Erfolgsfaktor Produktivität: Wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren können

Alle erfolgreichen Unternehmen haben in der Regel eines gemeinsam: Ihre Produktionsprozesse werden kontinuierlich auf den Prüfstand gestellt und bei jeder Gelegenheit verbessert. Dadurch sind sowohl Rentabilität als auch die Wettbewerbsfähigkeit in diesen Betrieben anhaltend hoch. [...]

Dass ständige Verbesserung notwendig ist, erkannte schon Henry Ford. In einem Zitat im Jahre 1926 sagte er: „Unsere Einstellung ist, dass wir damit beauftragt sind, den besten Weg zu finden, um alles herzustellen und dass wir jeden Produktionsprozess als pures Experiment betrachten müssen. Egal, wie bemerkenswert uns ein neuer Zustand erscheint, ist dieser nur als eine weitere Entwicklungsstufe zu verstehen. Es ist und kann nicht mehr als das sein. Wir wissen aus den Fortschritten, die geleistet wurden, dass noch viel größere Veränderungen bevorstehen und dass jeder unserer Prozesse nicht so gut ist, wie er sein könnte.“

Allerdings treten bei der Optimierung von Geschäftsprozessen häufig Herausforderungen auf. Viele Unternehmen stoßen ohne die nötige Expertise auf Schwierigkeiten bei der Identifikation der relevanten Kennzahlen, die für eine effektive Prozessoptimierung entscheidend sind. Diese Herausforderung wird oft durch die Komplexität der Betriebsstrukturen und die Vielfalt der ablaufenden Prozesse verstärkt. 

Die Rolle der Führungskultur bei Produktionsoptimierungen

Die Optimierung der Produktionsprozesse ist kein einmaliger Vorgang, vielmehr sollte es zu einem festen Bestandteil der Firmenphilosophie werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn eine entsprechende Führungs- und Verbesserungskultur vorherrschend ist. Vorgesetzte sind stets darauf bedacht, Verschwendungen in der Produktion aufzuspüren, doch effektives Management erfordert einen anderen Ansatz. Anstatt selbst aktiv einzugreifen, sollte eine Führungskraft darauf abzielen, ihr Team weiterzuentwickeln. Effizienter ist es demnach, die Mitarbeiter der nächstniedrigeren Führungsebene oder die direkt betroffenen Angestellten einzubeziehen, indem sie gemeinsam den betreffenden Bereich analysieren und beobachten.

Die Führungskraft sollte dann abwarten, bis die Mitarbeiter selbstständig die Verschwendungen erkennen. Durch gezielte Fragen kann die Führungskraft das Gespräch lenken, sodass die Mitarbeiter das Gefühl bekommen, die Probleme eigenständig zu entdecken. Dieser Ansatz fördert die Eigeninitiative und das Problemlösungsbewusstsein im Team, was zu einer effektiveren und nachhaltigeren Problemlösung führt.

Welche Faktoren sollte eine Produktionsoptimierung umfassen?

Um eine Verbesserungs- und Führungskultur zu etablieren, die Raum für Veränderungen zulässt, ist ein tiefgreifendes Vertrauensverhältnis zwischen den Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten notwendig. Angestrebt werden sollte eine Beziehung, wie sie häufig zwischen einer Sportmannschaft und ihrem Coach zu beobachten ist: Beide Parteien sind durch ihr gemeinsames Ziel – den sportlichen Erfolg – verbunden, dennoch sind die Rollen und Kompetenzen klar verteilt.

Auch die Produktion selbst sollte kritisch betrachtet werden. Für eine hohe Kundenzufriedenheit und damit eine langfristige Kundenbindung ist es unerlässlich, dass der gesamte Ablauf an den Wünschen und Bedürfnissen des Kunden ausgerichtet wird. Das Unternehmen muss also versuchen, die benötigte Stückzahl an Produkten zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer überzeugenden Qualität und zu einem vernünftigen Preis herzustellen.

Nicht nur die allgemeine Führungskultur, auch die konkrete Führung während der Produktionsoptimierung entscheidet über deren Erfolg. Die Mitglieder des Vorstands sollten sich dabei als Unterstützer der Produktionsleiter sehen, die ihnen zur Seite stehen und ihnen Orientierung beim Fortschritt des Prozesses bieten, aber sonst auf deren Kompetenz vertrauen.

Um nicht an überholten Strukturen festzuhalten, ist es wichtig, dass während des Veränderungsprozesses sämtliche Vorgänge der Produktion infrage gestellt werden. Nur so haben innovative Strategien eine Chance. Am Ende der Optimierung muss dann ein Fazit erfolgen: Was hat sich bewährt? Was hat Potenzial? Wo liegen die größten Chancen für Wachstum? Vielversprechende Vorgänge werden am Ende zum Standard erklärt, während veraltete und hemmende Prozesse verworfen werden. Dabei handelt es sich allerdings nur um eine Momentaufnahme bis zur nächsten Optimierung.

Welche Bewertungskriterien eignen sich für die Beurteilung eines Produktionsprozesses?

Wenn ein Unternehmen seine Produktivität verbessern möchte, kommt oft die Frage auf, was denn eine gute Produktion ausmacht. Die Aspekte Transparenz während des Produktionsprozesses, Wertschöpfung und Verschwendung geben darüber Aufschluss. Angestrebt werden sollte eine möglichst hohe Wertschöpfung, während die verschwenderischen Faktoren möglichst eingedämmt werden sollten. Das hebt die Produktion auf ein effizientes Niveau, das das gesamte Unternehmen beim Wachstum unterstützt. Wichtig ist in jedem Fall, die Produktionsoptimierung niemals als abgeschlossen zu betrachten. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess geführt durch die Führungskräfte, pulsierend durch die Kreativität und die (Verbesserungs-) Ideen der Mitarbeiter gibt sich nie mit dem aktuellen Prozess zufrieden! Es gibt immer eine größte Verschwendung und dadurch die Chance, die Produktivität zu verbessern! 

*Der Autor Thomas Schulz ist Geschäftsführer bei Lean Partners und Lean-Expertentrainer.