Globale Studie zu Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung

Produktivitätsverluste, Dauerkrisen und verspätete Markteintrittszeiten sind laut einer Studie dann die Folge, wenn die begrenzten Ressourcen nicht effizient eingesetzt werden können. [...]

Die im Auftrag von Planview sowie unter der Leitung von Appleseed Partner und OpenSky Research entstandene Studie ermittelte, dass Unternehmen, die auf ausgereifte Geschäftspraktiken, Technologien und Prozesse setzen, strategische Probleme besser lösen und in wirtschaftliche Vorteile umsetzen können. Die Online-Befragten stammen aus weltweit 17 Ländern und managen Mitarbeiter und Ressourcen, um Produkte, Projekte und/oder Dienstleistungen zu liefern, wobei diese über IT-, Produktentwicklungs- oder Serviceabteilungen sowie unternehmensweite Project Management Offices (PMO) gesteuert werden.

Anhand eines Reifemodells, das als Bezugsrahmen speziell für die Umfrage entwickelt wurde, beschreibt die Studie die Schwachstellen und Ursachen in den Unternehmen, die Geschäftsrisiken, die Nutzung von Softwarelösungen sowie die jeweils eingesetzten Praktiken. Wie die Ergebnisse zeigen, können die Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihren eigenen Reifegrad zu verbessern – sich somit aus einem zunächst ungeordneten, Chaos ähnlichen Zustand hin zu einem planmäßig gesteuerten Ressourceneinsatz weiterentwickeln.

Zusammenfassung der wesentlichen Ergebnisse:
– Gemeinsam genutzte Ressourcen ohne zentralisierte Planung 80 Prozent der Befragten nutzen projekt-, team-, abteilungs- und/oder länderübergreifend Ressourcen. Jedoch geben nur 45 Prozent an, dass sie eine Ressourcenmanagement- und Kapazitätsplanungsfunktion besitzen, so dass fehlgeleitete Ressourcen, falsche Ausrichtungen sowie Kosten- und Qualitätsprobleme drohen.

– Kaum Unternehmen mit höchstem Reifegrad: Nur fünf Prozent geben an, dass sie dem höchsten Reifegrad zugeordnet werden können. Zwei Drittel der Unternehmen sind im frühen bis mittleren Reifestadium einzuordnen.

– Schwerwiegendstes Problem ist der „ständige Wandel“, gefolgt von „Kein Überblick über die Kapazitäten“ und „Unwirksame Priorisierung der Nachfrage“. Unternehmen mit einem geringeren Reifegrad können die Nachfrage schlechter einschätzen, wodurch auch die Priorisierung von Projekten schwierig wird.

– Die größten Geschäftsrisiken sind „Produktivitätseinbußen“ und ein „längeres Verharren in Krisensituationen“: Das Risiko des Verharrens im Krisen-Modus reduziert sich um die Hälfte, wenn ein Unternehmen einen höheren Reifegrad erreicht. „Verspätete Markteintrittszeiten“ und die „Verschwendung hochwertiger Ressourcen“ liegen beide als dritthöchste Unternehmensrisiken gleichauf.

– Nutzung von PPM-Software variiert je nach Reifegrad: 60 Prozent Unternehmen mit einem hohen Reifegrad nutzen unternehmensweite Software, insbesondere Projektportfoliomanagement(PPM)-Lösungen, wodurch sie damit besser die richtigen Geschäftschancen auswählen und das am besten geeignete Personal dafür einsetzen können. Im Gegensatz dazu verwenden fast 70 Prozent der als weniger reif eingestuften Unternehmen nach wie vor Tabellenkalkulationen und Projekt-Tools als primäres Werkzeug, so dass grundlegende Einblicke in die Nachfrage oder Kapazitäten schwieriger werden.

Im Rahmen der Untersuchung hat sich eine Reihe von Ähnlichkeiten und Praktiken herauskristallisiert, mit denen erfolgreiche Firmen ihr Ressourcenmanagement und ihre Kapazitätsplanung steuern und umsetzen. Erfolgreiche Unternehmen verfügen ausnahmslos über ausgereifte Steuerungsmechanismen: Sie stellen sicher, dass das Top-Management mit einbezogen wird, besitzen dedizierte Funktionen für die Maßnahmen des Ressourcenmanagements sowie der Kapazitätsplanung und verwenden ausgereifte Projektportfoliomanagement-Softwarelösungen, um ihre Investitionen zu optimieren. Sie können Projekte besser nach ihrer Wichtigkeit einstufen und so sehen, woran ihre Mitarbeiter gerade arbeiten. Ausserdem können Engpässe früh ermittelt werden und bei Bedarf „Was-wäre-wenn“-Szenarien ausgearbeitet werden, um Korrekturen zeitgerecht einzuleiten. Die hierdurch erzielbaren Vorteile schlagen sich in erhöhter Produktivität, höheren Umsätzen und geringeren Kosten nieder.