Gastkommentar: „Blackbox Personal“? Prozesskontrolle hilft.

Eine der Herausforderungen im Personalwesen ist die Abbildung aller Vorgänge und Prozesse rund um die Einsatzplanung, Verwaltung sowie Gehälter und Löhne. [...]

Nicht überall sind dazu moderne, flexible Lösungen im Einsatz, die ein Gleichgewicht zwischen Arbeitskraft und Nachfrage bei gleichzeitig hohem Return on Investment herstellen. Lösungen zur Personaleinsatzplanung sind in der Lage, die Kosten zu senken, die Rendite zu steigern, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Mitarbeiterfluktuation zu verringern. Schließlich geht es darum, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen und Aufgaben zur richtigen Zeit auszulasten – und zwar zu möglichst niedrigen Kosten.

WIE PROZESSKONTROLLE DIE PERSONALEINSATZPLANUNG VORANBRINGT

HR-Verantwortliche können sich von umständlichen und kostspieligen Verwaltungsaufgaben befreien und gleichzeitig den nötigen Freiraum schaffen, um sich mit voller Energie strategischen Fragen wie der Personalentwicklung zu widmen. Dafür jedoch muss die Software gleich in mehreren Bereichen überzeugen. Beachten Sie die folgenden vier Punkte für mehr Einsicht in ihre Blackbox „Personal“:

1. Workforce? Kundenzufriedenheit vs. Kosten

Personalisten müssen ausgewogen zwischen Kosten und Kundenzufriedenheit jonglieren. Dazu zählen Prozesse rund um Arbeitskosten, die eng mit Zielvorgaben wie Produktivität, Customer Service Level oder Compliance verbunden sind. Auch bei der Budget-Verwaltung kann eine Lösung zur Personaleinsatzplanung punkten. Eine moderne Workforce-Managementsoftware ist in der Lage, den Prozess der Budget-Anforderung und -Freigabe präzise und transparent über Dashboards und Alerts abzubilden.

2. Belastungen in Echtzeit erkennen

In der Produktionsplanung ist Flexibilität Trumpf. Unternehmen müssen sich zugleich nach den Kundenanforderungen richten, innerhalb der eigenen Prozesse operieren und sich an „externe“ Vorschriften und interne Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit halten. Wichtig sind Echtzeitanzeigen, um Arbeitsbelastung und weitere zentrale Werte auf einen Blick in einer Übersicht ablesen zu können. Bestenfalls können auch die Mitarbeiter, zum Beispiel über Self-Service Terminals, eigene Wünsche einbringen.

3. Einsicht in das Arbeitszeitkonto auch von unterwegs

Schnittstellen und reibungsloser Datenaustausch mit der Verrechnungsstelle oder anderen HR-Prozessen erleichtern das Management von Arbeitszeiten, Schicht-, Arbeits- und Urlaubstagen sowie Überstunden. Führungskräfte müssen heute oftmals mobil auf Analysen zugreifen, um Anträge auch von unterwegs einsehen und bearbeiten zu können.

4. Managementplattform & Reports

Verwaltung und Planung sind die eine Seite der Medaille, Analyse die andere. Dashboards liefern Faktoren wie Auslastung und Status der Überstunden auf einen Blick. Verantwortliche können über Managementkonsolen auf kritische Situationen hingewiesen werden. Zugleich lassen sich Reports in vielen unterschiedlichen Formaten ausgeben und die Daten an weitere Produktionssysteme weiterleiten.

Eine Lösung wie Infor Workforce Management bietet die Chance, bislang voneinander getrennt verwaltete Daten, Menschen und Prozesse zusammenzuführen und so das Personal-Management zu verbessern; im Einsatz so beispielsweise bei Kelloggs oder Hertz.

* Tanja Hossfeld verantwortet bei Infor die Pressearbeit in Deutschland, Österreich und der Schweiz.