KI-basierte Geschäftsprozessanalyse: mit datengestützter Prozessoptimierung zu mehr Produktivität und geringeren Kosten

Unternehmen funktionieren über Prozesse. Wenn diese jedoch unstrukturiert oder zu komplex sind, entstehen Ineffizienzen. Diese führen zu höheren Kosten, verpassten Terminen und unzufriedenen Kunden. Abbyy, Anbieter von Lösungen für KI-basiertes Informationsmanagement, erklärt, wie KI-basierte Geschäftsprozessanalyse Unternehmen helfen kann Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. [...]

Mit Hilfe spezialisierter Tools werden bestehende Abläufe analysiert und visualisiert. So lässt sich nachvollziehen, wie Prozesse tatsächlich funktionieren – nicht nur, wie sie geplant sind. Engpässe, unnötige Schritte und ineffiziente Ressourcennutzung werden sichtbar. Auf Basis dieser Erkenntnisse entwickeln Unternehmen konkrete Maßnahmen zur Verbesserung.

Datenbasierte Prozessanalysen ermöglichen es zudem, Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Dadurch werden Abläufe schneller und zuverlässiger. Gleichzeitig lassen sich regulatorische Anforderungen besser einhalten, Risiken minimieren und Kosten dauerhaft senken.

Ein vertieftes Verständnis der eigenen Abläufe versetzt Unternehmen in die Lage, flexibler auf Marktveränderungen, neue Vorschriften oder internes Wachstum zu reagieren. Auch die Mitarbeitenden profitieren. Reduzierte Routineaufgaben und klarere Strukturen steigern Zufriedenheit und Produktivität. Die Prozessanalyse schafft damit nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne, sondern unterstützt die Entwicklung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Abgrenzung zur Business Analysis

Im Kontext der Prozessoptimierung taucht häufig auch der Begriff Business Analysis auf. Die Unterscheidung beider Ansätze ist für Unternehmen wichtig, um die richtigen Werkzeuge für ihre Ziele einzusetzen.

Die Geschäftsprozessanalyse konzentriert sich auf operative Abläufe im Unternehmen. Sie untersucht, wie Prozesse tatsächlich funktionieren und gezielt verbessert werden können. Dabei wird mit Prozess-, Pfad- und Protokollanalysen gearbeitet. Business Analysis verfolgt einen strategischeren Ansatz. Sie analysiert das Unternehmen als Ganzes, bewertet Marktchancen, berücksichtigt Stakeholder-Bedürfnisse und leitet langfristige Ziele ab. Methodisch kommen dabei andere Werkzeuge zum Einsatz, etwa SWOT-Analysen oder Business Case Modeling.

Beide Disziplinen erfüllen unterschiedliche Aufgaben, die sich sinnvoll ergänzen. Die Geschäftsprozessanalyse sorgt für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, die Business Analysis unterstützt strategische Weichenstellungen.

So läuft eine Geschäftsprozessanalyse ab

Eine strukturierte Analyse folgt klaren Schritten und sorgt so für nachvollziehbare und praxisnahe Ergebnisse.

1. Ziele festlegen und Prozess auswählen: Zunächst wird ein Prozess mit klar definiertem Anfang und Ende ausgewählt. Er sollte einen spürbaren Einfluss auf die Unternehmensleistung haben. Gleichzeitig wird festgelegt, welches konkrete Ziel mit der Analyse verfolgt wird.
2. Ist-Zustand erfassen und dokumentieren: Im zweiten Schritt wird untersucht, wie der Prozess aktuell abläuft. Daten aus Process Mining und Task Mining sowie aus internen Quellen und Mitarbeiterwissen liefern eine umfassende Sicht auf den tatsächlichen Ablauf.
3. Schwachstellen erkennen und Verbesserungspotenziale ableiten: Auf Basis der Daten werden Verzögerungen, doppelte Bearbeitungsschritte und übermäßige Komplexität sichtbar. Diese Probleme werden priorisiert und in konkrete Verbesserungsvorschläge übersetzt.
4. Maßnahmen testen und bewerten: Bevor Änderungen unternehmensweit eingeführt werden, erfolgt eine Erprobung. Pilotprojekte oder Simulationen zeigen, ob die angedachten Maßnahmen den gewünschten Effekt erzielen. So lassen sich Fehlinvestitionen vermeiden.
5. Anpassungen umsetzen und verankern: Nach erfolgreicher Erprobung werden die Verbesserungen eingeführt. Dabei ist entscheidend, dass die neuen Abläufe praktikabel und dauerhaft tragfähig sind. Nur so entsteht langfristiger Nutzen.
6. Ergebnisse überwachen und weiterentwickeln: Anhand klarer Kennzahlen wird die Prozessleistung regelmäßig überprüft. Neue Potenziale lassen sich so frühzeitig erkennen. Unternehmen bleiben handlungsfähig und sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Einsatzbeispiele aus der Praxis

Die Einsatzmöglichkeiten von Geschäftsprozessanalysen sind vielfältig und reichen über Branchen und Abteilungen hinweg. Im Gesundheitswesen zum Beispiel lassen sich durch die Untersuchung von Aufnahme-, Diagnose- und Behandlungsprozessen Wartezeiten reduzieren, Abläufe straffen und die Versorgung insgesamt verbessern. In der Personalabteilung sorgt die Analyse von Onboarding-Prozessen dafür, dass neue Mitarbeitende schneller integriert werden. Durch automatisierte Abläufe und den Wegfall überflüssiger Formulare sinkt der administrative Aufwand erheblich. In Logistik und Supply Chain Management führen optimierte Bestellabwicklung, Lagerverwaltung und Routenplanung zu geringeren Kosten und weniger Verzögerungen. Versicherungen profitieren, wenn Prüf- und Freigabeprozesse für Schadensfälle effizienter gestaltet werden. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit, was die Kundenzufriedenheit deutlich erhöht. Auch im öffentlichen Sektor ergeben sich deutliche Vorteile. Digitale Anträge und automatisierte Genehmigungen verkürzen die Bearbeitungszeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand.