Externe Datenschutzbeauftragte bringen Kostenersparnis und Expertise 

Heiko Gossen, erfahrener Experte für Datenschutz und Informationssicherheit, gibt im folgenden Kommentar einen Überblick über die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Unternehmen und wie diese mithilfe eines externen Datenschutzbeauftragten bestmöglich umgesetzt werden können. [...]

Unternehmen, die einen externen Datenschutzbeauftragten einsetzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Kosten und Aufwand für die Ausbildung eines internen Mitarbeiters entfallen, denn externe Datenschutzbeauftragte verfügen bereits über umfassendes Fachwissen und sind sofort einsatzbereit. Durch ihre unabhängige Sichtweise können sie Prozesse und Richtlinien objektiv beurteilen und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln. Ihre genaue Kenntnis der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze führt zu effizienten und rechtssicheren Ergebnissen.

Herausforderungen und Chancen für interne Datenschutzbeauftragte in KMU

Interne Datenschutzbeauftragte (DSB) in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) stehen häufig vor verschiedenen Herausforderungen. Sie sind oft internen oder externen Konflikten ausgesetzt, da Datenschutzaufgaben in vielen KMU als „Nebenaufgabe“ angesehen werden. Dies führt zu Ressourcenkonflikten, insbesondere wenn die Hauptaufgaben der Datenschutzbeauftragten bereits sehr anspruchsvoll sind. In solchen Fällen bleibt der Datenschutz meist auf der Strecke, was wiederum Risiken für das Unternehmen mit sich bringt.

Auch die Fortbildung interner Datenschutzbeauftragter wird oft aus Budget- oder Zeitgründen vernachlässigt. Bei innovativen Projekten im Unternehmen wollen die DSB zwar beratend zur Seite stehen, häufig fehlt es aber an Zeit oder Erfahrung, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen zielführend zu beraten. Gleichzeitig besteht die Befürchtung, die Entwicklung des Unternehmens zu behindern. Dies führt zu einer zurückhaltenden Haltung, die jedoch auch Risiken für das Unternehmen birgt. Darüber hinaus kann die starke Identifikation der internen Datenschutzbeauftragten mit dem Unternehmen zu übertriebener Vorsicht führen. Risiken werden nicht immer objektiv bewertet und an die richtigen Entscheidungsträger herangetragen.

Dennoch gibt es auch Vorteile bei der Beschäftigung interner DSB. Sie kennen das Unternehmen und die internen Abläufe sehr gut. Oft werden ihre Kosten nicht wirklich berücksichtigt, da sie bereits Teil der Belegschaft sind. Darüber hinaus übernehmen sie häufig operative Datenschutzaufgaben für andere Abteilungen, was eine reibungslose Integration in die Unternehmensprozesse ermöglicht.

Effiziente Datenschutzberatung durch externe DSBs

Die Zusammenarbeit mit guten externen DSB hat eine Vielzahl an Vorteilen. Sie verfügen über einen breiten Erfahrungsschatz, da sie in verschiedenen Unternehmen die gleichen Herausforderungen lösen müssen. Sie stehen im fachlichen Austausch mit anderen Datenschutzbeauftragten, was ihr Fachwissen weiter vertieft. Diese externen Berater können Sachverhalte objektiv betrachten und Risiken einschätzen, ohne von der internen Unternehmenspolitik beeinflusst zu sein.

Gute externe Datenschutzbeauftragte arbeiten in einem Team, um eine zeitnahe Beratung zu gewährleisten. Sie zeigen Chancen und Risiken objektiv auf und überlassen die Entscheidung dem Kunden. Dabei behalten sie den Mehrwert für den Kunden im Auge und beraten in Datenschutzfragen lösungsorientiert. Ein weiterer Vorteil ist, dass externe Datenschutzbeauftragte die Kosten für ihre Weiterbildung selbst tragen, was die finanzielle Belastung für das Unternehmen reduziert.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten im Überblick:

1. Expertise und Erfahrung: Externe Datenschutzbeauftragte verfügen über umfangreiche Erfahrung und spezialisiertes Wissen, das für die Entwicklung und Umsetzung effektiver Datenschutzstrategien unerlässlich ist.

2. Kosteneffizienz: Im Vergleich zur Einstellung eines internen Datenschutzbeauftragten sind externe Beauftragte oft kosteneffizienter, da sie nur bei Bedarf vergütet werden und keine festen Gehälter oder Sozialleistungen benötigen.

3. Unabhängigkeit: Externe Berater können unabhängige Bewertungen und Empfehlungen abgeben, ohne durch die interne Unternehmenspolitik beeinflusst zu werden.

4. Flexibilität: Die Dienste eines externen Datenschutzbeauftragten können flexibel nach Bedarf in Anspruch genommen werden, was besonders für kleinere Unternehmen oder Start-ups von Vorteil ist.

Wie viel kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Kosten für externe Datenschutzbeauftragte variieren je nach Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Komplexität der Datenverarbeitung und dem Umfang der benötigten Dienstleistungen. Im Allgemeinen können Unternehmen folgende Ausgaben erwarten:

• Beratungsgebühren: Externe Datenschutzbeauftragte berechnen in der Regel Gebühren, die entweder stundenweise oder als Pauschalbetrag für ein bestimmtes Projekt festgelegt werden.

• Implementierungskosten: Die Einführung neuer Datenschutzmaßnahmen kann zusätzliche Kosten verursachen, beispielsweise für Software oder die Anpassung von Geschäftsprozessen.

• Schulungskosten: Die Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzpraktiken ist ein wesentlicher Bestandteil der Dienstleistungen eines Datenschutzbeauftragten. Diese Kosten sind oft in den Beratungsgebühren enthalten, können jedoch auch separat in Rechnung gestellt werden.

Fazit

Unternehmen profitieren erheblich von externen Datenschutzbeauftragten, da diese sofort einsatzbereit sind und umfassendes Fachwissen mitbringen. Die Kosten und der Aufwand für die Ausbildung interner Mitarbeiter entfallen. Externe Datenschutzbeauftragte bieten unabhängige und objektive Beurteilungen, was zu rechtssicheren und effizienten Ergebnissen führt. 

In KMU stoßen interne Datenschutzbeauftragte oft auf Ressourcenkonflikte und unzureichende Fortbildungsmöglichkeiten, was Risiken birgt. Ihre starke Identifikation mit dem Unternehmen kann zu übertriebener Vorsicht führen, während sie jedoch die internen Abläufe gut kennen und sich nahtlos in die Prozesse integrieren.

Externe Datenschutzbeauftragte bieten durch ihre Unabhängigkeit, Flexibilität und kontinuierliche Weiterbildung einen erheblichen Mehrwert. Sie sind besonders für kleinere Unternehmen vorteilhaft, da ihre Dienstleistungen flexibel und nach Bedarf verfügbar sind. Trotz variierender Kosten stellen externe Datenschutzbeauftragte eine kosteneffiziente und fachlich fundierte Lösung dar.

*Heiko Gossen ist ein erfahrener Experte im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit. Er ist externer Datenschutzbeauftragter zahlreicher Unternehmen und als Geschäftsführer bei migosens verantwortet er die Datenschutz-Beratung und Implementierung von ISMS nach ISO 27001. Als Lead Auditor beim TÜV u.a. für die ISO 27001 bringt er umfassende Fachkenntnisse und Erfahrungen in der Auditierung von Managementsystemen mit. Als Vorsitzender des Bitkom Arbeitskreises Datenschutz leitet er die Diskussionen über aktuelle Themen und Entwicklungen.