Die moderne Arbeitswelt erfordert Flexibilität und Mobilität. Mitarbeitende nutzen längst nicht nur einen Büro-PC, sondern mehrere IT-Geräte. Unternehmen stehen dadurch vor der Frage: Wie lässt sich dieses Geräte-Management effizient und nachhaltig gestalten? Insight bietet mit »Flex for Devices« ein Device as a Service (DaaS)-Modell, das strukturierte Verwaltung, ökologische Nachhaltigkeit und finanzielle Flexibilität ermöglicht. ITWELT.at hat dazu mit Gerold Pulverer, Business Management von Insight in Österreich, ein Interview geführt. [...]
Wie hat die zunehmende IT-Lastigkeit, Flexibilität und Mobilität der modernen Arbeitswelt die Anforderungen an das Management von IT-Geräten verändert?
Heute gängige hybride Arbeitsmodelle haben die Anforderungen an die IT und das Geräte-Management stark gesteigert. Der Mitarbeitende von heute hat oftmals nicht nur einen PC mit Zubehör im Büro, sondern einen Laptop mit Webcam, ein Tablet mit Pen und Keyboard, ein Smartphone und entsprechendes Zubehör wie Kabel, Schutzhülle und Schutzfolie. Es ist eine Vielzahl an Komponenten, die eingekauft, im gesamten Lebenszyklus verwaltet und an dessen Ende ersetzt werden müssen. Um diesen Prozess effizient zu organisieren, sind innovative Ansätze erforderlich. Zu diesen gehört das Modell Device as a Service (DaaS). Es bietet eine besonders flexible, strukturierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, den Lebenszyklus ihrer IT-Geräte – von der Beschaffung über Wartung und Reparatur bis hin zur nachhaltigen Entsorgung – ganzheitlich und einheitlichzu managen. So können Unternehmen die wachsende Komplexität bewältigen, Prozesskosten reduzieren und gleichzeitig die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern.
Welche spezifischen Herausforderungen sehen Sie für Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationalen Niederlassungen?
Die geografische Verteilung der Mitarbeitenden sowie das Fehlen lokaler IT-Abteilungen in einigen Niederlassungen erhöhen die Komplexität beim Management von IT-Geräten für solche Unternehmen erheblich. Dies kann insbesondere dann zu Schwierigkeiten führen, wenn Unternehmen versuchen, einheitliche Standards für Sicherheit, Beschaffung und Wartung über verschiedene Länder hinweg zu etablieren. Zudem erschweren unterschiedliche regulatorische Anforderungen und lokale Governance-Strukturen oft die Prozesse.
Device as a Service bietet eine praktikable Lösung, indem es Unternehmen ermöglicht, ihr Gerätemanagement herstellerunabhängig, zentral und international einheitlich zu organisieren. Ein erfahrener Dienstleister kann Beschaffungsprozesse international standardisieren und optimieren. Das senkt den Aufwand der IT-Abteilungen in den einzelnen Niederlassungen und sorgt für eine einheitlich positive User Experience.
Können Sie das Device-as-a-Service-Modell (DaaS) im Detail erläutern und wie es den gesamten Lebenszyklus von Endgeräten ganzheitlich und ökologisch nachhaltig organisiert? Und welche Rolle spielt die Hardware-Beschaffung, Reparatur, Austausch und Entsorgung in diesem Modell?
Im Rahmen von DaaS beziehen Unternehmen ihre Hardware sowie zugehörige Services und Support von einem externen Anbieter. Dieser ist idealerweise herstellerunabhängig und kann so ein breites Portfolio an Hardware und Zubehör flexibel zur Verfügung stellen. Die Unternehmen können die Geräte kaufen, sie können sie aber auch zu einer festen monatlichen Rate leasen. Die Umwandlung von einem CAPEX in ein OPEX-Modell schafft für die Kunden mehr finanzielle Planbarkeit und gleichzeitig Flexibilität.
Der DaaS-Anbieter übernimmt alle Aspekte des Geräte-Managements: von der Beschaffung über die Wartung und Modernisierung bis hin zur Reparatur und dem Austausch defekter Geräte sowie deren Entsorgung.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der ökologisch nachhaltigen Organisation des Hardware-Lebenszyklus. Durch die Reparatur defekter Geräte kann deren Einsatzdauer verlängert werden. Endet der Lebenszyklus werden die Devices zertifiziert gelöscht und als refurbished Hardware in den Markt zurückgeführt. Diese Vorgehensweise reduziert Elektroschrott, schont Ressourcen und trägt zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen bei. Gleichzeitig kann das Unternehmen von dem Restwert des Gerätes profitieren. Wenn ein Gerät nicht mehr als refurbished Hardware weiterverwendet werden soll, wird es einem fachgerechten Recycling- und Entsorgungsprozess zugeführt.
Bei Insight gehen wir aber ökologisch noch einen Schritt weiter. In den Bereichen Logistik und Verpackung haben wir Optimierungspotenziale gehoben, die die Nachhaltigkeit des Hardware-Managements weiter steigern. Als globaler Player sind wir in der Lage, große Mengen an Hardware einzukaufen und weltweit zu bevorraten. Das vermeidet eine Vielzahl an Kleinstbestellungen und Lieferungen. Smartphones und Tablets werden mit einer Schutzhülle sowie -folie versandt, um Beschädigungen und damit Rücksendungen zu vermeiden. Dadurch, dass wir auch die Konfigurationen der Geräte übernehmen, können wir sie direkt an die Standorte der Kunden oder ins Homeoffice des Mitarbeitenden senden, ohne Zwischenstopp bei der IT-Abteilung unseres Kunden. Bei uns erhalten die Mitarbeitenden des Unternehmens durch kundenspezifisches Bundling ihr gesamtes Equipment in einem einzigen Paket. Das alles spart große Mengen an Verpackungsmaterial und Lieferwege und somit Abfall und CO2.
Insight bietet den Service „Flex for Devices“ an. Was sind die Hauptvorteile dieses Angebots für mittlere und große Unternehmen? Können Sie konkrete Beispiele nennen?
Der Hauptvorteil ist die globale Präsenz von Insight. Mit „Flex for Devices“ sind wir in der Lage, unsere Kunden multinational auf unterschiedlichen Kontinenten mit Hardware und den entsprechenden Services und Support-Maßnahmen zu versorgen. Viele Unternehmen – auch im gehobenen Mittelstand – verfügen heute über Standorte in anderen Ländern – in Europa, Nord- und Südamerika oder Asien. Wir können das Device-Management multinational ausrollen und für unsere Kunden so einen einheitlichen, effizienten Prozess für all ihre Niederlassungen erreichen. Die Unternehmen haben trotz internationaler Aufstellung die Möglichkeit, ihre Hardware flexibel an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.
Welche Optionen haben Unternehmen bei der Beschaffung von Geräten im Rahmen des DaaS-Modells und wie beeinflusst dies die finanzielle Flexibilität und den Cashflow?
Im Rahmen des DaaS-Modells haben Unternehmen die Wahl zwischen dem Kauf und dem Leasing von Geräten. Während der Kauf höhere einmalige Investitionen erfordert, bietet das Leasingmodell Vorteile in Bezug auf finanzielle Flexibilität. Unternehmen können die Kosten für die Nutzung der Geräte in kalkulierbare monatliche Raten umwandeln, was zu einer Verbesserung des Cashflows führt. Die Umstellung von CAPEX (Investitionsausgaben) auf OPEX (Betriebsausgaben) schafft zusätzlichen finanziellen Spielraum, der für strategische Projekte genutzt werden kann. Das DaaS-Modell reduziert zudem die internen Prozesskosten, die üblicherweise mit der Beschaffung und Verwaltung von Geräten verbunden sind. Das macht das Modell besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre Ressourcen effizient einsetzen möchten.
Wie gewährleistet das DaaS-Modell, dass Mitarbeiter schnell mit neuen Geräten ausgestattet werden können, und welche Auswirkungen hat dies auf die Produktivität und User Experience?
Gerade in komplexen, internationalen Unternehmensstrukturen kann es teilweise Wochen dauern, bis ein Mitarbeiter über die benötigte Hardware verfügt. Dieser Prozess wird durch ein DaaS-Modell auf wenige Tage verkürzt. Durch kundenspezifische Bevorratung stehen alle benötigten Komponenten permanent zur Verfügung und können ohne Verzögerung nach klaren Service Level Agreements (SLAs) verschickt werden. Durch rollenspezifisches Bundling erhält der Mitarbeitende alle von ihm benötigten Devices und entsprechendes Zubehör in einem einzigen Paket. Die Geräte werden vorkonfiguriert und mit allen notwendigen Anwendungen und Sicherheitsprogrammen ausgeliefert, sodass Mitarbeitende sofort effektivarbeiten können. Das erhöht deren Produktivität und verbessert die User Experience. Ein Mitarbeiter, dessen Arbeitsequipment koordiniert und zügig zur Verfügung gestellt wird, fühlt sich vom Arbeitgeber wertgeschätzt und ist sofort in der Lage so zu arbeiten, wie er es sich wünscht.
Im Falle eines Defekts sorgt der DaaS-Anbieter für eine schnelle Reparatur oder einen zügigen Austausch, wodurch Ausfallzeiten minimiert werden. Auch das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit des Mitarbeiters. In Zeiten des War for Talent ist das kein unerheblicher Punkt.
Wie trägt Insight Flex for Devices zur betrieblichen Effizienz, Mitarbeitererfahrung, finanziellen Kontrolle, Sicherheit und Nachhaltigkeit bei?
Insight Flex for Devices unterstützt Unternehmen auf mehreren Ebenen. So wird die betriebliche Effizienz verbessert, indem Aufgaben der internen IT wie Beschaffung, Wartung und Verwaltung auslagert werden. Gleichzeitig wird die User Experience durch die schnelle und vollständige Bereitstellung neuer Geräte verbessert.
Finanzielle Kontrolle wird durch transparente monatliche Raten und die Vermeidung hoher Anfangsinvestitionen gewährleistet.
In puncto Sicherheit sorgen wir für einheitliche Standards, indem alle Geräte zentral konfiguriert und mit denselben Sicherheitslösungen ausgestattet werden.
Insight Flex for Devices fördert zudem die Nachhaltigkeit, indem Geräte nach ihrer Nutzung zurückgeführt, aufbereitet und erneut in den Produktkreislauf integriert werden. Durch optimierte Logistikprozesse werden Verpackungsmaterial und Transportwege und dadurch Abfall und CO2 reduziert.
Welche Services deckt Insight Flex for Devices im Gerätezyklus ab und welche Rolle spielt der Technical Service Delivery Manager in diesem Prozess?
Insight Flex for Devices deckt alle Phasen des Gerätelebenszyklus ab, von der Beschaffung über Wartung bis hin zum Austausch, Wiedervermarktung oder Entsorgung. Der Technical Service Delivery Manager nimmt dabei eine zentrale Rolle ein. Er ist der Hauptansprechpartner des Kunden. Er koordiniert die verschiedenen Dienstleistungen, erstellt regelmäßige Berichte und führt Review-Meetings durch, um sicherzustellen, dass die Ziele des Kunden erreicht und Service Level Agreements eingehalten werden.
Können Sie den Prozess des nutzerrollenbasierten Bundlings und der Bereitstellung von Geräten im Homeoffice oder in Niederlassungen genauer erläutern?
Beim nutzerrollenbasierten Bundling erfolgt die Zusammenstellung von Geräten und Zubehör entsprechend den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Nutzerrolle. Ein Mitarbeiter in der Buchhaltung benötigt ein anderes Equipment als der Sales-Kollege im Außendienst. Ein Beispiel für ein solches Paket für einen neuen Mitarbeiter könnte ein Laptop, eine Maus, eine Dockingstation und ein Smartphone umfassen. Diese Komponenten werden zentral bevorratet und auf Abruf entweder in die Firmenzentrale, einen Standort oder direkt ins Homeoffice des Mitarbeiters geliefert.
Inwiefern ist das DaaS-Modell skalierbar und in der Lage, auf größere Hardware-Bedarfe zu reagieren? Gibt es Grenzen der Skalierbarkeit und wie können diese überwunden werden?
Das DaaS-Modell zeichnet sich durch seine hohe Skalierbarkeit aus und kann problemlos auf größere Hardware-Bedarfe reagieren. Bei Bedarf können zusätzliche Geräte schnell bereitgestellt werden. Dies ist vor allem von Vorteil, wenn ein Unternehmen rasch wächst oder es auf plötzlich auftretende Anforderungen reagieren muss. Potenzielle Grenzen der Skalierbarkeit, wie etwa Lieferkettenprobleme, können durch die Bevorratung großer Mengen in zentralen Warehouses und durch Großbestellungen beim Hersteller minimiertwerden. Dadurch wird eine konstante Verfügbarkeit gewährleistet und Engpässe vermieden.
Welche Maßnahmen werden im Rahmen des DaaS-Modells ergriffen, um Verpackungsmaterial und Lieferwege zu reduzieren und somit Abfall und CO2-Emissionen zu minimieren? Und wie werden zurückgeführte Geräte behandelt, um Ressourcen zu schonen und Budgets zu entlasten?
Im Rahmen des DaaS-Modells werden mehrere Maßnahmen ergriffen, um Verpackungsmaterial und Lieferwege zu reduzieren. Ein Beispiel ist die Bündelung mehrerer Geräte und Zubehörkomponenten in einem einzigen Paket, was Transportwege und Verpackungsmaterial deutlich reduziert. Smartphones und Tablets werden zudem mit Schutzfolien versehen, um Schäden und damit Rücksendungen zu vermeiden. Zurückgeführte Geräte werden zertifiziert gelöscht, aufbereitet und als refurbished Hardware wiederverwendet. Diese Vorgehensweise ist nicht nur umweltfreundlich, sondern entlastet auch die Unternehmen, die so ihre Budgets schonen können.
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