Die Coronakrise hat das gesamte Business-Leben im Griff und verlangt nach Änderungen in den Abläufen. Auch die IT-Branche ist gefordert – wenn sie auch zur Bewältigung gut und gern beitragen kann und sich relativ rasch auf die neue Situation eingestellt hat. [...]
TOGETHER CCA sieht sich als Dreh- und Angelpunkt für die digitale Abwicklung von Geschäftsprozessen zwischen Versicherungen sowie deren Vertriebspartnern. Im Sinne der Unternehmenskultur wird dabei Wert auf die direkte und enge Zusammenarbeit mit Versicherungen und Vermittlern gelegt. Die COMPUTERWELT hat Geschäftshführer Gerhard Schuster Fragen zur aktuellen Situation geschickt.
COMPUTERWELT: Wie handhabt Ihr eigenes Unternehmen die Coronakrise bzw. welche Maßnahme werden intern gesetzt?
Gerhard Schuster: Wir von TOGETHER CCA, als führender Anbieter im Bereich Bestandsverwaltungssoftware und digitaler Geschäftsabwicklung in der Versicherungsbranche, sehen es als unsere Verantwortung, auch in der aktuellen, herausfordernden Situation mit unserem digitalen Leistungsangebot für eine sichere elektronische Bearbeitung und Erledigung der Geschäftsprozesse zu sorgen. Daher arbeiten wir wie gewohnt weiter, selbstverständlich aber im Homeoffice. Zur Kommunikation nutzen wir Microsoft Teams, da es vielseitige Möglichkeiten wie Chat, Videocalls aber auch Dokumentenaustausch bietet und diese vereinfacht auf einem Tool zusammenfasst.
Zudem sind auch alle Ansprechpartner weiterhin für die Betreuung und Beratung der Kunden sowohl per E-Mail als auch telefonisch verfügbar. Möglich macht das die kürzlich eingerichtete hochmoderne Voice Over IP Anlage, die auch den Service im Homeoffice problemlos ermöglicht. Der Manager sieht in seiner Konsole alle Information betreffend Call Center, um das Team zu managen, die einzelnen MitarbeiterInnen sehen, welche KollegInnen eingeloggt sind bzw. gerade telefonieren und bekommen angezeigt, ob eine Pause möglich ist. Dadurch können KundInnen nach wie vor zu den gewohnten Öffnungszeiten betreut werden.
Vor Ort Schulungen wurden natürlich abgesagt, mit unseren bestehenden Web-Coachings können wir aber trotzdem über Web-Konferenzen schulen und KundInnen auch bei ihren lokalen Problemen jederzeit helfen – fast als wären wir vor Ort im Büro beim Kunden. Sollte die Kundennachfrage in den kommenden Wochen doch stärker nachlassen, haben wir schon abteilungsspezifisch ausreichend Arbeit definiert, die ohnehin dieses Jahr am Plan stand: Dokumentationen schreiben, Schulungsunterlagen updaten, Videotutorials produzieren, die Datenqualität weiter verbessern und natürlich unsere KundInnen vermehrt am Telefon kontaktieren.
Regelmäßige Informationen der Geschäftsführung zum aktuellen Stand an die MitarbeiterInnen sind wichtig. Wir vermitteln unseren MitarbeiterInnen, dass wir für alles eine Lösung finden – es gibt aktuell weder Kündigungen noch Kurzarbeit, da alle Arbeiten von zu Hause aus erledigt werden können. Speziell achten wir selbstverständlich auch auf die jeweilige Situation unserer MitarbeiterInnen – vor allem, wenn MitarbeiterInnen betreuungspflichtige Kinder haben.
Welche Maßnahmen und Aktionen bietet Ihr Unternehmen aufgrund der Coronakrise seinen Kunden?
Für die österreichische Versicherungsbranche lautet die Prämisse aufgrund der Corona Krise, verstärkt auf digitale Geschäftsprozesse zu setzen. TOGETHER CCA unterstützt als Digitalisierungspartner die heimischen VersicherungsvermittlerInnen. Das gesamte Vertrags-, Schaden- und Dokumentenmanagement sowie das Kontakt-, Provisions- und Prozessmanagement kann weiterhin von überall durchgeführt werden und ermöglicht VersicherungsvermittlerInnen damit, ihren Arbeitsalltag auch problemlos von zu Hause aus zu bewältigen.
Wir möchten einen Beitrag dazu leisten, damit VersicherungsvermittlerInnen trotz aller Schwierigkeiten weiterhin arbeiten können. Deswegen bieten wir ab sofort und bis Ende April die elektronische Unterschrift per E-Mail-Link auch in der kostenlosen Leistungsstufe gratis für alle an. Damit können sowohl auf der Versicherungsdatendrehscheibe TOGETHER, welche VersicherungsvermittlerInnen und Versicherungen digital verbindet, als auch im Bestandsverwaltungssystem CCA alle Dokumente digital und ohne Face-to-Face Kontakt aus der Ferne unterschrieben werden.
Diese Möglichkeit wird von uns selbstverständlich auch aktiv an unsere KundInnen kommuniziert, um diesen das Arbeiten im Homeoffice erheblich zu erleichtern.
Welche Maßnahmen sollten aus Ihrer Sicht wirtschaftspolitisch gesetzt werden oder was wünschen Sie sich?
Gerade jetzt, da die für eine funktionierende Wirtschaft essenzielle Agilität der Geschäftsprozesse durch die Krisensituation erschwert wird, ist es besonders wichtig, der Branche sichere und flexible digitale Lösungen zur Verfügung stellen zu können. Um dies zu ermöglichen, ist die Verfügbarkeit der Telekommunikationsnetze essentiell. Dies muss sichergestellt sein.
Aktuell ist die wichtigste Aufgabe der Politik die Stabilisierung der Wirtschaftssysteme und den Menschen eine Richtung zu geben. Ich hoffe, dass die bereits getroffenen wirtschafts- und arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen effizient und möglichst rasch sowie unbürokratisch bei den Firmen und Menschen ankommen werden.
Wie gehen Sie persönlich in Ihrem Unternehmen mit der Krise um, wie verhalten Sie sich?
Wir nehmen die Lage sehr ernst und haben dafür gesorgt, dass unsere MitarbeiterInnen die Beratung unserer Kunden und die Servicierung der Systeme in einem sicheren Arbeitsumfeld aufrechterhalten können. Von Anfang an haben wir uns an den Maßnahmen unserer großen und höchst professionell agierenden Versicherungseigentümer angelehnt. Genau wie meine MitarbeiterInnen befinde auch ich mich derzeit im Homeoffice. Ich schätze es im Moment als überaus wichtig ein, mit meinen MitarbeiterInnenn regelmäßig und klar über den aktuellen Stand zu kommunizieren, sie zu beruhigen und zu motivieren. Wir wollen niemanden im Regen stehen lassen und finden für alles eine Lösung, ist unser Motto. Dadurch, dass wir aus dem Homeoffice weiterarbeiten können, werden geplante Termine nur selten verschoben. Soweit es geht, finden diese über Calls oder Videokonferenzen statt, vielleicht ist man sogar fokussierter, wenn man die Kommunikation auf diese Art führt. Meine Führungskräfte sind angehalten, engen Kontakt zu ihren MitarbeiterInnenn zu halten und die Auslastung entsprechend sicherzustellen.
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