Gewinner in der Krise: das Intranet der SCHOTT AG

Das Liferay-basierte Mitarbeiterportal der SCHOTT AG hat sich während der COVID19-Pandemie als essentielles Hub für Anwendungen, Projekte und Inhalte bewährt und war damit ein zentraler Erfolgsfaktor für den unternehmensinternen Wissenstransfer. [...]

Bereits 2015 hatte die SCHOTT AG ein auf Liferay basierendes Intranet implementiert, da die alte Lösung nicht mehr den Anforderungen des auf Glas und Glaskeramik spezialisierten Konzerns genügte. Insbesondere die Förderung von Dialog, Wissenstransfer und Diskussionen unter den Mitarbeitenden – seit jeher zentraler Teil der Unternehmenskultur – waren Anforderungen, die das neu eingeführte Mitarbeiterportal namens SCHOTTnet auf ganzer Linie erfüllen konnte.

Herausforderungen

Individuell angepasst auf die Anforderungen von SCHOTT implementierte der IT-Dienstleister PRODYNA eine zentrale Portallösung mit globalem Zugriff für alle Standorte. Das Portal SCHOTTnet sollte die schnelle und zielgruppengerechte Ausspielung von Inhalten und Informationen sowie die standortübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit gewährleisten.

Gewerbliche Mitarbeitende integrieren: Mitarbeitende, die nicht über ein von SCHOTT gestelltes Gerät (Laptop, Smartphone, etc.) verfügen, sollten mithilfe der SCHOTT app genauso informiert und abgeholt werden wie Mitarbeitende aus dem Verwaltungsbereich.

Integration verschiedener Anwendungen: Um alle Anforderungen der unterschiedlichen Unternehmensbereiche zu erfüllen, mussten zahlreiche Applikationen in die Plattform integriert werden.

Individuelle Anpassbarkeit: Um die dynamischen Anforderungen von SCHOTT angemessen abzubilden, war eine flexible und maßgeschneiderte Portallösung erforderlich.

SCHOTTnet – zentrales Informationshub während der Krise

Vor einer Bewährungsprobe standen das Portal und das verantwortliche Team im März 2020. Mit der Corona-Pandemie wurden effiziente digitale Kollaboration und Kommunikation wichtiger denn je. Home Office und Remote-Arbeit waren auch bei SCHOTT von heute auf morgen nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel.

Doch dank der Möglichkeit, das SCHOTTnet schnell auf die besonderen Anforderungen der Krise anzupassen, konnte das Unternehmen proaktiv und erfolgreich mit den Herausforderungen umgehen.

Ein Live-Ticker sowie ein dezidierter Corona-Newsroom hielten im Intranet stets relevante Infos für die Mitarbeitenden bereit. Ergänzt wurden diese aktuellen Inhalte durch Informationen zu den gerade geltenden Verhaltensregeln, einen Frage-/Antwort-Bereich, Hygienetipps sowie eine anonymisierte Dokumentation der COVID19-Fälle bei SCHOTT.

Eine herausragende Rolle spielt in Corona-Zeiten die Unternehmensapp „SCHOTT app“, die ihren Nutzern alle potenziell wichtigen SCHOTT-Anwendungen zur Verfügung stellt – sei es als native Applikationen, die innerhalb der App laufen, aber auch über Links, die als Absprünge ins Intranet fungieren und dank Single-Sign-On den nahtlosen Einstieg ins SCHOTTnet ermöglichen (z. B. zum Newsroom „Corona @ Schott“).

„Ganz komfortabel per SCHOTT app auf das Intranet zugreifen zu können, ist für all die Mitarbeitenden ein großer Vorteil, die z. B. in der Produktion arbeiten und nicht morgens ins Büro kommen und ihren Computer anschalten“, erklärt Andreas Beeres, Head of Information Technology bei der SCHOTT AG.

„Dank der SCHOTT app haben auch sie stets einen einfachen Zugang zu aktuellen Neuigkeiten und den verschiedenen Anwendungen bei SCHOTT.“

Ergebnisse

Die Intranet-Erfolgsstory des SCHOTTnet hat viele Facetten. Da wäre z. B. die verbesserte Suchfunktion, die schneller zum gewünschten Ergebnis führt: 2019 betrug die durchschnittliche Zeit, die Nutzer auf der Suchseite verbringen, 22 Minuten. Im Jahr 2020 hat sich dieser Zeitaufwand um 41 Prozent auf 13 Minuten reduziert.

Gleichzeitig interagieren die Nutzer deutlich häufiger in Form von Kommentaren und Likes mit den angebotenen Inhalten (ca. 100 Prozent Steigerung im Vergleich zu 2019). Und dank der Liferay Content Pages Funktion wird die Mitarbeiterzeitung SCHOTT World in Zukunft nur noch digital angeboten werden.

Möglich machen das vereinfachte Bearbeitungsfeatures. Sie erlauben es dem Redaktionsteam Ausgaben selbstständig im Intranet zu veröffentlichen.

Eine Plattform erlaubt als Single-Point-of-Entry u. a. die Integration einer Mitarbeiter-App: eine zentrale Portallösung erlaubt über 10.000 Mitarbeitenden den Zugriff auf verschiedene Intranet-Anwendungen, die Nutzung der mobil optimierten Darstellung von Liferay sowie der “SCHOTT app”.

Integration und Entwicklung unterschiedlichster Projektseiten, z.B. den Marktplatz (Verkaufs- und Tauschbörse für Mitarbeitende), Opportunity Lab, Strategy Microsite, Brand Guide, Mitarbeiterzeitung SCHOTT World, Video-Plattform SCHOTT Tube.

Flexible Sprachanpassungen: Dank der zahlreichen Übersetzungs- sowie Lokalisierungsmöglichkeiten lassen sich Inhalte auf die Anforderungen der verschiedenen Länder anpassen. Auch ein automatisches Übersetzungstool (Azure Translations) wurde eingebunden.

Dank ebenso stetiger wie flexibler Weiterentwicklung ist die Plattform zukunftssicher: In Zusammenarbeit mit dem Dienstleister PRODYNA wird die Portallösung technologisch und im Hinblick auf das User Interface und die User Experience kontinuierlich optimiert.

Kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung der Plattform sowie eine stetige Anpassung an die Anforderungen bei SCHOTT bilden das Fundament für den unternehmensinternen Wissenstransfer, der wiederum unerlässlich für kontinuierliche Innovation ist.

Vielfältige Integrationsmöglichkeiten und die große Flexibilität der Liferay Lösungen haben sich auch in Krisenzeiten bewährt – als essenzielle Bausteine für eine moderne, zukunftssichere Kommunikationsplattform.