Gutes Output-Management ist ein signifikanter Hebel für ein kundenorientiertes Arbeiten, sichere Geschäftsprozesse und die Einsparung von Kosten. [...]
Über Hype-Themen wie Internet of Things, Cloud oder Big Data Analytics lässt sich prächtig schwadronieren. Allein: Der Blick in den Alltag eines Unternehmens zeigt, dass es in der Praxis noch andere „Brot und Butter“-Themen gibt, die eine erhebliche Auswirkung auf die Qualität und Kosten des Kerngeschäfts haben. Organisationen mit einem hohen Dokumenten-Output müssen etwa dafür sorgen, dass vielfältige Informationen – Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Kundenbriefe – intern wie extern richtig erzeugt, verteilt, und revisionssicher archiviert werden.
Dafür zuständig sind Output-Management-Systeme. Hier die richtige Lösung zu finden, obliegt in der Regel dem C-Level-Management. So glänzen wie bei dem Entwurf einer großen Big-Data-Strategie kann man dabei vielleicht nicht. Und doch liegt hier ein signifikanter Hebel für ein kundenorientiertes Arbeiten, sichere Geschäftsprozesse und die Einsparung von Kosten.
Output Management wird anspruchsvoller
Die Beschäftigung mit Output Management ist schon deshalb anspruchsvoller geworden, weil die Kanäle heute immer weiter ausfransen: Print, Web, Mobile, Social Media. Alle müssen sie adäquat und zielgruppengerecht bedient werden. Moderne Output-Management-Systeme müssen deshalb heute eine Vielzahl verschiedener Datenformate verarbeiten, bündeln und ausgeben können. Hierbei ist es zu mindestens für lange am Markt befindliche Großunternehmen wichtig, jahrzehntelang am Markt bestehende Output-Formate wie AFP ebenfalls weiterhin verarbeiten zu können, zumindest für die Recherche und Anzeige von Historiendaten.
Die Beschäftigung mit Output Management ist schon deshalb anspruchsvoller geworden, weil die Kanäle heute immer weiter ausfransen: Print, Web, Mobile, Social Media. Alle müssen sie adäquat und zielgruppengerecht bedient werden. Moderne Output-Management-Systeme müssen deshalb heute eine Vielzahl verschiedener Datenformate verarbeiten, bündeln und ausgeben können. Hierbei ist es zu mindestens für lange am Markt befindliche Großunternehmen wichtig, jahrzehntelang am Markt bestehende Output-Formate wie AFP ebenfalls weiterhin verarbeiten zu können, zumindest für die Recherche und Anzeige von Historiendaten.
Im weiteren Schritt gilt es, die Richtigkeit des Outputs über die verschiedenen Kanäle hinweg sicherzustellen. Fehlen der Abgleich von Datenquellen untereinander und ihr finaler Abgleich mit dem Datenoutput, kann das ernsthafte Folgen haben, in monetärer Hinsicht, aber auch was das Image der gesamten Organisation angeht. Denn gerade im Finanzdienstleistungsbereich kann die Ausgabe von falschen Daten beispielsweise auf Kontoauszügen große Kreise in der Presse ziehen. Heißt: Die Definition und Umsetzung von Prüfroutinen vor der Ausgabe des Outputs müssen im C-Level-Management ganz oben auf der Agenda stehen.
Die Kontrolle des Outputs über die verschiedenen Kanäle hinweg führt weiter zum Thema Datensicherheit. Auch hier gibt es genug Beispiele, bei denen große Firmen negativ in der Presse auftauchten, weil vertraulicher Output gehackt und somit öffentlich zugänglich war. Für Datensicherheit zu sorgen, ist wiederum gerade für die Finanzbranche überlebenswichtig. Ein zu sorgloser Umgang mit Nutzerrechten und Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Informationen entscheidet unter Umständen über das Ansehen eines ganzen Landes als Bankenstandort. Vor dem Hintergrund einer steigenden Quantität des Outputs und Zunahme der Output-Kanäle werden die Anforderungen an das Output-Management, hier für Kontrolle und Zugriffssicherheit zu sorgen, künftig noch weiter ansteigen.
Hebel zur Kostensenkung
Weiterhin gilt es auch stets, die Kosten im Blick zu behalten. Gerade im Output Management können schöne Einsparpotentiale liegen. Zunächst lassen sich durch die Verlagerung der internen wie externen Kommunikation auf Digitalkanäle ganz klassisch Druck-, Versand- und Verteilkosten sparen. Hier sind je nach Firmengröße Einsparungen in hohen Millionenbeträgen realisierbar, alleine wenn interne Reports / Listen beispielsweise nur noch über Web-Viewer angezeigt werden.
Weiterhin gilt es auch stets, die Kosten im Blick zu behalten. Gerade im Output Management können schöne Einsparpotentiale liegen. Zunächst lassen sich durch die Verlagerung der internen wie externen Kommunikation auf Digitalkanäle ganz klassisch Druck-, Versand- und Verteilkosten sparen. Hier sind je nach Firmengröße Einsparungen in hohen Millionenbeträgen realisierbar, alleine wenn interne Reports / Listen beispielsweise nur noch über Web-Viewer angezeigt werden.
Auch die externe Kommunikation bietet interessante Beispiele: Rechnungen, die nur noch digital verschickt werden, DAX-Konzerne, die elektronisch zu Hauptversammlungen einladen – all dies sind bereits heute praktisch gelebte Fälle von modernem Output Management. Allerdings ist in der externen Kommunikation der Komfortgewinn für den Empfänger der Nachrichten noch überschaubar – manchmal wird der digitale Output an das E-Mail-Postfach transferiert, manchmal ist dieser aus diversen Portalen mit unterschiedlichen Benutzernamen und Passwörter selber herunterzuladen. Hier fehlt es noch an einer komfortablen und ausreichend weit verbreiteten und vereinheitlichten digitalen Zustellplattform.
Kosten senken lassen sich weiterhin auch durch die Wahl des richtigen Speichermediums für die Archivierung in Abhängigkeit vom Alter des Outputs. Apropos Archivierung: In abgelegten Output-Dokumenten muss natürlich auch immer wieder recherchiert werden. Auch hier ist als klarer Markttrend zu beobachten, dass die Anforderungen an eine Archivierung steigen: Es bestehen immer mehr Gesetzgebungen, die leider teilweise auch im Widerspruch zueinander stehen. Dies beinhaltet beispielsweise auf der einen Seite immer längere Zeiträume zur Archivierungspflicht, auf der anderen Seite bedeutet es eine verstärkte Haftung für Unternehmen, die Daten ihrer Kunden zu lange archivieren und nicht gelöscht haben, wenn diese Daten dann beispielsweise von Finanzämtern als Grundlage für Steuernachzahlungsforderungen verwendet werden. Hier müssen die Archive der Zukunft deutlich mehr Funktionalitäten bezüglich der granularen Definition von Berechtigungen, Aufbewahrungszeiten (dokumenten- oder sogar zeilenindividuell) und automatischer Löschung von Informationen bieten.
Weiterhin werden Funktionen für eine intelligente Volltextsuche über den Gesamtoutput immer wichtiger. In der schnelllebigen Web-/Mobile-Welt erwartet der Kunde performante und weit zurückreichende Volltextsuchen mit einer schnellen und transparenten Anzeige der Ergebnisse. Dies kann nur durch ein Fitmachen der Back-End-Infrastruktur erreicht werden.
* Armin Steiner ist Vorstand der Beta Systems Software AG.
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