Informationsmanagement der nächsten Generation

Viele Unternehmen nutzen täglich Microsoft SharePoint, um Dokumente abzulegen und zu teilen, etwa über Kollaborations-Tools wie Teams. Die rasch wachsende Menge an Daten übersteigt aber oft die Kapazitäten von SharePoint, alte Dokumentenversionen müssen daher archiviert werden. [...]

Das Anbinden eines Archivs ist aber meist relativ teuer und aufwändig. Als kosteneffiziente, standardisierte Lösung bietet Optimal Systems nun erstmals die Integration von SharePoint, Teams und der ECM-Software enaio. Damit lassen sich Dateien, die in SharePoint bzw. Teams genutzt werden, im Enterprise Content Management System ablegen, bearbeiten und archivieren. „Mit unserer Schnittstelle schaffen wir erstmals eine kostengünstige und einfache Verbindung zwischen Kollaborations-Portal und Archiv. Damit lässt sich ein professionelles, skalierbares Informationsmanagement aufbauen“, erklärt Markus Poller, Geschäftsführer von Optimal Systems Österreich.

Standortunabhängiges Arbeiten hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Der tägliche Austausch von Dokumenten über beliebte Tools wie Teams bringt aber auch die Überlastung des SharePoint-Servers mit sich. In Teams abgelegte oder geteilte Dokumente liegen physisch in SharePoint. Was aber macht man mit nicht mehr aktiv benötigten Dateien? Wie kann man in Teams abgelegte Inhalte für andere Systeme zur Verfügung stellen? Optimal Systems schafft hier eine einfache Abhilfe: Über die neue, standardisierte Schnittstelle dockt die ECM-Lösung enaio an die SharePoint-Dokumentenbibliothek an und ermöglicht so, die Daten aus dem Portal im Enterprise Content Management zu nutzen und zu archivieren – bei Bedarf sogar revisionssicher. „Dank seiner hohen Skalierbarkeit und Leistungsfähigkeit ist die Lösung sowohl für Startups, KMUs und auch große Unternehmen interessant“, so Poller.

Zentrales, smartes System

Mit der Out-of-the-Box-Lösung von Optimal Systems soll sich die Zusammenarbeit nun einfacher gestalten, da man über das ECM die Dokumente und Informationen strukturiert verwalten, Projekten zuordnen und Mitarbeitern, Kunden oder Partnern per Workflow zur Verfügung stellen kann. enaio dient dabei als zentrales System: Doppelte Ablagen, aufwändiges Suchen nach aktuellen Dokumentversionen und auch Fehler werden vermieden. Die integrierte Volltextsuche erspart langes Scrollen in Teams-Chats oder -Channels und bringt qualitative Ergebnisse auf Knopfdruck. Zusätzlich fungiert das ECM als Backup oder, bei Bedarf, auch als revisionssicheres Archiv.

Außerdem lässt sich damit ein umfassendes Informationsmanagement aufbauen, das Prozesse wie die Vertragsverwaltung, Rechnungseingangsprüfung oder Personalakte strukturiert oder per Workflow automatisiert. Auch ein bidirektionaler Dokumentenaustausch zwischen enaio und SharePoint und das direkte Springen zwischen beiden Systemen ist möglich. „Mit der neuen Schnittstelle ist die Integration von SharePoint in ein unternehmensweites ECM möglich“, sagt Poller.