Nachdem das Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystems (DMS) eingeführt hatte, ging es in einer weiteren Phase die Integration einer automatischen Rechnungseingangserfassung und -verwaltung an. [...]
Die steirische Knapp AG zählt zu den führenden System- und Lösungsanbietern im Bereich Lagerlogistik und Lagerautomation. Mit über 30 Niederlassungen und Vertretungen weltweit ist die Firmengruppe mit Sitz in Hart bei Graz, Österreich international tätig. Als Lösungsanbieter liefert Knapp alles aus einer Hand: von der Entwicklung über die Inbetriebnahme bis zur Nachbetreuung für die Neugestaltung oder Modernisierung von Distributionslagern im Handel und in der Produktion. Das Produktportfolio reicht dabei von der kundenspezifischen Adaptierung patentierter Logistikkomponenten für Lager- und Automationsprojekte über maßgeschneiderte Systeme für Großkunden bis hin zu Service und Wartung bereits installierter Anlagen.
Auch die „Logistik“ unternehmensinterner Dokumente und eingehender Rechnungen sollte bei Knapp weiter verbessert werden: Nachdem das Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystems (DMS) eingeführt hatte, ging es in einer weiteren Phase die Integration einer automatischen Rechnungseingangserfassung und -verwaltung an. Ziel war es, die Prozessdurchlaufzeiten zu senken und Kosteneinsparpotenziale zu nutzen. Dabei ließ sich Knapp von der Euroscript Systems GmbH unterstützen, einem Anbieter von Content Lifecycle Management-Lösungen. Gemeinsam fiel die Wahl auf Basware Invoice Automation, eine Software Suite, die standardisierte Lösungen für die Verarbeitung und den Abgleich von Rechnungen enthält. Sie ist integraler Bestandteil der Basware „Enterprise Purchase to Pay“- Lösungen. Ziel der Software ist es, die Effizienz und Kontrolle zu erhöhen, Kosten zu senken sowie den gesamten Prozess zu automatisieren.
Basware Invoice Automation bildet bei Knapp die Prozesse der Rechnungsbearbeitung vollständig ab: Alle eingehenden Rechnungen werden gescannt, Rechnungsdaten mittels Freitexterkennung extrahiert und automatisch, soweit Bestellungen vorliegen, den Bestellvorgängen zugeordnet. Die Rechnungsfreigabe erfolgt über individuell festgelegte Freigabeworkflows vollständig elektronisch. Das „Papier“ bleibt in der Buchhaltung und der oft zeitraubende interne Postverkehr entfällt. Die Rechnungen und ihre Begleitbelege werden revisionssicher archiviert.
Über die technische Realisierung hinaus wurde sichergestellt, dass alle legalen Anforderungen seitens der Finanzbehörden den aktuell gültigen Bestimmungen entsprechen. Dazu wurden die eingesetzte Hard- und Software, sowie die für die Rechnungseingangsbearbeitung relevanten Prozessabläufe untersucht und dokumentiert. Diese Dokumentation ermöglicht es dem verantwortlichen Wirtschaftsprüfer der Knapp AG, die Rechtsgültigkeit des umgesetzten Verfahrens zu bestätigen.
„Knapp hat mit diesem Projekt zwei Ziele erreicht: Einerseits wurde durch die Einführung der automatischen Rechnungseingangsbearbeitung eine wesentliche Prozessverbesserung erzielt“, so Marko Frankl, Group Controller bei Knapp. „Anderseits wird durch die sukzessive Umstellung auf papierlose Rechnungen unserer Lieferanten der Nachhaltigkeitsgedanke unseres Unternehmens unterstrichen.“
Mit der Integration der Rechnungseingangslösung und dem damit verbundenen Order- und Contract-Matching kann Knapp eingehende Rechnungen automatisch bearbeiten und diese mit bereits vorhandenen Bestellungen und Lieferantenverträgen im ERP-System abgleichen. Das spart Arbeitsschritte ein, automatisiert manuelle Tätigkeiten und beschleunigt den gesamten Verarbeitungsprozess. Über Contract Matching werden wiederkehrende oder vertragsbasierte Rechnungen, wie zum Beispiel Mieten oder Leasing verarbeitet. In der Regel sind Genehmigungsprozess und Kontierungsdaten solcher Rechnungen identisch und damit besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet. Die Freigabeprozesse sind transparent und vollständig dokumentiert, Rechnungen können im Basware-Archiv jederzeit gefunden werden, Liege- und Transportzeiten entfallen. Durch den Einsatz von Basware Invoice Automation kann Knapp Prozessketten verkürzen und somit effektiv Kosten sparen. Des Weiteren wird Knapp seine Lieferanten anweisen, nur noch papierlose Rechnungen zu erstellen und diese in einem entsprechenden Format zu senden. Bei mehr als 60.000 Rechnungen im Jahr spart Knapp so massiv an Ressourcen. (pi)
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