispielsweise im Vergleich zu Kollegen sehr viele Stunden im Auto, kann dies ein Indiz dafür sein, dass Ressourcen eventuell effizienter eingesetzt werden könnten.

4. Offene und auf Vorteile fokussierte Mitarbeiterkommunikation

Das Sammeln und Nutzen von Daten hat vielerorts einen negativen Beigeschmack. Das muss nicht sein, wenn Mitarbeitern offen und transparent erläutert wird, wie und in welchem Maße sie profitieren können. Beispiel Tourenplanung: Ein Mitarbeiter sitzt aufgrund einer schlechten Planung vier Stunden im Auto und nur zwei Stunden beim Kunden. Besser ist ein IT- und datengestützter, effektiverer Ressourceneinsatz, also eine Tourenplanung, die es dem Mitarbeiter gestattet, möglichst effizient zu arbeiten. Innovative Arbeitsmodelle setzen eine neue Vertrauensebene voraus, Rückmeldedaten müssen genauer sein und Mitarbeiter müssen ihren Standort bekannt geben. Wem aber die Vorteile bewusst sind, wie etwa die eigenständige Einsatzplanung und Disposition, ist eher bereit, sich neuen Ansätzen und Tools zu öffnen.

5. Datenschutz beachten und Mitarbeiter involvieren

Personenbezogene Daten unterliegen den Vorgaben des Datenschutzes. Dies gilt auch für im ERP gespeicherte Mitarbeiterinformationen. Durch die Gesetzgebung – sowohl in Bezug auf das Arbeitszeitmodell als auch auf die Mitsprache – gibt es in puncto personenbezogener Datennutzung recht hohe Hürden in Deutschland. Unternehmen dürfen nur mit den Daten agieren, die für die jeweiligen Aufgaben und Prozesse auch tatsächlich notwendig sind. Im traditionellen ERP spielt das Thema Datenschutz keine übergeordnete Rolle, denn welche Marge sich etwa mit einem Produkt erzielen lässt, ist für Arbeitnehmer nicht von großer Bedeutung. Wer aber eine Lösung einsetzen will, die auf mitarbeiterbezogene Daten aufbaut und diese nutzt, der sollte im Vorfeld immer den Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertetung miteinbeziehen.

„So manches Unternehmen denkt noch immer, dass sich ein ERP vorrangig für produzierende Unternehmen oder den Handel eigne. Das ist falsch, denn auch Dienstleister und andere Branchen profitieren immens von flexibler Ressourcen- und Projektplanung, einer einheitlichen Lösung, die alles zusammenführt“, sagt Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender von godesys. Das Erfassen und die geschäftliche Nutzung von Mitarbeiterdaten werde in den kommenden Jahren deutlich zunehmen und im Zusammenhang mit der Unternehmensperformance an Bedeutung gewinnen. Kühl weiter: „Es wird immer wichtiger, zu erfassen und zu bestimmen, ob der Mitarbeitereinsatz als Ressource angemessen ist. Wer offen mit seinen Mitarbeitern ist, ihnen nützliche und unterstützende Tools an die Hand gibt und sich auch mal wagt, neue Wege zu beschreiten, ist dem Wettbewerb voraus und stellt sein Unternehmen zukunftssicher auf. Meine Empfehlung: Das Maximum aus vorhandenen Daten herausholen und Möglichkeiten nutzen.“