IT-Projektrettung

Was macht IT-Projekte erfolgreich? [...]

Wussten Sie, dass IT-Projekte eine extrem hohe Tendenz haben, aus dem Ruder zu
laufen? Ja, das wussten Sie. Was Sie – es sei denn, Sie haben die Forschungsergebnisse der Universität Oxford (Budzier, A., Flyvbjerg B., 2011 – Die Studie steht auf der Website der Oxford University zum Download bereit: http://www.sbs.ox.ac.uk/centres/bt/Pages/default.aspx) gelesen – vermutlich nicht wissen, ist, wie gravierend die Lage wirklich ist. Mit der Untersuchung von fast 1500 IT-Projekten, welche in den Jahren 2005-2010 durchgeführt wurden, konnten die Forscher belegen, dass eines aus sechs Projekten, also rund 17%, den Kostenrahmen um mindestens 200% sprengt und mit 70% Verspätung abgeliefert wird. Aber damit nicht genug: Wenn ein IT-Projekt zeitlich bei 50% liegt und das Budget zu dieser Zeit um 20% überzogen ist, so die Zahlen aus Oxford, werden sich die 20% mit dem Faktor 2.1 potenzieren, was am Ende 540% der ursprünglich geplanten Kosten ergibt. Je nach Projektgrösse stellt ein solches Projekt eine ernsthafte Bedrohung für ein Unternehmen dar.
Zusammenfassend gesagt, liegt der Hauptgrund, den die Forscher ermitteln, in einer gewissen Betriebsblindheit der verantwortlichen Manager und darin, dass sie ihrem Unternehmen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter gegenüber sehr optimistisch eingestellt sind, was einerseits sehr positiv und andererseits sehr gefährlich ist. Die Untiefen in der Projektlandschaft liegen nämlich, wie die Forscher berichten, in den «unbekannten Unbekannten». Das heisst, dass aufgrund der bereits thematisierten Betriebsblindheit nur in den bekannten Gefilden Probleme vermutet werden.
Die Erfahrung lehrt andererseits auch, dass nie nur eine Ursache für das Scheitern eines Projekts verantwortlich ist. Allerdings gibt es die sogenannten Root Causes, aus denen eine Reihe weiterer Probleme entsteht. Diese Grundursachen zu ermitteln, erfordert viel Aufmerksamkeit und Zeit. Der Projektleiter ist mit dem Projektalltag schon voll ausgelastet und hat kaum die Kapazität, sich dieser Aufgabe zusätzlich zu widmen.
Ein externer Blick bringt Erfolg
Ganz klar, externe Expertise ist gefragt.
Sowohl die Forschungsergebnisse, die vor Betriebsblindheit warnen, als auch die zeitlichen Anforderungen machen externe und unabhängige Unterstützung unabdingbar. Wenn Sie jetzt denken, dass ein Experte zusätzliche Kosten verursache, ist das korrekt. Allerdings ist dieser Betrag gut investiert, denn ein externer Blick kann ein Desaster verhindernS, das weit mehr Zeit und Geld gekostet hätte.
Bevor an eine Projektrettung überhaupt gearbeitet werden kann, gibt es einiges zu beachten. Beispielsweise rechtfertigt nicht jedes IT-Projekt eine Rettung, weil Aufwand und Ertrag im Ungleichgewicht stehen oder im bisherigen Verlauf des Projekts festgestellt worden ist, dass das Produkt, nicht das leistet, was das Unternehmen benötigt.
Das festzustellen erfordert eine umfassende Projektanalyse. Mitarbeiter des Projektteams müssen befragt und die bereits existierende Dokumentation studiert werden. Daraus ergibt sich ein Bild dessen, was die neue Lösung für Vorteile bringen soll, was noch fehlt. Darauf basiert die Empfehlung, ob das IT-Projekt gerettet werden soll oder muss. Wenn sich das Projekt als realisierbar erweist, hat das Unternehmen durch die Gewissheit und wenn es abgebrochen werden muss, verliert es nicht noch mehr Geld. Ein Projektabbruch erfordert jedoch immer einiges an Mut, weil man erfahrungsgemäss immer gegen die vielen Stimmen kämpft, die am Althergebrachten festhalten wollen.
In vielen Fällen wird der Rat lauten, korrektive Massnahmen und neue Pläne auszuarbeiteten. Diese Massnahmen und Pläne lassen gewissermassen ein neues Projekt entstehen, weshalb diese mit den Stakeholdern verhandelt werden müssen, bevor die Implementierungsphase begonnen wird. Es ist äusserst wichtig, dass diese Planungen für alle akzeptabel sind, denn in dieser Phase benötigt das Projekt jede Unterstützung. IT-Projektrettung ist niemals einfach. Ausserdem kann die externe Unterstützung lediglich Empfehlungen abgeben, die Entscheidung fällt der Auftraggeber.
Ist eine Einigung erzielt, beginnt die Umsetzung. Zuerst sollten die korrektiven Massnahmen implementiert werden, da diese die Ursachen, die für das Scheitern verantwortlich waren, beseitigen sollen. Natürlich wird auch das neue Projekt seine Fehler und Probleme haben, aber man hat aus den Erfahrungen gelernt. Jetzt liegt eine umfassende Analyse vor, das Projektteam ist bestmöglich organisiert und das Management kennt auch die Prozesse, die dem Projekterfolg bisher abträglich waren. Die Erfolgschancen steigen beträchtlich.
Über pilum gmbh
pilum gmbh hat ihren Sitz in Zürich und wurde 2008 gegründet und hat sich auf IT-Projektrettung und IT-Projektleitung spezialisiert. Damit Unternehmen sich selbst ein Bild über den Status ihrer Projekte machen können, gibt es ein kostenloses Online-Analyse-Tool.http://www.it-projektrettung.com/analysieren-sie-ihr-projekt-online.asp Die Inhaberin, Brigitte Kobi, verfügt über mehr als 10 Jahre internationale IT-Projekterfahrung. Selbstverständlich unterstützen wir auch Firmen und Projekte ausserhalb der Schweiz. Wir sprechen verhandlungssicher Deutsch, Englisch und Französisch.