Business Cases zeigen die Relevanz von IT Asset Management

Es ist nicht immer einfach allen im Unternehmen klarzumachen, warum eine effektive Lizenzverwaltung so wichtig ist, vor allem wenn für neue Projekte Geld in die Hand genommen werden muss. Benedict Geissler von Snow zeigt, wie Asset Manager mithilfe von Business Cases andere Abteilungen überzeugen können. [...]

Wie erklären Lizenzmanager dem restlichen Unternehmen, dass es sich lohnt, Geld für effektives IT Asset Management (ITAM) auszugeben? Sie können davon ausgehen, dass einige der anderen Mitarbeiter sich nicht mit ITAM beschäftigen. Viele glauben, dass Softwarelizenzen „einfach passieren“ und dass es keine große Sache ist, wenn sie Dropbox auf ein Firmengerät herunterladen. Aber erfolgreiches IT Asset Management wird zunehmend relevant für das gesamte Unternehmen.

Um das allen verständlich zu machen, sollten Verantwortliche einen Business Case entwerfen. Das ist keine lästige Pflicht oder bürokratische Hürde. Ein solcher Business Case bietet vielmehr die Gelegenheit, ITAM aus einer unternehmensweiten Perspektive zu betrachten und den Kollegen darzulegen, um was es dabei geht. Das ist auch vor dem Hintergrund relevant, dass Lizenzmanager unternehmensintern mit anderen Fachbereichen um Personal und Ressourcen konkurrieren.

Einordnung in einen größeren Kontext

Es sollte klar sein, dass es bei einem anstehenden Projekt nicht um Sonderleistungen für die eigene Abteilung, sondern um den Erfolg des ganzen Unternehmens geht. Der Tonfall in einem solchen Business Case sollte also nicht lauten: „Ohne das kann ich keinen guten Job machen”, eher: „Diese Investition ist notwendig im Rahmen eines digitalen Transformationsprojekts, das die Entscheidungsfindung in jedem Teil des Unternehmens beeinflussen wird.“

Gibt es andere Optionen als den eigenen Vorschlag? Diese sollte man auflisten, bevor man sich daran macht mit ihnen abzurechnen. Es sollte klar sein, dass beim Status quo zu verharren keine Option darstellt, wenn das bedeutet die Compliance nicht einzuhalten. Allerdings wird es absolut nicht schaden, allen klar zu machen, dass die präferierte Lösung sich auf das Notwendige beschränkt und keinen übertriebenen Luxus darstellt.

Inhaltlich argumentieren

Warum ist die vorgeschlagene Vorgehensweise also die beste? Verlockend wäre es zuerst mit Einsparungen überzeugen zu wollen. Doch das könnte nach hinten losgehen, da es eine Weile dauern kann, bis diese eintreten. Unternehmen nutzen ITAM, um ihr strategisches Potenzial zu entfalten. Damit haben sie eine Reihe von Vorteilen, zu denen zählen:

• Cybersicherheit und Datenschutz: Obwohl sich Cybersicherheitsinitiativen 2018 auf der Prioritätenliste für CEO und CIO nach unten verschieben, besteht kein Zweifel daran, dass dies weiterhin ein Bereich mit erheblichen Investitionen sein wird.
• Rationalisierung von Anwendungen: Wo mehrere Produkte mit ähnlicher Funktionalität im Einsatz sind, ist es möglich, diese zu identifizieren und Entscheidungen über Standardisierung und Rationalisierung zu treffen.
• Cloud-Migration und Cloud-Kapazitätsmanagement: Mit fundierten Daten können Cloud-basierte Anwendungen besser überwacht werden und Verantwortliche können abschätzen, ob die tatsächliche Nutzung im vertraglich vereinbarten Umfang bleibt.
• Beschaffungsentscheidungen: ITAM-Daten können verwendet werden, um Entscheidungen rund um Outsourcing, Insourcing und Multi-Sourcing für digitale Technologie und digitale Prozesse und Dienstleistungen zu unterstützen. Denn sie geben Einblicke in den aktuellen Stand der Technologie und deren Nutzung.
• Datenmonetarisierung: ITAM zeigt auf, wo sich Daten befinden und welche Software genutzt wird, um sie in handfeste Ergebnisse umzumünzen.

Sobald alle Vorteile für das Unternehmen selbst dargelegt wurden, sollte der Business Plan auf ITAM selbst eingehen. Dazu gehört selbstverständlich Compliance. Aber auch ein wesentlich schnellerer und kostengünstigerer Prozess für Softwareanfragen und -umzüge. Die jährliche Rechnung für Software-Support und Wartung wird geringer ausfallen.

Vielen ITAM-Verantwortlichen fehlt es oft an Erfahrungen, um den finanziellen Nutzen ihrer vorgeschlagenen Lösung zu erklären. Daher ist es eine gute Idee, Mitarbeiter aus dem Finanzbereich zu konsultieren und einige Überlegungen darüber anzustellen, wie man die Diskussion über erwartete Einsparungen gestalten kann. Es kann für Unternehmen schwierig sein, den ROI ihrer Investition zu quantifizieren, auch nach zwei oder drei Jahren nach der Implementierung, zumal das Geld, das sie nicht ausgegeben haben (Kostenvermeidung), auch kein Teil dieser Rechnung ist. Der Branchenkonsens ist jedoch, dass Unternehmen drei bis fünf Jahre nach der Implementierung Einsparungen von rund 30 Prozent erwarten können, verglichen mit Unternehmen, die nicht ausreichend in ITAM investiert haben.

Unternehmen stehen und fallen mit ihrer Software, und die Rolle des IT Asset Managers ist aus diesem Grund strategisch wichtig. Die Investition, die er anstrebt ist für alle Bereiche des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Genau aus dieser Perspektive sollte ein erfolgreicher Business Case verfasst sein.

*Benedict Geissler ist Geschäftsführer und Regional Business Manager Central, Eastern & Southern Europe bei Snow Software.