Kollaborative Software gestaltet spielerisch Dienstpläne für Pflegeberufe

Im Forschungsprojekt GamOR (GameOfRoster) entwickelt das Fraunhofer-Institut für Techno- und Wirtschaftsmathematik ITWM gemeinsam mit verschiedenen Projektpartnern ein Softwaretool, das Pflegekräfte bei der Planung ihrer Dienstpläne unterstützt. Dabei sind die Beschäftigten in die Gestaltung der Prozesse miteinbezogen und haben spielerisch die Möglichkeit, selbst mitzuwirken. [...]

Laut statistischem Bundesamt in Deutschland sind circa 2,9 Millionen Menschen pflegebedürftig. 2050 werden es vermutlich sogar mehr als 4 Millionen Menschen sein. Gleichzeitig besteht ein steigender Bedarf an Pflegekräften; dieser ist u.a. bedingt durch die schwierigen Arbeitsbedingungen. Hohe körperliche und psychische Belastungen sowie Beeinträchtigungen des sozialen Lebens durch Schichtarbeit prägen den Berufsalltag der Pflegeberufe.

Mitbestimmung erhöht Zufriedenheit

Gleichzeitig haben Studien gezeigt, dass Beschäftigte ihre Arbeitssituation besser bewerten, wenn sie an der Gestaltung ihres Dienstplans beteiligt sind. Es gibt ihnen eine höhere Planungssicherheit im Spannungsfeld zwischen hoher geforderter zeitlicher Flexibilität auf der einen Seite und dem Bedürfnis nach planbarem Privatleben auf der anderen.

„Hier setzt unser Projekt an. In den Pflegeberufen ist es besonders wichtig, eine Balance zwischen Arbeits- und Privatleben zu finden. Das zentrale Ziel unseres Projekts ist, die Arbeitsbedingungen durch bessere Planung aktiv zu verbessern“, so Dr. Sebastian Velten, Verbundkoodinator des Projektes. „Wir gestalten den Dienstplanungsprozess daher kollaborativ. Das heißt jeder hat die Möglichkeit, sich digital zu beteiligen. Gemeinsam organisiert sich jedes Team selbst über unsere Softwareplattform und versucht auf alle Bedürfnisse der Beschäftigten einzugehen“.

Mit Mathematik und Gamification Planungsprozess in Alltag integrieren

„Uns ist wichtig, Mensch, Technik und Organisation ganzheitlich zu betrachten, nur dann ist eine partizipative Prozessgestaltung überhaupt möglich“, erklärt der Fraunhofer-Experte. Die mathematischen Grundlagen dafür bilden kombinatorische Modelle und Algorithmen zur Generierung und Zusammenführung von Planungsalternativen.

„Zudem setzen wir auf spieltheoretische Ansätze zur Unterstützung und Organisation von Abstimmungsvorgängen. Gamification ist hier das Schlagwort“, betont Rasmus Schroeder. Er arbeitet ebenfalls im Fraunhofer ITWM an der Projektumsetzung. Damit gemeint ist die Übertragung von Spielelementen auf die Software-Plattform. Eine erlebnisorientierte Gestaltung erhöht die Motivation der Nutzer, sich selbst einzubringen, baut die Hemmungen vor der Digitalisierung ab und macht die Erfahrung mit der Software im Berufsalltag attraktiver.

Die Softwareplattform nutzt dabei als Grundlage die vorgegebenen Eckdaten wie Besetzungsvorgaben und Qualifikationen, gesetzliche Bestimmungen sowie ergonomische und tarifliche Regelungen und übernimmt dann folgende Aufgaben:

• die Erfassung, Planung und Verfolgung von Terminwünschen
• die Abstimmung von Einsatzzeiten mit Kollegen und Vorgesetzen
• die Zusammenführung von Teilplänen und die Kontrolle von Gesamtplänen

Praxiserprobt durch Protestantische Altenhilfe Westpfalz

Die Umsetzung in der Praxis sichert die Protestantische Altenhilfe Westpfalz mit der Senioreneinrichtung „Haus an den Schwarzweihern“ am Standort Enkenbach-Alsenborn als zentraler Anwendungspartner. „Zur Evaluation unserer Ergebnisse haben wir zu Beginn gemeinsam mit den wissenschaftlichen Projektpartnern viele Interviews mit unseren Beschäftigten geführt und auch die Zufriedenheit gemessen“, erklärt Ursula Dörler, Einrichtungsleiterin des Protestantischen Pflegeheims. „Am Anfang gab es da schon auch Kolleginnen und Kollegen mit Zweifel, wie ein solch digitales System diese Komplexität überhaupt erfassen könne. Denn die Rahmenbedingungen unserer Dienstpläne sind schon herausfordernd. In verschiedenen Infoveranstaltungen haben wir deshalb das Projekt allen vorgestellt und die Möglichkeiten sowie unsere Ziele genau erklärt.“

Als Beispielelement nennt Dörler das Wunschbuch: „Aktuell gibt es bei uns ein so genanntes Wunschbuch. Hier tragen sich die Kolleginnen und Kollegen noch ganz klassisch schriftlich in ein Buch ein, wenn ihnen bei der Planung die Berücksichtigung eines privaten Terminwunsches besonders wichtig ist – zum Beispiel der Geburtstag des Kindes oder die Einschulung“, berichtet Dörler. Ein solches Wunschbuch soll es in der Software auch geben, dann aber digital und versehen mit vielen weiteren praktischen Funktionen, die ein analoges, haptisches Buch gar nicht hergeben kann, z.B. der Verzahnung mit anderen Planungselementen. „In den nächsten Wochen wird es einen ersten Prototyp geben, mit dem wir dann im nächsten Schritt die Basisfunktionen schon auf Herz und Nieren prüfen können. Wir freuen uns schon darauf und sind sehr stolz bei dem Projekt mitwirken zu können“, betont die Einrichtungsleiterin.

„Arbeitswelt der Zukunft“ heißt auch „Arbeitsplanung der Zukunft“

Im Projekt GamOR arbeiten sechs Partner aus dem Bereich Forschung und Industrie eng zusammen an der Umsetzung. Dabei sind die Arbeitsschwerpunkte in die Bereiche Organisation, Technik und Mensch unterteilt. Neben dem Fraunhofer ITWM und der Protestantischen Altenhilfe Westpfalz sind das Institut für Technologie und Arbeit, die Universität Siegen, das Systemhaus für EDV-Anwendungen SIEDA GmbH sowie ergosign Ergonomie und Design GmbH beteiligt.

Das Wissenschaftsjahr 2018 steht unter dem Motto „Arbeitswelt der Zukunft“. Wie kann ein futuristischer Arbeitsplatz aussehen? Dazu gehört auch die Dienstplanung der Zukunft. Das Forschungs- und Entwicklungsprojekt wird daher durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und den Europäische Sozialfonds (ESF) im Programm „Innovationen für die Produktion, Dienstleistung und Arbeit von morgen“ (Förderkennzeichen: 02L15A213) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut.