Digitales Onboarding bietet viele Chancen

Für ein gelungenes Onboarding gibt es keine zweite Chance. Der erste Eindruck zählt, ganz gleich ob persönlich oder virtuell. Die Erfahrungen des vergangenen Jahres zeigen: Digitales Onboarding hat sich bewährt und wird auch zukünftig eine Rolle spielen. Vorausgesetzt, es ist professionell gemacht. [...]

Die Pandemie hat alles verändert – auch das Onboarding neuer Mitarbeitender. Dabei hat ein erfolgreiches Onboarding gerade jetzt einen noch größeren Stellenwert für Unternehmen und Arbeitnehmer. Wenn das gemeinsame Arbeiten am selben Ort durch Homeoffice nicht mehr möglich ist bzw. auch nicht mehr zur Notwendigkeit gehört, müssen Mitarbeitende umso besser in ihren ersten Wochen begleitet werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass Onboardees sich schnell in die Arbeit und das Team einfinden – auch trotz Distanz. Außerdem ist dieser Wandel auch als Chance zu sehen, alteingesessene Onboarding-Prozesse neu zu denken – vom Pre-Boarding mit Unternehmensvorstellung bis hin zur automatischen Datenerfassung und -weiterverarbeitung.

Tipps für das richtige digitale Onboarding

Das richtige Onboarding kann im Idealfall bereits durch ein gutes Pre-Boarding unterstützt werden. Hier können nicht nur Welcome-Pakte vorab versendet werden. Auch das Bereitstellen von digitalen Upload-Möglichkeiten für notwendige Unterlagen im Pre-Boarding sorgt für einen reibungslosen Eintritt. Ebenfalls können bereits vor dem ersten Arbeitstag Unternehmensvorstellungen, Datenschutzschulungen, Willkommensvideos und Vieles mehr im digitalen Pre-Boarding eingebunden werden.

Ein strukturiertes digitales Onboarding sollte sämtliche Aspekte des Onboardings umfassen, einschließlich der fachlichen Einarbeitung und der sozialen Integration. Laden Sie beispielsweise Neuankömmlinge zu einem digitalen Welcome Training ein. Dort erfahren die Neuen mehr über die Unternehmenswerte und Strukturen, über Systeme und Programme des Unternehmens und können sich mit anderen Onboardees vernetzen. Dies können Sie gut zentral über HR steuern und Allen die wichtigsten Informationen gesammelt vermitteln, ohne das Networking zu kurz kommen zu lassen.

Um diesen Austausch unter Neuankömmlingen noch weiter zu stärken, bieten sich Chat Gruppen oder Intranet-Bereiche für neue Mitarbeitende an, wo Fragen gestellt werden können.
Für die Integration ins Teamkönnen Sie den neuen Mitarbeitenden einen Mentor zur Seite stellen. Er ist als Teil des Teams für die fachliche Einarbeitung zuständig und steht für alle Fragen zur Verfügung – neben der leitenden Führungskraft, die eher eine steuernde Funktion einnimmt.

Erproben Sie auch innovative Konzepte: Bieten Sie virtuelle Project Talks mit erfahren Spezialisten aus Ihrem Unternehmen an. Hier werden innovative Ideen und Lösungen vorgestellt, die den Neuen helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern, neue Ideen zu entdecken und mit Experten aus dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Zudem ist es ratsam, dass die Führungskraft in den ersten Tagen per Videokonferenz mehrere kurze Check-In-Gespräche mit dem neuen Arbeitnehmer führt. Das stellt den Kommunikationsfluss sicher und sorgt für Transparenz. Folgende Fragen können hier zur Sprache kommen: Wie war ihre erste Woche? Was hat Ihnen an Onboarding-Prozess gefallen? Was kann ich als Führungskraft tun, um Sie besser in Ihre Rolle zu bringen? Lassen Sie auch das Teamgefühl nicht zu kurz kommen und laden Sie den neuen Mitarbeitenden zu digitalen Breakout-Sessions ein, wie die digitale Kaffeepause, Team-Hangouts oder Afterwork-Meetings.

Die Vorteile eines guten digitalen Onboardings liegen auf der Hand: Wer sich in seinem neuen Team gut aufgehoben fühlt, geht die neue Position motiviert an. Je mehr Wertschätzung jemand erfährt, desto sicherer agiert er fachlich und integriert sich schneller ins Unternehmen.

Die passende Software

Voraussetzung für das digitale Onboarding ist selbstverständlich das rechtzeitige Bereitstellen der benötigten Hard- und Software. Neue Arbeitnehmer sollten sich problemlos in Mitarbeiterplattformen einloggen sowie auf E-Learning-Tools und To Do-Listen für die ersten Arbeitstage zugreifen können. Für eine optimale Onboarding Journey gibt es darüber hinaus am Markt eine Reihe an spezialisierten Software-Tools, die ausschließlich Onboarding-Prozesse und -Aufgaben abbilden bzw. in einer Recruiting-Lösung integriert sind.

Hier können folgende Funktionen nützlich sein:

• To Dos: um das digitale Onboarding einfach und übersichtlich zu gestalten, empfiehlt es sich mit Checklisten zu arbeiten. So wird nichts vergessen und der Onboardee hat Orientierung und Struktur. Auch HR kann so optimal überprüfen, ob sämtliche Aufgaben von allen Beteiligten erledigt wurden. Im Idealfall kann man dies in einer übersichtlichen Onboarding Journey darstellen, die nicht nur eine Pflichtübung ist, sondern auch Spaß und Lust auf den neuen Job macht.
• Workflows: Die Software sollte wichtige Abläufe und Aufgaben im Unternehmen abbilden können – z. B. Den Hiring Manager rechtzeitig informieren, ihm To-Do Listen zukommen lassen oder den Antrag für einen neuen Laptop an die IT weitergeben.
• Self Services: das ausgefüllte Stammdaten-Blatt, Personalausweis, Versicherungsbescheinigung, Arbeitszeugnisse, Führungszeugnis, Anträge auf Parkplatz oder Kantine – in der ersten Woche gibt es einiges an Dokumenten, die der Mitarbeitende ausfüllen und hochladen kann. Im Idealfall werden die hier gemachten Angaben automatisch geprüft und direkt an weitere Softwaresysteme wie Stammdatensystem, Abrechnung, Zeiterfassung, Controlling, Digitale Akte etc. übermittelt.
• Notwendige Schulungen: egal ob Pflichtschulungen oder freiwillige Informations-Formate – in der Onboarding Journey sollte dem Neueinsteiger gezeigt werden, welche Trainings ihm zur Verfügung stehen und welche verpflichtend sind.

Workshop und Mentoring Funktionen ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich über das Software-Tool zu vernetzen und sich gegenseitig zu unterstützen. Informieren Sie im Intranet, per Mail oder im Onboarding Tool, wie der Ablauf ist, sofern Sie dies anbieten.

Digitales Onboarding als Beginn eines strategischen Umbruchs

Fest steht: Auch über die Pandemie hinaus wird das digitale Onboarding eine Rolle spielen. Die fachliche Einarbeitung kann und sollte in Zukunft, wo sinnvoll, digital stattfinden, da sie Arbeitgebern und Arbeitnehmern eine hohe Flexibilität bietet. Die soziale Integration hingegen, bei der es um den Aufbau von persönlichen Kontakten zu Kollegen, Vorgesetzten und Kunden geht, wird sich, soweit möglich, wieder am Arbeitsplatz abspielen und sollte auch beim digitalen Onboarding nicht vergessen werden

Wichtig ist, dass sich bei der Umstellung in das digitale Onboarding gerade Führungskräfte ihrer Verantwortung bewusst sind. Sie geben die Taktung der Kommunikation, Sicherheit, Struktur und die Art der Zusammenarbeit vor und haben somit maßgeblichen Einfluss auf das Gelingen der digitalen Kollaboration.

In der Personalarbeit „nur“ das Onboarding zu digitalisieren, ist deutlich zu kurz gedacht: Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass man voll digital rekrutieren, einstellen, onboarden und in virtuellen Teams zusammenarbeiten kann. Das öffnet die Tür für eine flexible Zusammenarbeit über große Distanzen und schafft Zugang zu einem umfassenderen Bewerbermarkt. Daher sollten Unternehmen digitales Onboarding keinesfalls als Zeiterscheinung begreifen, sondern vielmehr als Beginn eines strategischen Umbruchs nutzen.

*Elisa Pietrasch ist Senior Consultant bei CLEVIS – verantwortlich für die Themen Digitalisierung von HR und HR Strategie.