Hybrides Arbeiten bei Heineken

Heineken schuf in seiner Niederlassung in Krakau moderne Arbeitsumgebungen. Sie dienen als Blaupause für alle anderen Büros der niederländischen Brauerei. [...]

Vorbei sind die Zeiten der trist-grauen Räume mit unergonomischen Möbeln und ebenso grauen Standard-Filzteppichböden, die bereitwillig jede Menge Schmutz schlucken. In Zeiten hybrider Arbeits­modelle wünschen sich Angestellte helle, offene und flexibel gestaltbare Bürolandschaften, die Lust machen, ins Office zu kommen.

Das war auch eines der Hauptziele von Heineken bei der Modernisierung der Räume in Krakau. Die neuen Büros in Polen sollten die Anforderungen an einen hybriden Arbeitsplatz erfüllen, um qualifizierte Mitarbeiter aus ganz Europa anzuziehen. Die weltweiten Mitarbeiter von Heineken gehören 27 Nationalitäten an und sprechen 17 verschiedene Sprachen.

„Deshalb waren wir uns der wichtigen Rolle bewusst, die eine effektive Kommunikation in einem erfolgreichen Unternehmen spielt“, erklärt Ewa Szalewska, Head of People Function bei Heineken. Nach der Pandemie habe Hybrid Work zugenommen, was sich auf die Art und Weise auswirke, wie die Kollegen zusammenarbeiten und kommunizieren.

Deswegen hätte sich die niederländische Brauerei entschieden, ihre Büros komplett zu digitalisieren, um ihre Teams zu unterstützen und es den Leuten zu ermöglichen, ihre Aufgaben zu erfüllen, unabhängig davon, von wo aus sie sich einloggen. Das Unternehmen spricht dabei von der „Neuerfindung des Heineken-Experience“.

Beim Gestalten der neuen Büros ging es nicht nur um ein schickes Design, sondern auch darum, die Anforderungen an die Infrastruktur neu zu bewerten. So hatte Heineken zum Beispiel den Wunsch, das Infrastruktur-Management auf ein Managed-Services-Modell umzustellen, damit sich das relativ kleine eigene IT-Team künftig auf interne Services konzentrieren kann.

Insgesamt umfasste das Modernisierungsprojekt der Krakauer Büroräume folgende Bereiche:

• Migration der bestehenden Back-Office-Telefonie sowie des Contact Centers von Cisco-On-Premises-Lösungen auf Cisco-Cloud-Lösungen – UCM Cloud und UCCX laufen in der Webex Cloud
• Aufbau einer LAN- und WLAN-Netzwerkinfrastruktur auf Basis der SDA-Technologie (Software-definded Access) von Cisco
• Entwurf und Implementierung eines modernen hybriden Arbeitsplatzes – mit Logitech-Videokonferenzprodukten, die als Microsoft Teams Rooms laufen, sowie LG-Bildschirmen. Insgesamt wurden mehr als 50 Konferenzräume mit derselben Bedienoberfläche aus­gestattet
• Einführung einer einheitlichen digitalen Verwaltung der Büro­flächen. Grundlage dafür ist das Tool Mapiq, das die Buchung von Schreibtischen, Konferenzräumen und Parkplätzen in einer einzigen Anwendung integriert.

Zusammenarbeit mit NTT

Als Partner für die Umgestaltung der Krakauer Büros holte die Brauerei NTT mit ins Boot. Der IT-Dienstleister erbrachte im Rahmen des Projekts die folgenden Leistungen: Campus-Netzwerk, Software-definierte Infrastrukturdienste, Cloud-Migrationsdienste und Managed Collaboration Services.

„Während der gesamten Implementierung war das NTT-Team mit der Netzwerkinfrastruktur, der IT-Sicherheit und dem Contact-Center-Management betraut sowie mit der Koordinierung des kompletten Prozesses“, erklärt Rafał Sałyga, Go-to-Market Director bei NTT in Polen.

NTT sei auch künftig für ein Technikzentrum verantwortlich und unterstütze die Mitarbeiter von Heineken rund um die Uhr.

Die Projektverantwortlichen entschieden sich, die gesamten IT-Dienste von Heineken aus dem bisherigen On-Premises-Modell in die Cloud zu verlagern. Daher wurde die LAN- und Contact-Center-Infrastruktur mit Cisco-Lösungen vollständig auf ein Managed-Services-Modell umgestellt.

„Ohne Cloud-Infrastrukturen wäre es gar nicht möglich, Ziele wie einheitliche Systeme und einen reibungslosen sowie sicheren Zugriff auf digitale Tools und Ressourcen von überall aus zu erreichen“, so Łucja Barba­szewska. Sie ist Head of Sales to the Commercial Market bei Cisco Polska.

Knapp bemessene Zeit

Die größte Herausforderung war, dass die Zeit für die Implementierung sämtlicher Lösungen sehr begrenzt war. Je nach Projektbereich hatten die Spezialisten von NTT zwischen zweieinhalb Monaten – für Telefonie, Contact Center, LAN/WLAN – und nur einem Monat – für die Konferenzräume – Zeit, um die Pläne umzusetzen.

Dies war zwar im Voraus bekannt, dennoch musste man stets dafür sorgen, dass für die Umsetzung jeweils ausreichende Ressourcen und Arbeitskräfte vorhanden waren. Angesichts des Projektumfangs und der Vielzahl von Anbietern und Aktivitäten, die koordiniert und synchronisiert werden mussten, war dies laut NTT eine ziemliche Heraus­forderung.

Die Projektverantwortlichen planten insgesamt aber recht großzügig: Bereits rund eineinhalb Jahre vor der anvisierten Fertigstellung der neuen Büros war der IT-Dienstleister in den Prozess der Planung eingebunden.

„Als Berater halfen wir bei der Analyse der Bedürfnisse von Heineken und berieten, wie der Raum genutzt und angepasst werden kann, um diese Bedürfnisse zu erfüllen“, so NTT. Der Dienstleister präsentierte die verfügbaren Lösungen und gab Empfehlungen, führte Workshops durch und unterstützte den Testprozess.

Ein Aspekt, der zum Projektbeginn noch keine Rolle gespielt hatte, betraf die sich während der Umsetzung immer weiter zuspitzende Situation rund um die Lieferkette. Dies ließ sich aber laut NTT durch rechtzeitige Bestellungen im Voraus und die rasche Reaktion auf auftretende Probleme letztendlich ohne größere Schwierigkeiten überwinden.

*Konstantin Pfliegl ist Redakteur bei der Zeitschrift com! professional. Er verfügt über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung als Journalist für verschiedene Print- und Online-Medien.