Auch Personalabteilungen befassen sich zunehmend mit der digitalen Transformation. Vielerorts werden On-Prem-Systeme ausgetauscht und operative Prozesse in die Cloud verlagert. Diese Strategie ist in vielen Bereichen mit einem fundamentalen Wandel verbunden. [...]
Die Digitalisierung betrifft HR in verschiedenen Bereichen. Geschäftsmodelle, Abläufe und Technologien müssen immer wieder überprüft und gegebenenfalls modernisiert werden. Der Druck der Digitalisierung ist hoch: Es gilt, die vorhandenen Systeme mit bestehendem Personal nicht nur aufrechtzuerhalten, sondern auch auszubauen. Für Personalverantwortliche ist es daher naheliegend, zentrale HR-Funktionen und damit verbundene Lösungen an externe Dienstleister auszulagern. Durch HR-Outsourcing an einen Anbieter wie Alight können deutsche Unternehmen ihr Wachstum um bis zu 20 Prozent pro Jahr steigern.
Das Auslagern von HR-Funktionen und -Prozessen entwickelt sich vor diesem Hintergrund in vielen Unternehmen zur zentralen Aufgabe. Die Digitalisierung sowie die Umstellung auf Cloud Computing öffnen dabei neue Türen – beispielsweise durch kürzere Rekrutierungszeiten, geringere Absprungraten oder eine höhere Mitarbeiterbindung.
Zusammenarbeit von HR und IT
Generell verändert sich der Einsatz von digitalen HR- und Payroll-Lösungen durch den verstärkten Fokus auf den geschäftlichen Mehrwert. Fachabteilungen wie HR stehen bei der Umsetzung und Bereitstellung digitaler Lösungen heute stärker in der Verantwortung. Das heißt, sie arbeiten eng mit der IT-Abteilung zusammen, die die Implementierung übernimmt und die unterschiedlichen Projekte auf eine solide Basis stellt. Um die Voraussetzungen für erfolgreiche HR-Projekte zu schaffen, sollten Personal- und IT-Abteilung eine Workforce bilden und Entscheidungen gemeinsam treffen. Dadurch entstehen neue Lösungsansätze, die nicht nur wirtschaftlichen Mehrwert bringen, sondern es werden auch Abstimmungsprobleme vermieden, die zulasten definierter Projektfristen gehen können.
Realistische Ziele setzen
Maßgeblich bei der Umsetzung einer Digitalisierungs- und Servicestrategie ist zudem, dass die Ziele der Personalabteilung auch realisierbar sind. Oft wird der Workload zu hoch angesetzt. So sind vom Wechsel zu einem neuen Core-HR-System in der Regel verschiedene Bereiche und Prozesse betroffen: Lohnbuchhaltung, Zeitwirtschaft und das Organisationsmanagement. Es ist daher sinnvoll, bei geringer Personaldecke nicht alle HR-Bereiche zeitgleich zu modernisieren, da für die Ausführung der damit verbundenen Aufgaben oft dieselben Mitarbeiter zuständig sind. Im schlimmsten Fall blockiert die gleichzeitige Verortung von Ressourcen den gesamten Prozess. Das kostet unnötig Zeit, da die Verantwortlichen die Aufgaben neu koordinieren müssen. Zudem wirkt sich der Stillstand negativ auf die Motivation der Beteiligten aus. Um solche Szenarien zu vermeiden, sollten Unternehmen sich zunächst auf das Wesentliche, die Migration von Stammdaten und Kernsystemen, konzentrieren.
Optimierte Cloud-Technologien
Mit dem Wechsel in die Cloud treffen Unternehmen aber nicht nur die Entscheidung für eine neue Technologien. In vielen Fällen müssen auch die internen Prozesse neu definiert werden. Früher wurden bei der Einführung einer neuen HR-Software zunächst personalisierte Soll-Prozess-Modelle definiert, die spezifisch für das jeweilige Unternehmen entwickelt wurden und meist mit hohen Kosten verbunden waren. Erst danach fanden die Implementierung in die On-Prem-Systeme und die Liveschaltung statt. Heute läuft es genau anders herum: Die Technologie bestimmt, wie ein Projekt organisiert wird. Die großen Cloud-Anbieter haben mit branchenübergreifenden Industriestandards die Voraussetzung und Lösungen geschaffen, damit sich Geschäftsabläufe im Personalwesen und funktionale Anforderungen effizient umsetzen lassen.
Zudem können Personalabteilungen durch die Nutzung von standardisierten Technologien besser auf die wachsende Marktdynamik reagieren. So gewährleisten die Hersteller durch die kontinuierliche Pflege und Optimierung die Aktualität von gesetzlichen oder funktionalen Änderungen. Dem Anwenderunternehmen stehen die Neuerungen in Form von regelmäßigen Produkteinführungen zur Verfügung.
Enge Zusammenarbeit mit dem Provider
Mit der Digitalisierung rücken Personalabteilungen und Outsourcing-Provider näher zusammen. Immer mehr klassische Dienstleister übernehmen Prozesse oder IT-Funktionen eins zu eins. Damit die digitale Transformation zum Erfolg führt, muss sie aber auch aktiv begleitet und gestaltet werden.
Viele Unternehmen haben sich zudem einen Wandel zu einer agilen Organisation auf die Fahnen geschrieben. Um dieses Ziel zu erreichen, sind konstante Beratung, Kundenorientierung und Flexibilität von Seiten des Lieferanten erforderlich. Bei der Digitalisierung von unternehmensinternen Prozessen ist der Cloud-Provider ein wichtiger Partner – insbesondere für die HR-Abteilung.
Flexible Verträge
Wichtig ist zudem ein flexibel ausgelegter Vertrag, der sich auch an eine stark steigende oder stark sinkende Anzahl von Mitarbeitern anpassen lässt. Das Modell soll also nach unten und oben skalierbar sein. Zudem sollte geklärt sein, ob und wie schnell der Outsourcing-Dienstleister übernehmen kann, wenn sich die personellen Rahmenbedingungen beim Kunden kurzfristig verändern.
Für die Outsourcing-Lieferanten verändert sich damit die Art und Weise der Arbeitssteuerung. Innovative Tools und Prozesse sind unabdingbar, um mit den neuen Anforderungen des Kunden mitzuhalten. Mit dem Einsatz von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz (KI) wandeln sich zudem die Lieferstrategien. Während es früher beim Outsourcing nur um die Übernahme von Personal ging, gewinnen technologische Elemente zunehmend an Bedeutung. Durch das Einbinden von Chatbots für den Erstkontakt beispielsweise lassen sich die Mitarbeiter entlasten. Simple Serviceanfragen zu Themen wie Urlaub, Reisekosten oder Zeitkonten können die Mitarbeiter ohne manuelle Schritte beantworten. Die entsprechende Anwendung ordnet die angeforderten Informationen dem Fragesteller automatisiert zu.
Das Ende von On-Premise ist absehbar
Bei der IT-Migration in die Cloud und der Beauftragung externer Dienstleister steht zunächst eine verringerte technische Komplexität der Backend-Infrastruktur im Fokus. Auf einen längeren Zeitraum betrachtet, profitierten Unternehmen aber auch von geringeren Betriebskosten und vereinfachten IT-Abläufen. Denn herkömmliche HR-Systeme zu pflegen und zu aktualisieren, ist mit großem Aufwand verbunden. Früher oder später kommt daher kein Unternehmen an der Umstellung auf neue Bereitstellungsmodelle wie Cloud Computing vorbei. Abwarten lohnt sich hier nicht – alles, was alte Anwendungen leisten, lässt sich auch in der Cloud bereitstellen. Unternehmen sollten daher von schlankeren, moderneren und wirtschaftlicheren Personalprozessen profitieren – anstatt On-Premise-Urgesteine im Rechenzentrum zu pflegen.
*Der Autor Sudhir Mitter ist Country Lead DACH bei Alight.
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