„Internationaler Erfolg beginnt im Rechnungswesen“

Wer im Ausland gewinnbringend produzieren oder verkaufen will, muss zuallererst organisatorisch die richtigen Schritte einleiten. Der ERP-Hersteller proALPHA erklärt, was beim Schritt ins Ausland zu beachten ist. [...]

Bei der Expansion ins Ausland wird ein Schlüsselfaktor gerne außer Acht gelassen, das Rechnungswesen. Denn trotz internationaler Standards bestehen in anderen Ländern für die Rechnungslegung lokale Vorschriften und Besonderheiten. Nur zwei von vielen: In Frankreich beispielsweise arbeitet man nicht mit Kontenrahmen. Unternehmen, die hier tätig sind, müssen ihre Bücher unter Beachtung des zentral vorgegebenen Allgemeinen Kontenplans, des Plan Comptable Général, führen. Und in einigen Ländern schreiben die Steuerbehörden für die Datenübermittlung spezifische Formate vor, in Polen seit 2016 zum Beispiel das Standard Audit File (SAF-T).

Worauf müssen Unternehmen also achten, wenn sie bei der Internationalisierung nicht auf dem „falschen Fuß“ erwischt werden wollen?

Recht ist nicht gleich Recht

Die Klärung rechtlicher Aspekte wie Rechtsform und Firmierung ist nur der erste Schritt. Während es in einigen Ländern vollkommen ausreichend ist, eine Betriebsstätte zu eröffnen, erfordern andere Staaten zwingend die Gründung eines rechtlich selbständigen Tochterunternehmens. Zudem ist es in China beispielsweise nötig, den Firmennamen in Mandarin zu übersetzen. Auch eine frühe Recherche zu nötigen Konformitätsnachweisen und Zertifikaten erspart so manche böse Überraschung.

Ebenso unabdingbar ist die Kenntnis abweichender Rechnungslegungsvorschriften. ERP-Anbieter wie proALPHA unterstützen hierbei mit entsprechenden Lokalisierungs-Komponenten. Sie gewährleisten, dass für ein Land die Buchhaltung rechtskonform bis hin zur entsprechenden Gewinn- und Verlustrechnung abgewickelt wird. Ein „Klassiker“: Unternehmen müssen zwischen Gesamtkostenverfahren, Umsatzkostenverfahren oder einem gemischten Ansatz, mit oder ohne Work in Process (WIP), wählen können.

Kommen neben der Rechnungswesen-Software weitere Spezialanwendungen zum Einsatz, etwa für die Konzern-Konsolidierung, so müssen Unternehmen von Anfang an den laufenden Pflegeaufwand im Auge behalten. Im Idealfall holt sich die Spezialanwendung neben Kontenplan und Währungen auch bereits alle Buchungen aus dem ERP-System, um so Fehlerquellen und unnötige Doppelarbeiten zu vermeiden.

Behörden richtig und rechtzeitig informieren

Nicht zu unterschätzen ist das Meldewesen. So fordern zum Beispiel die ungarischen Steuerbehörden unmittelbar Informationen zu gestellten Rechnungen – und zwar in bis zu drei Währungen, nämlich in Euro, in Forint sowie in einer eventuellen Drittwährung. Unternehmen, die ihre Verwaltung auch im Ausland effizient und digital organisieren wollen, informieren sich am besten bereits, bevor sie den Betrieb im Ausland aufnehmen. Nur so können sie sichergehen, dass sie die rechtlichen Rahmenfaktoren analog zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abbilden. Einige ERP-Systeme haben dies bereits fertig „an Bord“.

Auch der Fiskus tickt anders

Steuerlich gibt es ebenfalls zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen. Eine Recherche, welche Steuerbefreiungen oder Steuervereinfachungen man in Anspruch nehmen kann, lohnt sich in jedem Fall. Werden Mitarbeiter entsandt, sollte rechtzeitig geklärt werden, von welcher Gesellschaft die Lohnsteuer zu entrichten ist. Außerdem müssen Steuergebiet und Land nicht zwingend identisch sein. So gibt es Länder wie die USA, die regional unterschiedliche Steuerregelungen aufweisen, etwa bei der Umsatzsteuer. Eine Rechnungswesen-Software muss hier ausreichend flexibel sein und die Steuergebiete bei Bedarf bis auf Postleitzahlen-Ebene definieren können.

Förderungen nutzen

Die öffentliche Hand unterstützt expandierende Unternehmen mit zahlreichen Beratungs- und Förderangeboten. Institutionen wie das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle oder die German Trade & Invest helfen Mittelständlern bei der Suche nach Fördermitteln. Hier ist das Timing entscheidend: In der Regel müssen Anträge im Vorhinein gestellt werden.

Risiken abschätzen und absichern

Das Auslandsgeschäft bringt deutlich höhere Risiken mit sich. Und dazu gehören nicht nur unbekannte Märkte und Geschäftspraktiken. Zusätzlich zu mit Bürgschaften absicherbaren Kredit- und Währungsrisiken bestehen im Geschäftsverkehr außerhalb der EU Ausfuhr- und Zahlungsbeschränkungen. So gelten beispielsweise für eine ganze Reihe von Ländern verschiedenste Embargo-Regelungen. Und auch das Forderungsmanagement stellt auf dem internationalen Parkett noch mal besondere Anforderungen. Von der Bürgschaftsverwaltung bis zur Anbindung internationaler Auskunfteien, von Kurssicherungsgeschäften bis zum Factoring: Die Komplexität des Rechnungswesens in vielversprechenden Absatzmärkten ist nicht zu unterschätzen. Sie lässt sich aber mit Hilfe von auf das Auslandsgeschäft ausgelegter Software durchaus meistern.

Mitarbeiter weltweit unterstützen

Wer den Schritt ins Ausland wagt, muss nicht nur sicher gehen, dass bestehende Systeme die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen abbilden. Mitarbeiter rund um den Globus sollten mit einem Buchhaltungs- und ERP-System ganz „natürlich“ arbeiten können. Dazu gehört zunächst eine Oberfläche in Landessprache. Ferner müssen Eingaben in jeder Sprache möglich sein. Eine Unterstützung von Unicode und von mehreren Währungen ist daher heute zwingend erforderlich. Ein Aspekt, der dabei leicht übersehen wird, sind unterschiedliche Datumsformate sowie Zeitstempel in Verbindung mit den weltweiten Zeitzonen. Dies ist für eine revisionssichere Erfassung von Belegen unerlässlich.

Reporting und Controlling von Anfang an im Blick

Zu den wichtigsten vorbereitenden Aufgaben gehört das Datenmodell für mehrere Mandanten. Berücksichtigt die Datenarchitektur bereits zu Beginn die gewünschten Auswertungen und Konsolidierungen, erspart dies der IT später im Reporting viel Arbeit.

Neben den vertrieblichen Erwägungen sind also auch zahlreiche Faktoren aus dem Rechnungswesen entscheidend für den erfolgreichen Weg ins Nachbarland oder nach Übersee. Wer sich die richtigen Fragen zu Organisation und Rechnungswesen zu Beginn der Auslandsaktivität stellt, startet den Schritt ins Ausland auf dem richtigen Fuß.