Herausforderungen von IT-Multiprojektmanagement

IT-Organisationen führen in der Regel nicht nur ein Projekt durch; meist müssen mehrere IT-Projekte gleichzeitig gesteuert und umgesetzt werden. Diese gilt es effektiv zu organisieren. Eine ADV-Veranstaltung unterstützt dabei. [...]

Diese Projekte können eine sehr unterschiedliche Ausrichtung hinsichtlich der angestrebten Projektergebnisse (seien es Software-Entwicklungsprojekte, IT-Infrastrukturprojekte oder strategische IT-Projekte) sowie eine unterschiedliche strategische Relevanz für das Unternehmen haben und mit differenzierten Risiken behaftet sein.

Dies gilt es bei Auswahlentscheidungen über beantragte IT-Projekte, aber auch bei der Durchführung genehmigter IT-Projekte zu berücksichtigen. Ein Ansatzpunkt für die Optimierung der oben beschriebenen Ausgangssituation einer IT-Organisation ist die Einführung und Anwendung moderner Instrumente, die auf die besonderen Anforderungen des Multiprojektmanagements ausgerichtet sind.

Die Durchführung von IT-Projekten ist in der betrieblichen Praxis in der Regel durch folgende typische Situation gekennzeichnet: Mehrere IT-Projekte, für die Sie verantwortlich sind bzw. an denen Sie mitwirken, laufen parallel. Diese Projekte befinden sich in unterschiedlichen Situationen und haben darüber hinaus besondere Herausforderungen und Stakeholder. Außerdem befinden sich die verschiedenen IT-Projekte in unterschiedlichen Arbeitsstadien; ein Teil steht am Projektanfang, ein anderer inmitten der laufenden Projektarbeit, und der Rest in Transfer- oder Abschlussphasen. Die Folge ist oft ein enormes Koordinationsproblem insbesondere für die Projektleitung und den Auftraggeber, aber auch bei den Projektbeteiligten (bzw. im Projektteam) müssen klare Zuordnungen und Aufgabenabstimmungen erfolgen.

Folgende Fragen verdeutlichen typische Probleme in einer Multi-Projektsituation: Welche Bedeutung hat das jeweilige IT-Projekt im Vergleich zu den übrigen beantragten bzw. laufenden Projekten? Wer erhält welchen Anteil vom insgesamt für die IT verfügbaren Budget? (Wie wird das Gesamtbudget auf die einzelnen IT-Projekte verteilt?) Wer erhält welche Mitarbeiter (Ressourcen-Kapazität)? Wie kann mit Änderungen umgegangen werden, die von einem Projekt ausgehen, sich aber auch auf andere Projekte auswirken? Und wie können Doppel-Arbeiten vermieden und Synergieeffekte genutzt werden?

Festzuhalten ist: Mit Multiprojektmanagement geht es nicht um die Optimierung der Durchführung eines einzelnen Projektes, sondern um eine Vorgehensweise und Methodik für die Abwicklung vieler parallel laufender Projekte. Außerdem soll eine Begleitung durch ein oder mehrere Genehmigungsgremien (Boards), die auch den Fortschritt der Projekte beobachten und Hilfestellungen bei Eskalationen geben, erfolgen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Umsetzung eines effizienten Multiprojektmanagements bildet in vielen Fällen die Verfügbarkeit und Nutzung einer leistungsfähigen Software, die die wesentlichen Prozesse und Aktivitäten im Management von Projekten effektiv unterstützt. Dazu werden den Akteuren im Multiprojektmanagement fundierte Methoden bereitgestellt, die von der Festlegung des Portfolios bis hin zur Planung und Optimierung des Projekt-Portfolios reichen.

Viele der Aktivitäten und Prozesse im Rahmen der Projektplanung und der Projektsteuerung lassen sich gerade im Fall einer Multiprojektumgebung mit Softwareunterstützung einfacher und hoher Qualität erledigen. Mittlerweile gibt es zahlreiche speziell auf das Multiprojektmanagement ausgerichtete Programme, die gerade für das Portfoliomanagement von IT-Projekten recht gut geeignet sind.

Was kann Software für das Mulitprojektmanagement im Detail leisten? Im Kern ergibt sich für den gesamten Investitions- und Projektlebenszyklus ein besserer Überblick für das Projektmanagement – von den strategischen Portfolioentscheidungen bis hin zur ganzheitlichen Projektplanung und Projektsteuerung.

TOOLS FÜR DAS MULTIPROJEKTMANAGEMENT
Sie suchen eine zukunftsfähige, innovative Software zur Unterstützung der Aufgaben im Multiprojektmanagement (MPM)? Oder sind mit Ihrer aktuellen Lösung unzufrieden? Oder wollen endlich wissen, was andere Anwender mit ihrer Multiprojektmanagementsoftware alles abdecken? Mit Methoden und Tools für das Multiprojektmanagement (Projekt-Portfoliomanagement) lassen sich die vielfältigen Aufgaben zur Bewertung, Qualifizierung und kontrollierten Steuerung sämtlicher IT-Projekte ganzheitlich erfolgreich realisieren.

Nahezu alle angebotenen Programme bieten die Möglichkeit, alle Projekte des Projektportfolios und alle projektrelevanten Informationen, Dokumente, Projektpläne, Termine und Aufgaben zentral zu verwalten.  Ein ergänzender Leistungsbereich der Software kann im Projektportfoliomanagement in der Nutzung von Verfahren des Operations Research liegen. So lässt sich mittels entsprechender Software-Funktionalität der Nutzen des Projektportfolios unter den Beschränkungen durch Ressourcen- und Finanzbudgets maximieren.

Nachdem die Projekte freigegeben sind, werden sie im Detail geplant und realisiert. Während der Abwicklung muss regelmäßig überprüft werden, ob sich der Projektfortschritt an den Unternehmenszielen ausrichtet und das Budget eingehalten wird. Hierzu ist ein leistungsfähiges Berichtswesen erforderlich, das die benötigten Informationen in Management Reports zusammenfasst und die Geschäftsführung frühzeitig warnt, falls Ressourcen- bzw. Finanzbudgets überschritten werden oder Risiken auftreten.

Dafür werden geeignete Kennzahlen für Projekte bzw. Projekt-Portfolios hinterlegt, auf deren Grundlage Indikatoren in einem Management-Cockpit den aktuellen Status anzeigen. Die Ansichten des „Portfolio Dashboard“ können sich für verschiedene Benutzergruppen individuell konfigurieren lassen. Die Geschäftsführung beispielsweise kann verfolgen, inwieweit die strategischen und finanziellen Ziele erreicht werden, das Project Office bzw. der Controller behalten die Termine bzw. die Kostenentwicklung im Auge, und der Projektlenkungsausschuss überprüft, ob die Projektziele erfüllt werden.
Bezüglich des projektübergreifenden Ressourcenmanagements sind erhebliche Nut-zenvorteile durch Softwareeinsatz realisierbar. Softwaretools erlauben es vielfach, Ressourcen zu Teams zusammenzufassen und ihnen Rollen zuzuweisen. Im Rahmen einer übergreifenden Ressourcenplanung wird zunächst nur ein Team oder die benötigte Rolle eingeplant. Die konkrete Benennung der mitwirkenden Personen ist dann in einem nächsten Schritt möglich.

ADV-VERANSTALTUNG ZUM THEMA
Die Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung (ADV) veranstaltet deshalb am 21. Februar 2013 eine hochkarätige Expertenkonferenz mit integrierten Lösungs- und Toolpräsentationen zum Thema Multiprojektmanagement, wobei Konzepte und Lösungen für die Anwender im Mittelpunkt stehen.

Mit dieser ADV-Tagung können Interessierte sich an einem Tag einen komprimierten Überblick über sowohl einfache als auch komplexere Lösungen von gängigen MPM-Produkten verschaffen. Integrierend gibt die Tagung einen umfassenden Einblick in Prozesse, Techniken und Vorgehensweisen, die sich für das Multiprojektmanagement von IT-Projekten in der Praxis bewährt haben. Dazu rechnen beispielsweise Aufgabenfelder wie Budget- und Kostenmanagement, Kapazitäten-/Ressourcensteuerung, Terminsteuerung und Zeiterfassung sowie Kostenverfolgung.

* Ernst Tiemeyer ist IT-Consultant, Management-Trainer und Fachbuchautor.