Die IT als Triebfeder der Unternehmensziele

Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und spielt seit über 200 Jahren eine zentrale Rolle im internationalen Forschungs- und Bildungsnetzwerk. Verantwortlich für die IT ist Thomas Dietinger. [...]

In ihren fünf Exzellenzbereichen, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen. Dabei setzt sie auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. Die TU Graz hat sieben Fakultäten mit rund 100 Instituten und beschäftigt knapp 4.000 Mitarbeitende. 13.700 Studierende aus 100 Ländern studieren an der TU Graz.

Verantwortlich für die IT für der TU Graz ist Thomas Dietinger. Er hat sehr früh seine Leidenschaft für die IT entdeckt und konnte bereits im Gymnasium erste Softwareprojekte umsetzen und verkaufen. Später führte er seine freiberuflichen Tätigkeiten in der Softwareentwicklung ergänzt um Server- und Netzwerkadministration parallel zum Telematik Studium fort und wechselte schließlich als Universitätsassistent in die Lehre und Forschung. Nach Abschluss des Doktorates bestimmten verschiedene Management-Positionen in der IT bei Daimler bis zur mehrjährigen Geschäftsführungsposition als COO eines mittelständischen IT-Lösungsanbieters seinen Werdegang und wurden durch zahlreiche Weiterbildungen in ergänzenden Bereichen, wie Projekt- und Prozessmanagement und ein MBA Studium, ergänzt. Nach über 20 Jahren in der Wirtschaft kehrte Thomas Dietinger zurück an seine Stamm-Universität und widmet sich seitdem der Weiterentwicklung der Digitalisierung und IT an der TU Graz. Parallel dazu fungiert er außerdem als ehrenamtlicher Geschäftsführer der Interessensgemeinschaft IT Community Styria, deren Gründung er im Jahr 2012 mitinitiiert hat.

Wie definiert sich Ihrer Meinung nach die Rolle eines CIOs in einer modernen Organisation und wie gehen Sie an IT-Projekte heran?

Aus meiner Sicht sollte sich ein CIO sowohl um die operative als auch strategische Führung und Weiterentwicklung der IT als integraler Bestandteil der Gesamtorganisation kümmern. Bei dieser Betrachtung gehe ich davon aus, dass diese Aufgaben in einer zentralen Rolle vereint und nicht weiter in artverwandte Rollen aufgeteilt sind, wie die des CDO, CTO und weitere. Aus strategischer Sicht ist zu betonen, dass die IT nie einen Selbstzweck darstellt, sondern immer einen klaren Bezug zu den Organisationszielen haben muss, wobei sich ihre Aufgabe von einer untergeordneten Unterstützung als interner Lieferant durch die Potenziale in der Digitalisierung immer mehr auf Augenhöhe zur Mitgestaltung und Triebfeder der Kernziele bewegt.

Dieser Wandel hat auch Auswirkungen auf die operative Leistungserbringung und die dafür erforderliche Kultur des vorausschauenden Denkens und Hineinversetzens in die allgemeinen Anforderungen an die Organisation; auch über das eigene Wirkungsgebiet hinaus. Dies stellt zusätzlich eine permanente Herausforderung für die Organisations- und Personalentwicklung dar.

Um diesem Anspruch gerecht zu sein, ist es essenziell, das operative Tun in einen strategischen Rahmen einzuordnen und zu reflektieren. Eine mehrfach abgestimmte und partizipativ erarbeitete IT-Strategie kann dabei diesen Handlungsrahmen geben und führt bei entsprechender Transparenz auch dazu, dass die operative IT, die internen Businesspartner*innen und das Management mehr Verständnis füreinander entwickeln und so eine bessere Zusammenarbeit entsteht. Eine IT-Strategie ist weiters sehr wertvoll bei der Priorisierung und Konzeptionierung von IT- und Digitalisierungsprojekten, weil diese besser in einem Gesamtkontext betrachtet und die Nutzenpotenziale optimiert werden können.

Als weiteren wichtigen Aspekt betrachte ich auch die Führungskultur innerhalb der IT-Organisation, hier sollte sich der partnerschaftliche Ansatz mit Zusammenarbeit auf Augenhöhe, gegenseitiger Wertschätzung und Vertrauen fortsetzen. Mit den entsprechenden strategischen Rahmenbedingungen ist eigenverantwortliches Agieren zielgerichtet möglich. Dieser Führungsstil kann durchaus sehr anspruchsvoll sein, da man in einer großen Bandbreite situativ agieren muss. Extrem wichtig ist dabei aus meiner Sicht, loslassen zu können und sehr offen und reflektierend zu führen. Auch ich lerne hier jeden Tag neues dazu.

Wie ist die IT-Organisation der TU Graz aufgestellt und wie groß ist Ihr Team?

Hier unterscheidet sich wahrscheinlich eine Universität sehr stark von den meisten anderen Organisationen und eine technische Universität ganz besonders. In einer Universität hat Expertentum eine sehr hohe Bedeutung, da Spitzenforschung und -Lehre zu den Top-Zielen einer Universität gehören. Zudem sind die Stellenwerte Freiheit in Forschung und Lehre, Individualität, demokratische Strukturen und ein gewisses kompetitives Element bestimmend für die Kultur und die Organisation. Das gilt auch für die IT-Organisation einer Universität. An der TU Graz gibt es deshalb mehrere größere IT-Bereiche, in unseren über 100 Instituten viel eigene IT und darüber hinaus im Forschungsbereich viele Expert*innen auf Spitzenniveau. In Summe ergibt das ein Potenzial von mehreren hundert IT-Fachleuten. Ein klassisches disziplinarisches Führungsmodell verliert in so einem Konstrukt an Bedeutung und Wirksamkeit und ist so auch nicht zentralistisch gegeben. Ich selbst bin deshalb nur zu einem kleinen Teil in einer disziplinarischen Vorgesetztenfunktion. Trotzdem ist eine klare und gute Führung in Zeiten von Bedrohung durch Cybercrime und damit verbundenen hohen Sicherheitsanforderungen ebenso enorm wichtig wie die Steigerung der Effizienz, der vorgelebten Professionalität und der Reduktion von Redundanz durch den hohen Kostendruck. Der Fachkräftemangel im IT-Bereich ist durch den aktuellen Rahmen des Universitätskollektivvertrags eine besondere Herausforderung und macht den Aufbau einer gezielten Resilienz, um einen systemkritischen Betrieb zuverlässig aufrecht zu erhalten und Freiräume für vorausschauende neue innovative Projekte zu schaffen, nicht einfacher. 

Hier kann allerdings die universitäre Kultur, die einen gewissen Idealismus und Engagement fördert, gezielt genutzt werden und dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Das Gleiche gilt für einen wertschätzenden und dienstleistungsorientierten Führungsstil, um Ziele trotzdem gesamtheitlich zu erreichen.

Können Sie uns die Besonderheiten der IT-Struktur an der TU Graz erläutern? Welche Unterschiede bestehen im Vergleich zu einem „traditionellen“ Unternehmen, und welche Herausforderungen müssen Sie und Ihr Team bewältigen, um die IT-Infrastruktur effektiv zu verwalten und den Bedürfnissen der Universität gerecht zu werden?

Neben den schon erwähnten Besonderheiten in der heterogenen Organisation stellt sicher auch die große Anzahl an sehr unterschiedlichen Anwender*innen ein besonderes Spezifikum dar. Zusätzlich zu den fast 4000 internen Mitarbeitenden in Lehre, Forschung und Verwaltung gibt es weitere ca. 1500 Mitarbeitende in Partner-Unternehmen am Campus, die einen Teil der Infrastrukturdienstleistungen verwenden. Weiters nutzen fast 14.000 Studierende viele IT-Dienstleistungen, von der einfachen Mailadresse und W-Lan über Zugang zu diversen digitalisierten Prozessen im Student Life Cycle bis hin zu IKT Ausstattungen in Hörsälen und Laboren oder virtuell e-Learning. Diese Heterogenität und große Zahl stellt besondere Ansprüche auch an die Cyber-Security und Robustheit der gesamten IT. Ein Vorteil dabei ist, dass die TU Graz im Bereich der IT-Sicherheit, des e-Learnings, der Digitalisierung und ganz allgemein des Internets zu den Pionieren mit vielen Top-Expert*innen zählt. Davon können wir durch eine enge Zusammenarbeit sehr profitieren.

Wie erfolgt die Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und anderen Abteilungen?

Die Zusammenarbeit ist sehr gut. Aus meiner Sicht kann man die Synergiepotenziale noch besser nutzen, indem noch mehr Wert auf die Berücksichtigung der Gesamtziele und auf eine bewusst offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit gelegt wird. Durch begrenzte finanzielle Mittel für die Universitäten gibt es nicht nur zwischen den Universitäten einen gewissen natürlichen Wettbewerb, sondern auch innerhalb einer Universität. Für diesen Zielkonflikt bedarf es einer sensiblen und bewussten Herangehensweise. Aus meiner Sicht zeichnet sich hier aber bereits ein Wandel ab und gerade im IT-Bereich beginnen Universitäten auch übergreifend sehr offen zusammen zu arbeiten, da die gewaltigen Herausforderungen im Gebiet der IT mit den begrenzten finanziellen Mitteln in der öffentlichen Verwaltung oft nicht oder nur mehr begrenzt schaffbar sind. Besonders kleinere Universitäten mit geringem Budget, aber einer vergleichbaren Bandbreite an Herausforderungen, sind hier verstärkt angewiesen auf eine offene Zusammenarbeitskultur und den hochschulübergreifenden Austausch. Als Beispiel sei hier neben den vielen etablierten Formaten auch das vom Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung geförderte Projekt www.digitaluniversityhub.eu erwähnt, das genau diese Zielsetzungen unterstützt.

Was ist Ihnen bei der Umsetzung einer IT-Strategie besonders wichtig? Wie stellen Sie sicher, dass die Prozesse zukunftsfähig sind?

Als CIO betrachte ich die Entwicklung und Umsetzung der IT-Strategie als einen ganzheitlichen und partizipativen Prozess. Es ist entscheidend, dass wir nicht nur die verschiedenen Aspekte unserer Organisation reflektieren, sondern auch die vielfältigen Perspektiven unserer Mitarbeitenden einbeziehen. Die IT-Strategie ist kein statisches Dokument, sondern ein sich kontinuierlich weiterentwickelnder Prozess, der die fortlaufende Zusammenarbeit und Beteiligung aller betroffenen Bereiche erfordert. Durch diese kontinuierliche Einbindung können wir sicherstellen, dass unsere Strategie nicht nur akzeptiert wird, sondern auch flexibel genug ist, um den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden und dadurch langfristig zukunftsfähig zu bleiben.

Angesichts der aktuellen Kürzungen öffentlicher Gelder für Bildungseinrichtungen, wie wirken sich diese Budgetkürzungen auf die vorhandenen Mittel für die IT-Abteilung Ihrer Universität aus? Und welche Strategien verfolgen Sie, um mit diesen Herausforderungen umzugehen und die Effizienz Ihrer IT-Initiativen zu erhalten oder zu verbessern?

Innerhalb einer Universität spielt aufgrund der Heterogenität auch die Schatten-IT eine große Rolle. Diese Rolle ist durchaus wichtig für den Erfolg und die Zufriedenheit einzelner Bereiche und soll keinesfalls abgeschafft oder ersetzt, sondern viel stärker als Teil der gesamten IT-Organisation auf Augenhöhe eingebunden werden. Nur so können Synergiepotenziale genutzt und Doppelgleisigkeiten abgebaut bzw. ein Neuaufbau verhindert werden. Durch den bewussten Umgang mit solch einer Situation erwarte ich mir deutliche Einsparungseffekte. Ebenso trägt der bewusste und zielgerichtete Umgang mit neuen Anforderungen und Projekten zur Kostensenkung bei, da man sie durch eine zielgerichtete IT-Strategie auf Effektivität optimieren und priorisieren kann.

Großes Potenzial bietet außerdem die Zusammenarbeit zwischen den Universitäten, beginnend von Bietergemeinschaften beim Einkauf über die Entwicklung und Nutzung gemeinsamer Projekte bis zu Shared Service und gegenseitiger Beratung. Aus meiner Sicht muss nicht mehr jede Universität jedes Service selbst intern anbieten, sondern könnte die Expertise und Ressourcen anderer Universitäten mitnutzen. Es gibt hier schon einige gute Voraussetzungen, aber viele Hausaufgaben im Bereich der Standardisierung, der übergreifenden Sicherheit und der formalen Rahmenbedingungen sind noch zu erledigen. Aufgrund des weiter steigenden Fachkräftemangels und Spardrucks wird es allerdings unausweichlich sein, diese Dinge auf Schiene zu bringen.

Nach wie vor gibt es einen eklatanten Mangel an gut ausgebildeten IT-Fachkräften. Wie beurteilen Sie die derzeitige Situation und wie bzw. wo finden Sie gut ausgebildete Mitarbeitende? Was sind die Besonderheiten an Hochschulen im Vergleich zu anderen Unternehmen?

Vor allem die technischen Hochschulen befinden sich hier in einer paradoxen Situation, da sie einerseits genau die IT-Fachkräfte ausbilden, die sie selbst benötigen, aber trotzdem intern an einem Mangel daran leiden. Es gibt hier allerdings an mehreren Stellen Aktivitäten, um die Attraktivität von Universitäten als Arbeitsplatz für IT-Fachkräfte zu steigern. Zum Beispiel wird derzeit an eigenen Gehaltsmodellen und Karrierepfaden gearbeitet. Das ist eine sehr wichtige Maßnahme, da Universitäten einem besonders hohen Druck ausgesetzt sind, eine gute IT und Digitalisierung umzusetzen. Einerseits hat die Generation Z der Studierenden eine höhere Erwartungshaltung an eine gute User-Experience in der Digitalisierung als andere Generationen und im Vergleich zu einem typischen Unternehmen ist ihr Prozentsatz in der Altersstruktur sehr viel höher. Andererseits gibt es auch die Notwendigkeit, durch Digitalisierung Abläufe effizienter zu machen und so noch deutlicher Kosten zu senken. Ein Sparen an der IT und bei den IT-Fachkräften wäre deshalb kontraproduktiv für die Zielerreichung von Universitäten.

Neben der Attraktivierung der Universität als IT-Arbeitsplatz gibt es meiner Ansicht nach aber noch weiteres Potenzial in der Zusammenarbeit zwischen Lehre und Forschung in der IT auf der einen und der Administration auf der anderen Seite. Hier sollte man auch über die Grenzen der eigenen Universität hinausdenken.

Wie sieht die Situation bei der TU Graz aus? Wie schaffen Sie es trotz Fachkräftemangel, ihre IT-Anforderungen abzudecken?

Auch für die TU Graz ist die Situation durchaus herausfordernd, wir haben allerdings den kleinen Vorteil, dass wir im IT-Bereich insgesamt einen guten Ruf haben und strategisch Open Source einen höheren Stellenwert einräumen. Das macht uns attraktiv für IT-Fachkräfte, die besonderen Wert auf Sinn und Gemeinschaft legen. 

Wie geht die TU Graz mit Sicherheits- und Datenschutzfragen um, insbesondere angesichts zunehmender Cyberbedrohungen und Datenschutzvorschriften?

Cyber-Security und Datenschutz haben an der TU Graz traditionell einen besonders hohen Stellenwert, sowohl in der Forschung, als auch in der Administration. Es ist ein ständiger Wettkampf mit einer immer stärker werdender Bedrohungslage. Bis jetzt waren wir immer einen Schritt vor der „dunklen Seite“, aber das ist keine Situation, auf der man sich ausruhen kann, sondern nur ein Ansporn, immer besser zu werden. Auch der gelebte und bewusste Umgang mit Datenschutz und die digitale Souveränität sind uns ein wichtiges und ernsthaftes Anliegen, speziell wegen der komplexer werdenden Rahmenbedingungen, etwa durch generative KI. Uns ist in diesem Zusammenhang bewusst, dass wir zahlreichen Zielkonflikten unterliegen: einerseits dem Schutz und andererseits den Kosten und der User-Experience. Hier gilt es, sehr weise Entscheidungen zu treffen. Bei diesen Themen sind die Transparenz und Kommunikation sehr wichtig, um User*innen gut abzuholen und ein Verständnis sowie eine Akzeptanz für die Entscheidungen zu erreichen.

Welche IT-Themen sollten heuer auf der Agenda von IT-Verantwortlichen ganz oben stehen und warum?

Ein Standardthema ist natürlich noch immer die Cyber-Security, nicht nur als technische Maßnahme, sondern auch organisatorisch; besonders bei der Bewusstseinsbildung unter den Anwender*innen. Denn ohne Sicherheit ist alles nichts.

Ein weiteres zentrales Thema ist der bewusste Umgang mit dem Thema generativer künstlicher Intelligenz und der damit verbundenen Automatisierung. Der besondere Fokus liegt dabei einerseits darauf, den tatsächlichen Mehrwert zu prüfen und andererseits die nach wie vor erheblichen Kosten im Blick zu behalten. Eine Herausforderung stellt die enorme Geschwindigkeit in der Entwicklung dar, nicht nur IT-intern, sondern auch im Bereich der Nutzung. Das bedarf deshalb besonderer Aufmerksamkeit. Hier hat die IT eine starke beratende Funktion für die gesamte Organisation.

Ein weiterer Aspekt der KI ist der hohe Energieverbrauch, den man kritisch im Auge behalten sollte. Wir als TU Graz setzen einen besonderen Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit und haben ehrgeizige Ziele für eine zeitnahe Klimaneutralität, da spielt das Thema Green-IT eine wichtige Rolle.

Die bewusste Auseinandersetzung mit den Themen Datenschutz und Digitale Souveränität im Rahmen eines fortlaufenden Strategieprozesses  ist empfehlenswert, um die eigene Resilienz zu stärken und ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Kostenvorteilen, Outsourcing und Selbstbestimmtheit zu finden. Das kann für jede Organisation aufgrund der individuellen Rahmenbedingungen etwas anders aussehen. Wichtig ist dabei der bewusste Umgang damit. Eine hohe Aufmerksamkeit und gewisse Flexibilität, um auf geänderte Rahmenbedingungen reagieren zu können, hat dabei besondere Bedeutung, wie uns die Situation rund um VMware gerade zeigt.

Wie bilden Sie sich weiter? Wie bleiben Sie am Ball bezüglich neuer Technologien wie etwa KI? Wie sieht Ihre Work-Life-Balance aus?

Die hohe Änderungsgeschwindigkeit und Themenbreite in der IT stellt sicher eine gewisse Herausforderung dar. Eine langjährige Erfahrung kann aber sehr hilfreich sein, um schnell einen Kontext herzustellen und aus der Informationsflut das auszuwählen, das weiterhilft, bzw. um abzuschätzen, was zeitnah relevant sein könnte. Ergänzt wird die fachliche Weiterbildung durch einen intensiven Austausch mit Gleichgesinnten und deren Erfahrungswerten. 

Die Arbeitsintensität ist aufgrund der Vielfältigkeit intensiv, wenn es aber sehr viel Spaß macht, spürt man es nicht so sehr. Und das tut es definitiv.