EDI, also der automatisierte elektronische Austausch von Daten und Dokumenten mit Geschäftspartnern, ist an sich ein alter Hut. Aus vielen Branchen ist EDI nicht mehr wegzudenken bzw. in manchen Bereichen sogar ein Muss für das Entstehen von Geschäftsbeziehungen. [...]
Viele Großkonzerne haben die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs erkannt und setzen ihn erfolgreich um. Nachholbedarf gibt es jedoch mit Sicherheit bei KMU’s und im öffentlichen Bereich. Immer wieder überraschend ist, dass selbst Unternehmen, denen durch die Zusammenarbeit mit Kunden im Handel oder der Industrie EDI quasi „aufgezwungen“ wird, nicht das volle Potenzial ausschöpfen. Oft ist es sogar so, dass EDI nur für diese Kunden eingesetzt wird und mit alle anderen Kunden wie gehabt kommuniziert wird. Somit können natürlich nicht alle Vorteile, die EDI mit sich bringt, genutzt werden und der elektronische Datenaustausch wird als notwendiges Übel für die Geschäftsbeziehung mit einzelnen Kunden gesehen. Und dies obwohl der richtige Einsatz von EDI-Lösungen einiges an Kosteneinsparungen mit sich bringt. EDI ersetzt den Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen etc. per Fax, Post oder Telefon durch einen automatisierten Austausch zwischen ERP-Systemen. Dies schont nicht nur Personalressourcen und minimiert die Fehlerquote, auch logistische Prozesse lassen sich frühzeitig planen.
Zudem erleichtert EDI das Geschäftsleben bei internationalen Geschäftsbeziehungen– die Ausgabe von Informationen erfolgt im ERP System nicht nur im richtigen Format, sondern auch in der vorgegeben Sprache und Währung. All diese Aspekte sorgen für erhebliche Kostenminimierung und auch dafür, dass die Ausgaben für ein EDI System relativ schnell refinanziert sind. Durch die Automatisierung werden beispielsweise auch Skonti besser ausgenutzt, hier geht es in vielen Unternehmen nicht mehr um Peanuts.
Auch im Zusammenhang mit den Registrierkassen stellen wir immer wieder fest, dass hier ebenfalls viel Potenzial nicht genutzt wird. Man kann zu diesem Thema stehen wie man will, Fakt ist, dass es die gesetzliche Verpflichtung dazu gibt. Warum also nicht aus der Not eine Tugend machen? Natürlich kann man ein Kassensystem ausschließlich für das Ausdrucken von Belegen bei Barverkäufen nutzen. Aber was spricht dagegen die Daten aus der Kassa beispielsweise elektronisch an den Steuerberater zu übermitteln oder automatisch ab einem gewissen Lagerstand Bestellungen an die Lieferanten zu schicken? Die Antwort ist ganz einfach – rein technisch, gar nichts.
Schier unerschöpflich erscheint uns auch das Einsparungspotenzial durch den Einsatz von EDI im Gesundheitswesen und in der öffentlichen Verwaltung. Durch die technische und organisatorische Verknüpfung von Informationen und Systemen könnten die Verwaltungen schneller und kostengünstiger agieren. Im Zeitalter von digitaler Signatur etc. ist es nicht nachvollziehbar, warum Zugangsdaten für manche Portale persönlich oder per RSa-Brief beantragt werden müssen. Oder warum eine Änderung der Wohn- bzw. Geschäftsadresse an mehreren Stellen bekannt gegeben werden muss. Die Effizienzsteigerung und die Zeitersparnis bei Behördengängen können zu erheblichen Kosteneinsparungen für beide Seiten (Bürger/Unternehmer und der Verwaltung) führen und kommen somit wirtschafts- und gesellschaftspolitisch allen zu Gute.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass in vielen Bereichen die Potenziale der Digitalisierung nicht (aus)genützt werden. Sowohl für Unternehmen als auch für die Verwaltung warten viele Möglichkeiten zur Kostenminimierung und zur Effizienzsteigerung nur darauf „abgeholt““ zu werden. Es wäre ratsam, dies bald zu tun, bevor wir mit den Anforderungen der Globalisierung nicht mehr Schritt halten können.
*Der Autor Christoph Rachlinger, ist EDI-Experte und begleitet seit vielen Jahren mit map7 Consulting Unternehmen von der Prozessoptimierung, über die technische Umsetzung bis hin zur laufenden Betreuung von EDI-Systemen.
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