Drucktrends 2024: KI, Sicherheit, Cloud, Automatisierung und Nachhaltigkeit

Welche Chancen und Herausforderungen das Jahr 2024 für die Druckerbranche und die damit verbundenen Infrastrukturen und Technologien bereithält, erörtert Torsten Bechler, Manager Product Marketing bei Sharp Business Systems Deutschland, in seinem Kommentar. [...]

Wie in der IT auch spielen ebenfalls in der Druckerbranche vor allem Künstliche Intelligenz (KI), die Verbesserung der IT- und Druckersicherheit für kleine und mittlere Unternehmen, cloudbasierte Daten, verbesserte Effizienz und Flexibilität durch Automatisierung sowie mehr Nachhaltigkeit bei Druck-Prozessen im kommenden Jahr eine große Rolle. Die Trends im einzelnen:

1. KI im Druckprozess

In den vergangenen zwölf Monaten hat sich das Thema Künstliche Intelligenz rasant weiterentwickelt. Auch in der Druckbranche werden wir zunehmend KI-basierte Technologien und Prozesse sehen, die Unternehmen dabei unterstützen, Druckvorgänge zu vereinfachen und zu personalisieren. Bei der Dokumentenerfassung und damit verbundenen Arbeitsabläufen – z. B. der Klassifizierung von Dokumenten sowie der Extraktion von Informationen aus diesen – findet KI beispielsweise bereits Anwendung. Ebenso bietet KI die Möglichkeit, die Nutzererfahrung zu verbessern, indem sie Kunden, Händlern und Service-Technikern einen schnelleren Zugang zu Support-Inhalten ermöglicht.

Gleichzeitig kann KI jedoch auch zur Bedrohung für Unternehmen werden, wenn Hacker und andere böswillige Akteure sie nutzen, um die Drucksicherheit zu gefährden. Gerade beim Drucken müssen Hersteller und Unternehmen deshalb ihre Prozesse kontinuierlich evaluieren und die neuesten Entwicklungen im Bereich KI in ihre Sicherheitsstrategie einfließen lassen.

2. Drucksicherheit

Die Sicherheit von Geschäftsinformationen in physischer und digitaler Form ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Drucksicherheit ist dabei ein Teilbereich, der oftmals vernachlässigt wird: Wie eine europaweite Studie von Sharp aus dem Jahr 2023 zeigt, verfügen 32 Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen nicht über adäquate Sicherheitsmaßnahmen für ihre Bürodrucker – vor allem in KMU fehlen dafür oftmals die Ressourcen und das notwendige IT-Fachwissen. Dennoch müssen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Sicherheit all ihrer Endgeräte – inklusive ihrer Drucker und Scanner – priorisieren, um rechtliche, finanzielle und Reputationsschäden zu minimieren.

Drucksicherheit betrifft sowohl die physische als auch die digitale Ebene des Geräts, denn Unternehmensdaten, Finanzunterlagen, Kundeninformationen und andere Dokumente sind zum einen digital auf den Geräten gespeichert und werden zum anderen auf Papier ausgedruckt oder eingescannt. Umfassende Sicherheit für alle diese Ebenen lässt sich, insbesondere für KMU, am besten erreichen, indem die bereits in die Geräte integrierten Sicherheitstechnologien und erweiterten Angebote des Geräteherstellers optimal genutzt werden. Der Print Security Service von Sharp stellt beispielsweise ein solches umfassendes Sicherheitspaket dar.

3. Cloud-Daten

Die Cloud hat sich mittlerweile fest etabliert, und zahlreiche Unternehmen haben die Migration ihrer Daten und Prozesse in die Cloud bereits eingeleitet oder sogar abgeschlossen. In Zukunft wird es vor allem darum gehen, wie sie die dadurch verfügbaren Cloud-Dienste bestmöglich für sich nutzen können. Entscheidend dafür wird es sein, den Unternehmen zu ermöglichen, die eigenen Daten optimal einzusetzen und abzusichern – denn wie alle digitalen Tools funktionieren Cloud-Dienste nur dann, wenn sie Zugang zu den dafür notwendigen Daten haben. Daten müssen also sicher und effizient geteilt werden können, und zwar nicht nur beim Drucken, sondern bei jedem Kommunikations- und Kollaborationsprozess innerhalb des Unternehmens.

Sicherheit spielt dabei eine entscheidende Rolle: Kontinuierliches Monitoring und regelmäßige Audits der Cloud-Infrastruktur unterstützen Unternehmen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Dazu gehört auch die Überwachung von Nutzeraktivitäten, von Konfigurationen und Systemprotokollen. Daher wird in Zukunft die Erstellung passender Workflows für den schnellen und effizienten Datenzugriff innerhalb eines Unternehmens entscheidend sein. Das gilt insbesondere für die zunehmende Nutzung von KI, mit der Informationen schneller als zuvor gesichtet und abgerufen werden können.

4. Automatisierung

Die Automatisierung von Unternehmensprozessen schreitet immer weiter voran und ermöglicht mehr Produktivität bei gleichzeitig sinkenden Kosten. Da viele Daten und Informationen nach wie vor nur in analoger Form vorliegen – gerade in KMU – und dabei in digitale Prozesse eingefügt werden müssen, bleiben Multifunktionsdrucker (MFPs) für viele Unternehmen weiterhin ein wichtiges Werkzeug für die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Wie bei vielen anderen Anwendungsfällen wird dieser Prozess durch den Einsatz von KI in Zukunft signifikant vereinfacht werden, da verschiedene Hürden, wie kostspielige Beratung und die maßgeschneiderte Erstellung und Konfiguration von Systemen, wegfallen. Künftig wird Prozessautomatisierung auch mithilfe einer Standardplattform möglich sein, um individuelle, kundenspezifische Workflows schnell und kostengünstig aufzusetzen.

5. Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeits- und Umweltfragen haben in den vergangenen Jahren für viele Unternehmen an Bedeutung gewonnen – entsprechende Gesetze und Regulationen sind bereits in Kraft getreten oder liegen dem Gesetzgeber aktuell als Entwurf vor. Dazu zählt beispielsweise die Verordnung über die umweltgerechte Gestaltung nachhaltiger Produkte (Eco-Design for Sustainable Products Regulation, ESPR), mit der die Energieeffizienz und weitere Aspekte der Umweltverträglichkeit von Produkten in der EU verbessert werden soll. Dementsprechend ist die Investition in nachhaltige, „grüne“ Technologien und Innovationen für Unternehmen auch weiterhin von entscheidender Bedeutung, um ihre Geschäftskontinuität in Zukunft bestmöglich zu gewährleisten.

Im Rahmen der ESPR-Verordnung soll zudem die Lebensdauer von Komponenten verändert werden. Im Hinblick auf Druckprozesse planen Unternehmen, ihre Geräte im Durchschnitt alle fünf Jahre zu erneuern. In diesem Fall wird vor allem die Fernüberwachung und -wartung von Druckgeräten dazu beitragen, ihre Lebensdauer zu erhöhen und so ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Auch die zunehmende Entwicklung von MFPs und anderen Druckgeräten als „Appliances“, sprich als Geräte, die über ihre gesamte Lebensdauer hinweg ohne Wartung ihrer Komponenten auskommen können, werden entscheidend dazu beitragen, die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

*Torsten Bechler ist Manager Product Marketing bei Sharp Business Systems Deutschland.