Ineffizientes Dokumentenmanagement als Produktivitätskiller

Die Adobe-Umfrage "Document Drain" zeigt, wie unzufrieden Angestellte in den untersuchten europäischen Ländern mit schlechten Prozessen in der Büroadministration sind. Moderne Technologien wie elektronische Signaturen oder mobile Apps können Abhilfe schaffen. [...]

Nahezu einen Tag (zwischen sechs und sieben Stunden) pro Woche verbringen europäische Angestellte (befragte wurden Angestellte in UK, Frankreich, Niederlande, Deutschland, Finnland, Norwegen, Schweden und Dänemark) durchschnittlich mit administrativen Bürotätigkeiten wie dem Ausfüllen von Formularen oder dem Ausdrucken von Dokumenten. Dies ist das Ergebnis einer aktuellen Studie von Adobe. Fast die Hälfte der deutschen Angestellten (48 Prozent) empfinden scheinbar einfache Bürotätigkeiten als zu zeitaufwändig und unnötig komplex. So werden geschäftliches Wachstum behindert, Produktivität gehemmt und personelle Ressourcen verschwendet. Das hat negative Konsequenzen: 77 Prozent der deutschen Befragten geben an, dass sie aufgrund mangelhafter Verwaltungsprozessei bereits einen Geschäftsauftrag verloren haben! Jeder Vierte (25 Prozent  musste wegen desselben Problems bereits ein Projekt abbrechen. Und mehr als die Hälfte der deutschen Angestellten (56 Prozent) sagen, dass die Reisekostenabrechnung immer mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant. Deutliche Anzeichen dafür, dass hier deutlicher Handlungsbedarf besteht.
Für den neuen Bericht Document Drain: How office admin is shredding productivity wurden europaweit 7.000 Arbeitnehmer aus kleinen, mittleren und großen Unternehmen befragt – mit dem Ergebnis, dass zu viel Zeit ineffektiv genutzt wird und den Unternehmen so beträchtliche Kosten entstehen. Grundlegende Aufgaben der Administration, wie das Ausdrucken von Dokumenten und deren Versand per E-Mail, werden dabei als die zeitintensivsten (96 Prozent) bezeichnet, drei Viertel der Befragten sind zudem der Meinung, dass gerade diese Aufgaben wenig nützlich sind bezeichnen sie als langweilig, zeitaufwändig oder schwierig. Darüber hinaus ordnen 65 Prozent der Befragten die Suche nach verschwundenen Dokumenten als unnötig „komplexe“ administrative Bürotätigkeit ein, während 62 Prozent hier das Einarbeiten neuer Kollegen und 61 Prozent das Einholen von Unterschriften angeben.
Hilfe durch Digitalisierung
Die Umfrageergebnisse unterstreichen die Notwendigkeit einer digitalen Transformation in europäischen Unternehmen deutlich. Annähernd die Hälfte der befragten Fachkräfte (46 Prozent)  gibt als einen der Hauptgründe für problematische Arbeitsabläufe das Fehlen effizienter Technologie an. Digitale Lösungen wie elektronische Signaturen nennen 74 Prozent als eine wertvolle Innovation für ihre Arbeit, während 39 Prozent der Befragten mobile Apps als entscheidend für die Lösung von Problemen bezeichnen – dies verdeutlicht die immensen geschäftlichen Chancen der Zeiteinsparung und der Umwandlung bestehender Prozesse in volldigitale Arbeitsabläufe. „Die heutigen Erkenntnisse sollten ein wahrer Weckruf für Unternehmen in ganz Europa sein. Veraltete analoge Prozesse trocknen die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter sprichwörtlich aus – was potenziell zu einem Umsatzverlust und einer schlechten Customer Experience führen kann“, sagt John Travis, Marketing-Verantwortlicher für die EMEA-Region bei Adobe. Travis empfiehlt die komplette Neuausrichtung administrativer Prozesse durch Apps, digitale Dokumente und andere Technologien, denn das gebe Unternehmen die Möglichkeit, die Erlebnisse für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zu verbessern. Dies sei letztlich eine Investition in künftiges Wachstum und Erfolg, so Travis.